Outlook 2003: Menaxher i Kontaktit të Biznesit

Versioni 2.0 i Business Contact Manager (BCM) është një shtesë falas për Outlook 2003 në botimet e Office Professional dhe Small Business. Është një mjet i shkëlqyeshëm nëse e kuptoni se si ta përdorni për përfitimin tuaj dhe të kapërceni dy kufizimet e tij kryesore:

• Versionet e vjetra të BCM funksionojnë si njësi të pavarura që nuk lejojnë ndarjen midis disa përdoruesve. Përmirësimi i BCM-së tuaj në versionin 2.0 lejon ndarjen e bazës së të dhënave midis disa përdoruesve. Nëse po përdorni një version më të vjetër, futuni në linjë, zgjidhni Ndihmë në shiritin e veglave të Outlook, zgjidhni Kontrolloni për përditësime dhe më pas ndiqni udhëzimet për të përmirësuar sistemin tuaj.

• Për të përdorur veçoritë e ndarjes së BCM, programi juaj Outlook duhet të instalohet në një kompjuter me Windows XP Professional; BCM nuk ndahet nën Windows XP Home Edition.

• Lista e artikujve të produkteve dhe shërbimeve ka një format fiks me vetëm tre fusha të disponueshme për të importuar të dhëna nga sistemi juaj i shitjeve dhe i kontabilitetit. Ju duhet të rregulloni fushat nga sistemi i biznesit tuaj për t'u përshtatur në tre fushat importuese: Emri i artikullit, Përshkrimi dhe çmimi për njësi, i cili kufizon mënyrën e kuotimit të shërbimeve dhe produkteve. Citimi i të njëjtit produkt si një njësi, një kuti ose një enë do të thotë që ju duhet të hapni një artikull të linjës për paketim. Ju nuk mund të importoni sasitë tuaja aktuale të inventarit sepse BCM nuk importon fushat e sasisë.

• Për të pasur të njëjtin artikull në paketim të ndryshëm në të njëjtën linjë, duhet të përcaktoni kuptimin e sasisë tuaj të njësisë, nëse është 1 shishe shampo ose një kuti që përmban 12 shishe shampo. Përshtatja e çdo emri artikulli, përshkrimi dhe çmimi për njësi për një shërbim, një projekt ose produkt është sfida e përdorimit të BCM në çdo biznes.

Thuaj, për shembull, që Daisy punon në një kompani të mirëmbajtjes kompjuterësh dhe softuerësh dhe merr një kërkesë për një ofertë për të instaluar dhe ndarë BCM 2.0 të ri në pesë stacione pune. Ajo shkruan një propozim të detajuar, duke përfshirë kërkesat minimale si një Windows XP Professional në stacionin e punës që do të ndajë bazën e të dhënave dhe vlerëson numrin e orëve për shërbimin e saj. Ajo krijon një artikull të ri për të regjistruar këtë propozim:

Oferta e shërbimit për softuerin e instalimit

Emri i artikullit: Instalimi i softuerit

Përshkrimi: BCM 2.0 i ndarë në 5 stacione pune

Sasia: 1 shërbim

Çmimi : 120.00

Daisy përdor fushën Emri i artikullit për të specifikuar shërbimin dhe fushën Përshkrimi për të renditur atë që kërkohej. Ajo gjithashtu e lidh propozimin si një dosje në Artikujt e Historisë së Mundësisë. Duke përshtatur shërbimin e saj me listën e artikujve të produkteve dhe shërbimeve, ju mund të aplikoni idenë e Daisy në çdo lloj biznesi.

Për më tepër, thuaj se Mark punon në një zyrë ligjore dhe një klient i ri kërkon një kuotë për trajtimin e çështjeve ligjore të kompanisë. Ai shkruan një propozim duke shpjeguar se çfarë mbulojnë shërbimet e zyrës së tij dhe e dërgon atë si 250 dollarë në orë, duke vlerësuar dhjetë orë shërbim në muaj. Ai e vlerëson propozimin në 120 orë në vit dhe e vendos në këtë mënyrë:

Oferta e Shërbimit për Shërbimet Ligjore të Markut

Emri i artikullit: Mbështetje ligjore

Përshkrimi: Kontrata e mbështetjes ligjore të biznesit 10 orë/muaj

Sasia: 120

Gjithsej: 30,000 dollarë

Po kështu, një klinikë kozmetike mund të krijojë një listë artikujsh produktesh dhe shërbimesh për aplikimet e kujdesit të lëkurës Botox dhe shërbimet e kujdesit të lëkurës me lazer në të njëjtën mënyrë si një zyrë ligjore ose një shërbim kompjuterik.

Pavarësisht nëse jeni në një dyqan apo industri të vogël, mund ta rregulloni listën tuaj të produkteve për t'iu përshtatur fushave të disponueshme të BCM duke përdorur shembujt e mëparshëm.