Organizimi i postës suaj në Outlook 2016

Fryrje kutia postare. Të gjithë e marrin atë me kalimin e kohës. Kutia juaj hyrëse e Outlook 2016 mbushet me mesazhe që keni lënë pas dore t'i fshini ose t'i depozitoni, dhe para se ta kuptoni, keni mijëra mesazhe, duke zënë hapësirë ​​në skedarin tuaj të të dhënave dhe duke ju penguar të shfletoni me lehtësi gjërat e reja. Këtu janë disa ide për të thyer atë bllokim.

Pastroni bisedat

Një bisedë është një shkëmbim emaili që përbëhet nga mesazhe të shumta mbrapa-prapa. Për shkak se shumica e njerëzve thjesht shtypin "Përgjigju" për të vazhduar një bisedë pa fshirë të gjithë tekstin e mëparshëm, ju përfundoni me shumë mesazhe që në thelb janë nëngrupe të përmbajtjes së njëri-tjetrit. Veçoria e pastrimit të bisedës kalon dhe i gjen këto, duke fshirë çdo mesazh që përfshihet plotësisht në të paktën një mesazh tjetër.

Zgjidhni Home→Clean Up→Clean Up Conversation për të përdorur këtë veçori në një mesazh të caktuar. (Së pari zgjidhni mesazhin.) Për të pastruar një dosje të tërë, zgjidhni Home→Clean Up→Clean Up Folder. Ose, për ta bërë këtë për të gjitha dosjet tuaja të postës, zgjidhni kutinë hyrëse dhe më pas zgjidhni Home → Pastroni → Pastroni dosjen dhe nëndosjet.

Arkivoni mesazhet e vjetra

Mund ta vendosni Outlook të arkivojë mesazhe që kanë veçori specifike, si ato që janë më të vjetra se një datë e caktuar. Arkivimi i mesazheve i zhvendos ato në një skedar të veçantë të të dhënave të quajtur Archive.pst. Pastrimi i skedarit tuaj kryesor Outlook e bën atë më të vogël, në mënyrë që Outlook të fillojë më shpejt. Mund ta hapni skedarin e të dhënave të Arkivit sa herë që duhet t'i referoheni diçkaje në të.

Për të arkivuar mesazhet, zgjidhni Skedar → Informacion → Pastrimi i kutisë postare → Arkivi. Vendosni preferencat tuaja në kutinë e dialogut Arkivi dhe klikoni OK.

Për të hapur skedarin e të dhënave të Arkivit më vonë për të marrë diçka, zgjidhni Skedar → Hap & Eksporto → Hap skedarin e të dhënave të Outlook. Shfletoni te skedari i arkivit, zgjidhni atë dhe klikoni OK. Skedari i arkivit tani shfaqet në panelin e lundrimit në të majtë; ju mund të punoni me të atje ashtu si do të punoni me skedarin tuaj kryesor.

Për pastrim edhe më të plotë, zgjidhni Skedar → Informacion → Pastrim i kutisë postare → Pastrim i kutisë postare. Në kutinë e dialogut Pastrimi i kutisë postare, mund të specifikoni parametrat për arkivim automatik. Për shembull, mund të gjeni artikuj më të vjetër se një numër i caktuar ditësh ose më të mëdhenj se një numër i caktuar kilobajt.

Krijoni dosje postare

Një mënyrë efektive për të organizuar postën tuaj është krijimi i nëndosjeve për Inbox-in tuaj. Më pas mund t'i zhvendosni mesazhet në një nga nëndosjet për ta nxjerrë atë nga kutia hyrëse kryesore. Për shembull, mund të keni një nën-dosje për çdo organizatë për të cilën jeni vullnetar, ose një nënfolder për çdo anëtar të familjes që ju dërgon mesazhe.

Për të krijuar një dosje të re, kliko me të djathtën në dosjen Inbox në panelin e lundrimit dhe zgjidhni Dosja e re. Shkruani emrin e dosjes së re dhe shtypni Enter. Më pas tërhiq dhe lësho mesazhet nga kutia hyrëse në emrin e dosjes së re në panelin e lundrimit.

Krijimi i rregullave për trajtimin e postës

Të kesh dosje të shumta të postës është e mrekullueshme, por duhet të mbani mend të tërhiqni dhe lëshoni mesazhet në ato dosje. Për fat të mirë ju mund ta automatizoni procesin duke krijuar rregulla për trajtimin e postës. Një rregull mund të vlerësojë adresën e emailit të dërguesit dhe ta ridrejtojë mesazhin në një nënfolder nëse është nga një person i caktuar, për shembull.

Për të krijuar një rregull për trajtimin e postës, filloni me një mesazh të zgjedhur që plotëson kriteret e dëshiruara. Pastaj zgjidhni Home→Rules→Create Rule. Pastaj plotësoni kutinë e dialogut për të përshkruar mesazhin që dëshironi të synoni. Për shembull, mund të specifikoni se çfarë përmban subjekti ose kujt i dërgohet. Klikoni Opsionet e Avancuara për më shumë zgjedhje.

Për ta konfiguruar, zgjidhni Skedar → Ndani → Prezantoni në linjë → Prezantoni në linjë. Do të shfaqet një lidhje; kopjoni atë lidhje dhe dërgojani anëtarëve të audiencës tuaj me mesazh me tekst, email ose çfarëdo mënyre që ju pëlqen. Prisni që ta marrin atë dhe më pas klikoni butonin Start Presentation në kutinë e dialogut që shfaqet për të filluar shfaqjen.