Outlook 2019 For LuckyTemplates Cheat Sheet

Dërgimi i emailit nuk ka qenë kurrë më i lehtë se sa në Outlook 2019. Do të vini re ndërfaqen e njohur të Ribbon dhe do të gjeni ende të gjitha veçoritë e Outlook që keni dashuruar — plus disa të reja. Përdorni këtë fletë mashtrimi të dobishëm për të zbuluar këshilla të shkëlqyera dhe shkurtore të tastierës për t'ju ndihmuar të përfitoni sa më shumë nga Outlook.

10 këshilla për përdorimin e modulit të postës së Outlook 2019

Rregulloni kolonat dhe panelet. Kolonat në Inbox dhe vendndodhjet e tjera të postës janë të rregullueshme. Për të zgjeruar një kolonë, vendoseni treguesin e miut midis dy titujve të kolonës dhe tërhiqeni për të ndryshuar gjerësinë e atij në të majtë. Ju gjithashtu mund të rregulloni madhësitë relative të panelit të lundrimit, listës së postës elektronike dhe paneleve të leximit; thjesht vendoseni treguesin e miut mbi një ndarës midis paneleve dhe tërhiqeni.

Zgjidhni cilat kolona shfaqen. Ju mund të personalizoni kolonat që shfaqen në dosjet tuaja të postës. Në skedën View, klikoni Shto kolona për të hyrë në kutinë e dialogut "Shfaq kolonat" dhe shtoni ose hiqni kolona prej andej.

Hap një mesazh në dritaren e vet. Leximi i një mesazhi në panelin Leximi është i mirë ndonjëherë, por herë të tjera mund të dëshironi ta shihni mesazhin në një hapësirë ​​më të madhe. Klikoni dy herë një mesazh për ta hapur atë në një dritare të re, ose zgjidhni atë dhe më pas në skedën View, klikoni Hap në dritare të re.

Mbyllni të gjithë artikujt e hapur. Këtu është një shkurtore kur keni shumë mesazhe të ndryshme ose artikuj të tjerë të hapur menjëherë. Për t'i mbyllur të gjitha me një lëvizje, në skedën View klikoni Mbyll të gjithë artikujt.

Gruponi mesazhet sipas bisedës. Nëse ka pasur shumë mesazhe mbrapa-prapa për një temë, ju mund t'i shihni lehtësisht të gjitha mesazhet e lidhura menjëherë. Në skedën View, zgjidhni kutinë e kontrollit Trego si biseda dhe klikoni në këtë dosje. Më pas përdorni menynë rënëse të "Cilësimeve të Bisedave" për të rregulluar mirë se si shfaqen temat e bisedës.

Hyni në cilësimet e përparuara të shikimit. Ka më shumë mënyra për të rregulluar pamjen e modulit Mail nga sa e keni imagjinuar. Për t'iu qasur atyre, nga skeda View, hapni galerinë e grupit Arrangement dhe zgjidhni View Settings në menynë e tij. Hapet kutia e dialogut Cilësimet e pamjes së avancuar. Nga këtu mund të përdorni kolonat, grupet, filtrimin e renditjes, formatimin e kushtëzuar dhe më shumë.

Zgjidhni dosjet e preferuara. Për të bërë që një shkurtore dosjeje të shfaqet në zonën e të preferuarave në krye të panelit të lundrimit në modulin Mail, tërhiqeni dhe lëshojeni atje nga pjesa e poshtme e panelit të lundrimit. Ju gjithashtu mund të klikoni me të djathtën mbi një dosje dhe të zgjidhni Shfaq në të preferuarat.

Filtro emailin. A keni provuar ndonjëherë të shfletoni kutinë tuaj hyrëse duke kërkuar mesazhe të një flamuri ose kategorie të caktuar, ose që kanë bashkëngjitje? Në skedën Home mund të klikoni Filter Email dhe më pas të zgjidhni një kriter sipas të cilit të filtroni shpejt. Për shembull, zgjedhja e bashkëngjitjeve tregon vetëm mesazhet që përmbajnë bashkëngjitje. Ju gjithashtu mund të filtroni duke shtypur një fjalë ose frazë kërkimi në kutinë e kërkimit në kutinë e postës aktuale mbi listën e postës.

