Përdorimi i të dhënave cilësore në parashikimin e shitjeve në Excel

Të dhënat cilësore janë informacion që ju ndihmon të kuptoni sfondin për të dhënat sasiore. Sigurisht, kjo ngre pyetjen: Çfarë janë të dhënat sasiore? Të dhënat sasiore janë të dhëna numerike - numri i njësive që ekipi juaj shiti gjatë tremujorit të mëparshëm ose të ardhurat që solli ekipi juaj gjatë marsit.

Me të dhëna sasiore, ju mund të përdorni Excel për të llogaritur numrin e njësive të shitura në muaj, ose më pak, ose më shumë. Ju mund të përdorni Excel për të llogaritur një mesatare lëvizëse të të ardhurave që ekipi juaj i shitjeve ka fituar, ose të ardhurat e tij minimale, ose përqindjen e të ardhurave vjetore të fituara gjatë tetorit.

Në të kundërt, të dhënat cilësore nuk kanë një mesatare, një minimum ose një maksimum. Është informacion që ju ndihmon të kuptoni të dhënat sasiore. I vendos numrat në një kontekst. Ndihmon për t'ju mbrojtur nga gabimet vërtet të pamenda.

Bërja e pyetjeve të duhura

Supozoni se zëvendësi juaj i shitjeve ju kërkon të parashikoni se sa makina do të shesë agjencia juaj gjatë vitit të ardhshëm. Nëse agjencia juaj shet kryesisht Ford, është e arsyeshme të bëni një goditje në një parashikim. Nëse, deri vitin e kaluar, agjencia juaj shiste kryesisht Duesenbergs, bërja e një parashikimi është e paarsyeshme. Nuk mund të shesësh asnjë Duesenberg sepse askush nuk po i bën më.

Ky shembull është padyshim ekstrem, por nuk është krejtësisht budalla. Ju duhet të dini se çfarë do të sjellë kompania juaj në treg gjatë periudhës kohore që dëshironi të parashikoni. Përndryshe, historia juaj e shitjeve - baza juaj bazë - thjesht nuk është e rëndësishme. Dhe nuk mund të bëni një parashikim të saktë që bazohet në një bazë të parëndësishme.

Këtu janë disa pyetje që duhet t'i bëni para se të filloni të mendoni për të vendosur një bazë të përbashkët:

• Sa shitës do t'ju vërë në dispozicion kompania juaj? A do të keni më shumë këmbë në rrugë se sa vitin e kaluar? Më pak? Per te njejten? Madhësia e forcës së shitjes bën një ndryshim. Për të bërë një parashikim të mirë, duhet të dini se çfarë burimesh shitjesh do të keni në dispozicion.
• A do të ndryshojnë nivelet e komisioneve gjatë periudhës së parashikimit? A po nxit kompania juaj forcën e saj të shitjeve siç ka bërë gjatë, të themi, 12 muajt e fundit? Nëse po, nuk keni nevojë të shqetësoheni për këtë kur bëni parashikime. Por nëse modeli i biznesit ka ndryshuar dhe normat e komisionit do të bien sepse konkurrenca ka rënë - ose tarifat po rriten sepse konkurrenca është forcuar - parashikimi juaj duhet ta marrë parasysh këtë.
• A do të ndryshojë çmimi i produktit gjatë kësaj periudhe parashikimi? A do të rriten çmimet e linjës suaj të produkteve? Nëse po, ndoshta duhet të ndërtoni njëfarë pesimizmi në parashikimin tuaj të njësive të shitura. A do të bien? Atëherë mund të jeni optimist. (Keni parasysh se çmimi zakonisht ndikon në njësitë e shitura më shumë sesa të ardhurat.)

Ju nuk mund të përdorni parashikimin për t'iu përgjigjur pyetjeve të tilla. E megjithatë përgjigjet e tyre – të cilat kualifikohen si të dhëna cilësore – janë kritike për të bërë parashikime të mira. Ju mund të keni një bazë të gjatë dhe të sjellshme, e cila është me të vërtetë çelësi për një parashikim të mirë. Dhe atëherë mund të mashtroheni plotësisht nëse kompania juaj ndryshon linjën e saj të produkteve, ose zvogëlon forcën e saj të shitjeve, ose ndryshon strukturën e komisionit aq shumë sa forca e shitjes ecën, ose ul çmimet e saj aq larg sa tregu nuk mund të mbajë duart e tij kolektive jashtë linjës së produkteve. Secila nga këto do ta bëjë parashikimin tuaj të duket sikur keni ngritur supet dhe keni hedhur disa zare.