Përgjigjuni kërkesave për dorëzim ose lexoni faturat. Disa mesazhe vijnë me një kërkesë për një konfirmim që i keni marrë ose lexuar ato. Disa njerëz e shohin këtë të dobishme; të tjerët mendojnë se është ndërhyrëse ose e vrazhdë. Ju mund të vendosni preferencat tuaja se çfarë do të ndodhë kur të merrni një kërkesë të tillë. Zgjidhni File, Options, klikoni Mail dhe lëvizni poshtë në seksionin Ndjekja. Në seksionin Për çdo mesazh të marrë që përfshin një kërkesë për faturë leximi, zgjidhni preferencën tuaj: Dërgoni gjithmonë një faturë leximi, mos dërgoni kurrë një ose pyesni çdo herë.

Përdorni artikuj shkrimi. Funksioni Stationery në Outlook nuk është i shkëlqyeshëm për biznesin, sepse shton grafika të panevojshme në mesazh dhe shumica e njerëzve të biznesit e konsiderojnë atë joprofesionist. Por për përdorim personal mund të shtojë një prekje argëtuese dhe të çuditshme. Zgjidhni File, Options dhe klikoni Mail. Klikoni Stationery & Fonts, dhe më pas konfiguroni shkrimin tuaj në kutinë e dialogut "Signatures and Stationery". Provoni të klikoni butonin Tema për të filluar me një temë. Pas konfigurimit të temës suaj, kur hartoni një mesazh të ri, sigurohuni që HTML të jetë zgjedhur në skedën Format Text, sepse shkrimi funksionon vetëm me mesazhe të formatuara HTML.

10 këshilla për përdorimin e modulit të kalendarit të Outlook 2019

Ndryshoni tingullin e paracaktuar të kujtesës. Kur shfaqet një kujtesë, ju dëgjoni një tingull (nëse tingulli juaj është i ndezur, sigurisht). Si parazgjedhje, është një tingull i quajtur kujtues.wav që vjen me Outlook. Mund të ndryshoni në një tingull tjetër. Zgjidhni File, Options, klikoni Advanced dhe në seksionin Reminders, klikoni butonin Browse dhe zgjidhni një skedar tjetër zanor.

Riluaj rikujtues. Nëse e mbyllni aksidentalisht dritaren Reminders, mund ta rihapni atë. Në skedën View, në grupin Dritare, kliko Dritarja e kujtesës.

Shtoni pushimet në kalendar. Kur është Pashkët vitin e ardhshëm? Ditën e Falenderimeve? Outlook e di. Por nuk do t'ju tregojë nëse nuk pyesni. Outlook nuk i shfaq pushimet në kalendar si parazgjedhje sepse ato varen nga lokaliteti. Megjithatë, mund t'i shtoni nëse i dëshironi. Zgjidhni File, Options dhe klikoni Calendar, dhe më pas në seksionin Calendar Options, klikoni Add Holidays. Zgjidhni shtetin ku jeni dhe klikoni OK.

Bëni një kopje të një kalendar. Për të kopjuar një kalendar, në skedën Folder kliko butonin Copy Calendar. Pastaj zgjidhni vendndodhjen për kopjen. Ju mund ta bëni këtë për të nisur një kalendar të ri që përmban të gjithë artikujt e kalendarit tuaj kryesor si pikënisje dhe më pas shtoni ose hiqni artikuj në të dhe ndani atë me të tjerët.

Punoni me zona të shumta kohore. Mund të konfiguroni zona shtesë kohore dhe t'u caktoni atyre etiketa domethënëse që mund t'ju ndihmojnë me planifikimin. Zgjidhni Skedarin, Opsionet, klikoni Kalendari dhe në seksionin Zonat kohore, vendosni një etiketë për zonën tuaj kryesore kohore dhe zgjidhni zonën. Ju mund të zgjidhni kutitë e kontrollit "Trego një zonë të dytë kohore" dhe "Trego një zonë të tretë kohore" dhe t'i etiketosh gjithashtu.

Ndryshoni ngjyrën e kalendarit. Çdo kalendar përdor një ngjyrë të ndryshme për skedën, titujt dhe artikujt e tij, kështu që ju mund t'i dalloni ato nëse jeni duke parë më shumë se një kalendar njëherësh. Për të ndryshuar ngjyrën e një kalendari, kliko me të djathtën në skedën e tij dhe më pas zgjidhni Ngjyra dhe zgjidhni një ngjyrë. Ju gjithashtu mund të shfaqni vetëm kalendarin dhe më pas në skedën View, klikoni butonin Color.

Rregulloni shkallën kohore. Në pamjet e kalendarit ku shihni kohë individuale, si dita dhe java, mund të ndryshoni shkallën kohore për ta palosur ose zgjeruar kalendarin. Në skedën View, klikoni Shkalla e kohës dhe më pas zgjidhni një interval që duhet të përfaqësojë çdo rresht në kalendar.

Cakto orarin e punës. Si parazgjedhje, Outlook konsideron se "orët e punës" janë nga 9:00 e mëngjesit deri në 6:00 pasdite nga e hëna në të premte dhe e diela është dita e parë e javës. Ju mund ta ndryshoni atë për të akomoduar ndërrime dhe orare të ndryshme. Zgjidhni File, Options dhe klikoni Calendar dhe më pas ndryshoni cilësimet në seksionin Ora e punës.

Trego motin apo jo. A e keni vënë re se Outlook ju tregon motin tuaj lokal në krye të kalendarit? Nëse nuk ju pëlqen kjo, mund ta fikni. (Mund ta ndryshoni gjithashtu midis Fahrenheit dhe Celsius.) Zgjidhni File, Options, klikoni Calendar dhe në seksionin Weather, shënoni ose pastroni Show Weather në Kalendar dhe zgjidhni shkallën e temperaturës.

Filloni Outlook në Kalendar. Si parazgjedhje, Outlook fillon në Inbox. Për t'u nisur në modulin Calendar në vend të kësaj, zgjidhni File, Options dhe klikoni Advanced. Në seksionin Start and Exit Outlook, klikoni Browse dhe më pas klikoni Calendar.

10 këshilla për përdorimin e modulit People të Outlook 2019

Specifikoni pjesët e emrit të një personi. Kur krijoni një kontakt të ri, cilido emër që vendosni në kutinë Emri i plotë analizohet automatikisht në fusha të veçanta për Titullin, E para, Mesme, Fund dhe Prapashtesë. Outlook nuk e bën gjithmonë një punë të përsosur për këtë. Ju mund të përdorni një kuti dialogu për të futur secilën prej atyre pjesëve të informacionit duke klikuar butonin Emri i plotë ndërsa po krijoni një kontakt të ri.

Vendosni rendin File As. Cilësimi File As për një kontakt përcakton rendin e tij në renditjen alfabetike të kontakteve. Si parazgjedhje është Mbiemri, Emri, por ju mund ta ndryshoni atë. Për shembull, mund të dëshironi që një kompani të shfaqet me emrin e kompanisë, jo me mbiemrin e kontaktit tuaj atje. Vendosni cilësimin File As për një kontakt individual në rekordin e tij duke klikuar dy herë mbi të nga aplikacioni People dhe më pas duke ndryshuar cilësimin e tij File As në dritaren që shfaqet.

Dizajnoni paraqitjen e kartës së biznesit. Dizajni i paracaktuar i kartës i paraqitur në pamjen e kartës së biznesit mund të modifikohet. Hapni një kontakt në dritaren e vet dhe më pas në skedën Kontakt, klikoni butonin Kartëvizita dhe më pas punoni në kutinë e dialogut "Ndrysho kartën e biznesit" për të modifikuar dizajnin e kartës dhe fushat që ajo përfshin.

Përdorni më shumë fusha. Fushat që shfaqen si parazgjedhje për një kontakt kur e hapni në dritaren e tij janë vetëm një nëngrup i fushave të disponueshme. Për të parë më shumë fusha, hapni kontaktin dhe më pas në skedën Kontakt, klikoni Detajet. Disa nga fushat shtesë përfshijnë pseudonimin, emrin e menaxherit, bashkëshortin/partnerin, ditëlindjen dhe përvjetorin.

Filloni një kontakt të ri bazuar në një ekzistues. Nëse keni shumë kontakte që të gjithë punojnë për të njëjtën kompani, shumë fusha ka të ngjarë të jenë të njëjta për ta, të tilla si adresa postare dhe adresa e faqes në internet. Për të kursyer kohë, mund të filloni një kontakt të ri bazuar në një ekzistues. Hapni kontaktin ekzistues në dritaren e tij dhe më pas në skedën Kontakt, klikoni në pjesën e poshtme të butonit "Ruaj & i ri", në mënyrë që të shfaqet një meny. Nga kjo meny, zgjidhni Kontakt nga e njëjta kompani.