Ju nuk mund të vareni plotësisht nga një bazë për të bërë një parashikim të shitjeve. Ju duhet t'i kushtoni vëmendje asaj që kompania juaj po bën në marketingun e saj, çmimet e saj, menaxhimin e njerëzve, reagimin e saj ndaj konkurrencës, në mënyrë që të bëni një parashikim të mirë të shitjeve.

Mbajtja e syve mbi topin: qëllimi i parashikimit tuaj

Vendosni bazën tuaj për të pasqyruar periudhën në të cilën dëshironi të parashikoni. Kjo do të thotë, nëse dëshironi të parashikoni shitjet e një muaji, baza juaj bazë duhet të tregojë historinë tuaj të shitjeve në muaj. Nëse qëllimi i parashikimit është të ndihmojë në drejtimin e parashikimeve financiare, siç janë vlerësimet e fitimeve, ju ndoshta dëshironi të parashikoni rezultatet e një tremujori dhe baza juaj bazë duhet të organizohet në tremujorë.

Figura tregon një shembull të një bazë të dobishme.

Parashikimi është për muajin e ardhshëm, kështu që vija bazë ofron historinë mujore të shitjeve.

Mund të krijoni lehtësisht listën e emrave të muajve në kolonën B. Do të zgjidhni qelizën B2 dhe shkruani Janar ose Janar. Shtypni Enter dhe nëse është e nevojshme zgjidhni përsëri qelizën B2 (ose shtypni Ctrl+Enter për të lënë të zgjedhur qelizën B2 kur futni vlerën e saj ). Vini re katrorin e vogël të zi në këndin e poshtëm djathtas të qelizës - quhet doreza e mbushjes. Lëvizni treguesin e miut mbi dorezën e mbushjes. Do të shihni ndryshimin e treguesit në kryqëzim. Tani, ndonëse mund t'i shihni ende pikat e kryqëzuara, shtypni butonin e mausit, vazhdoni ta mbani të shtypur dhe tërhiqeni poshtë sa të dëshironi. Excel plotëson emrat e muajve për ju. Kjo funksionon edhe për ditët e javës.

Ka disa rregulla të përgjithshme për ndërtimin e një linje bazë, të cilat do t'ju duket e dobishme t'i mbani parasysh.

• Përdorni periudha kohore me të njëjtën gjatësi në bazën tuaj. Përdorimi i një periudhe që mbulon 1 shkurtin deri më 14 shkurt dhe periudhës tjetër që mbulon 15 shkurt deri më 31 mars është e veçantë. Megjithatë, e kam parë të bëhet, vetëm sepse doli të ishte e përshtatshme të bashkoheshin të dhënat në atë mënyrë. Por kjo i hedh poshtë gjërat, sepse të ardhurat e dukshme të shkurtit janë të nënvlerësuara dhe të ardhurat e dukshme të marsit janë të mbivlerësuara. Pavarësisht nga qasja e parashikimit që përdorni, kjo do të jetë një problem. (Ju mund të injoroni me siguri dallimet e vogla, të tilla si 28 ditë në shkurt dhe 31 ditë në mars.)
• Sigurohuni që periudhat kohore në bazën tuaj të jenë të rregullta, nga më të hershmet deri te më të fundit. Disa teknika të njohura të parashikimit, duke përfshirë dy të përshkruara në këtë libër, mbështeten në marrëdhënien midis matjes së një periudhe dhe matjes së periudhës tjetër. Nëse periudhat tuaja kohore janë jashtë rendit kohorë, parashikimi juaj do të jetë i parregullt. Shpesh, masat tuaja të papërpunuara nuk do të jenë në rend kronologjik dhe për arsye të ndryshme do të dëshironi t'i përmblidhni ato me një tabelë kryesore - të cilën mund ta vendosni lehtësisht në rendin e datave. Në fakt, tabela kryesore vendos të dhënat e përmbledhura në rend kronologjik si parazgjedhje.
• Llogaritja për të gjitha periudhat kohore në bazë. Nëse linja juaj bazë fillon në janar 2015, nuk mund të lini jashtë shkurt 2015, edhe nëse të dhënat mungojnë. Nëse muajt e mbetur janë në fuqi, anashkaloni janarin 2015 dhe filloni me mars 2015. Pse? Sepse ju dëshironi të siguroheni që po e rregulloni marrëdhënien si duhet midis një periudhe dhe tjetrës.