Shtoni përmbajtje jo tekstuale në shënimet e kontaktit. Hapni një kontakt në dritaren e tij dhe më pas klikoni në zonën e Shënimeve. Në skedën Fut do të gjeni shumë zgjedhje për përmbajtjen që mund të futni në zonën e Shënimeve, duke përfshirë fotografitë, format, ikonën, grafikët, SmartArt, ekuacionet, simbolet dhe WordArt.

Shënoni një kontakt si privat. Ndoshta keni disa kontakte në listën tuaj të kontakteve që nuk do t'i ndani. Për të përjashtuar një kontakt të caktuar nga ndarja, hapni kontaktin në dritaren e tij dhe në skedën Kontakt, klikoni Privat.

Shikoni kontaktet e përbashkëta të dikujt tjetër. Mund t'i ndani kontaktet tuaja me butonin Share Contacts të skedës Home. Për të parë kontaktet e përbashkëta të dikujt tjetër, klikoni butonin Open Shared Contacts (në skedën Home) dhe më pas klikoni butonin Emri dhe zgjidhni personin kontaktet e të cilit dëshironi të shihni. Nëse ai person ka ndarë dosjen e tij të Kontakteve, ju do të mund ta shfletoni atë (minus çdo që ai ka shënuar si Privat). Natyrisht, kjo funksionon më së miri në një mjedis biznesi ku të gjithë janë në të njëjtën postë ose server SharePoint.

Kontrolloni për kontakte të kopjuara. A nuk do të ishte mirë nëse Outlook do t'ju tregonte nëse përpiqeni të krijoni një kontakt të ri për dikë që është tashmë në listën tuaj? Ju mund ta bëni këtë të ndodhë. Zgjidhni File, Options dhe klikoni People. Në seksionin Emrat dhe Regjistrimi, zgjidhni kutinë e kontrollit për Dublikatat kur ruani kontakte të reja.

Krijo një pamje të re. Në skedën kryesore, hapni galerinë e pamjes aktuale dhe zgjidhni Menaxho Views. Nga atje mund të krijoni pamjen tuaj të personalizuar. Filloni duke zgjedhur një pamje ekzistuese dhe duke klikuar Kopjo. Pastaj zgjidhni kopjen dhe klikoni Modifiko. Pamja juaj e re do të shfaqet në galerinë aktuale të Pamjes së bashku me pamjet standarde si Kartëvizita, Telefoni dhe Lista.

5 këshilla për përdorimin e modulit të shënimeve të Outlook 2019

Ndryshoni ngjyrat e shënimeve. Shënimet ngjitëse nuk duhet të jenë të verdha. Për të ndryshuar ngjyrën e një shënimi, ndryshoni kategorinë e tij. Zgjidhni atë dhe më pas në skedën Home, klikoni Kategorizo ​​dhe zgjidhni një ngjyrë tjetër. Kjo ndryshon ngjyrën e shënimit në pamjen e ikonave dhe çdo pamje tjetër që e shfaq atë si një shënim ngjitës me ngjyrë.

Përcillni një shënim. Për t'i dërguar një shënim dikujt tjetër me email, zgjidhni shënimin dhe në skedën "Kreu" kliko "Përpara". Më pas adresoni dhe dërgoni emailin siç do të bënit zakonisht. Nëse marrësi ka Outlook, ai ose ajo mund të hapë dhe të shikojë shënimin.

Renditni dhe filtroni pamjen aktuale të Shënimeve. Për të ndryshuar mënyrën e paraqitjes së shënimeve, mund të modifikoni pamjen, njësoj si në modulet e tjera. Në skedën kryesore, hapni galerinë e grupit "Pamja aktuale" dhe zgjidhni "Menaxho pamjet". Zgjidhni Cilësimet e pamjes aktuale dhe më pas klikoni Modifiko. Klikoni Rendit për të ndryshuar rendin e renditjes ose Filtro për të filtruar listën. Kliko Rivendos pamjen aktuale nëse ndryshon mendje për ndryshimet.

Bëni shënimet më të mëdha ose më të vogla. Kur shikoni shënimet në pamjen e ikonave, në skedën Shiko, klikoni Ikonat e mëdha ose Ikonat e vogla për të kaluar midis dy opsioneve. (Por kini kujdes: Nuk do t'ju pëlqejë pamja e ikonave të vogla. Është e çrregullt dhe ju humbni ngjyrat e ikonave.) Pamja e listës, e disponueshme gjithashtu nga skeda View, i shfaq shënimet si një listë me një kolonë.

Ndryshimi i madhësisë së një shënimi të hapur. Kur klikoni dy herë një shënim, ai hapet në dritaren e vet të veçantë të shënimeve ngjitëse. Mund të tërhiqni cepin e kësaj dritareje për të ndryshuar madhësinë e saj në mënyrë që të shihni më shumë nga shënimi pa lëvizur (nëse është një shënim i gjatë).

3 këshilla për menaxhimin e skedarëve tuaj të të dhënave Outlook 2019

Arkivoni informacionin e vjetër. Skedarët e të dhënave mund të rriten shpejt në madhësi gigabajt. Me kalimin e kohës, një skedar i madh të dhënash mund të bëhet i papërdorshëm, duke bërë që Outlook të jetë më i ngadalshëm në fillimin dhe mbylljen. Ju mund të dëshironi të arkivoni mesazhet dhe artikujt e vjetër në një skedar të veçantë që mund t'i qaseni sipas nevojës. Për të arkivuar skedarët, klikoni File dhe më pas klikoni butonin Tools. Klikoni "Pastroni artikujt e vjetër". Zgjidhni cilin dosje(t) do të arkivoni dhe më pas vendosni një prag të datës në kutinë Archive Items Older Than. Zgjidhni një vendndodhje skedari të arkivit ose pranoni parazgjedhjen (i cili është i njëjti vend me skedarin tuaj kryesor të të dhënave Outlook, por me emrin Arkivi).

Pastroni kutinë tuaj postare. Pastrimi i kutisë postare është më i avancuar dhe më i përfshirë sesa një operacion i thjeshtë arkivimi. Me Pastrimin e kutisë postare mund të gjeni artikuj që janë më të vjetër se një numër i caktuar ditësh ose më i madh se një numër i caktuar kilobajt. Ju mund të përdorni AutoArchive për të automatizuar procesin e arkivimit dhe mund të zbrazni dosjen Deleted Items. Për të filluar, klikoni File, klikoni Tools dhe klikoni Mailbox Cleanup.

Ndani Outlook me përdoruesit e tjerë.Kur ndani një kompjuter dhe secili person ka hyrjen e tij në Windows, nuk keni pse të shqetësoheni për kryqëzimin e Outlook; kur secili prej jush ekzekuton Outlook, ju merrni kutinë tuaj postare private dhe skedarin e të dhënave. Por nëse dy ose më shumë njerëz ndajnë të njëjtin identifikim, ata nuk duhet domosdoshmërisht të ndajnë një grup të vetëm të dhënash të Outlook. Çelësi i privatësisë në këtë rast është krijimi i profileve shtesë në Outlook. Klikoni Skedari, klikoni Cilësimet e llogarisë dhe klikoni Menaxho profilet. Krijo një profil të ri në kutinë e dialogut Mail duke klikuar Shto dhe duke plotësuar informacionin e kërkuar. Më pas në kutinë e dialogut Mail mund të zgjidhni Prompt for a Profile to Be Use nëse dëshironi që Outlook të pyesë se cilin përdorues të ngarkojë sa herë që hapet. Përndryshe, mund të zgjidhni "Përdor gjithmonë këtë profil" dhe më pas të zgjidhni atë që do të përdorni. Për të ndërruar profilet nëse nuk i keni kërkuar Outlook që t'ju kërkojë në fillim, zgjidhni Skedar, Cilësimet e llogarisë, Ndrysho profilin. Outlook do të riniset dhe do të kërkojë se cilin profil të ngarkojë.

Shkurtoret e tastierës së Outlook 2019

Ju mund t'i kryeni disa detyra shumë më shpejt duke përdorur shkurtoret e tastierës. Tabelat e mëposhtme ofrojnë disa shkurtore të dobishme për t'ju ndihmuar të jeni më efikas.