Organizimi i informacionit me kategoritë e Outlook 2007

Një koleksion i mirë informacioni ka shumë vlerë. Megjithatë, ju nuk mund të shtrydhni vlerën e plotë nga një listë kontaktesh ose detyrash nëse nuk mund të kuptoni shpejt se cilët artikuj janë të rëndësishëm dhe cilët jo. Veçoria e Kategorive në Outlook është krijuar për t'ju ndihmuar të dalloni atë që është urgjente nga ajo që mund të presë.

Caktimi i një kategorie

Kur konfiguroni për herë të parë Outlook 2007, mund të zbuloni se cilat kategori janë të disponueshme duke klikuar butonin Kategorizo ​​në krye të ekranit të Inbox, vetëm në të djathtë të butonit Përpara ose duke zgjedhur Veprimet –> Kategorizo. Butoni "Categorize" duket si një katror i vogël, shumëngjyrësh. Disa module të tjera të Outlook shfaqin gjithashtu butonin Kategorizo; ben te njejten pune kudo qe e gjeni. Duke klikuar butonin Kategorizo ​​shfaqet një listë e kategorive (surprizë!), secila e emërtuar sipas një ngjyre. Nëse thjesht dëshironi të kodoni artikujt tuaj me ngjyra duke përdorur standardin, procesi është shumë i thjeshtë.

Ndiqni këto hapa për t'i caktuar një kategori një artikulli:

1. Klikoni artikullin që dëshironi të kategorizoni.

Artikulli është i theksuar.

2. Klikoni butonin Kategorizo ​​dhe zgjidhni kategorinë që dëshironi nga lista.

Një bllok me ngjyrë shfaqet në artikull për të treguar se cilën kategori zgjidhni.

Ju mund t'i caktoni kategori të shumta secilit artikull, megjithëse vendosja e shumë në një artikull mund të jetë më konfuze sesa të mos caktoni fare kategori.

Riemërtimi i një kategorie

Ju mund të lidhni një emër me secilën ngjyrë në mënyrë që të dini pse po i caktoni një kategori të caktuar një artikulli të caktuar.

Për të riemërtuar një kategori, ndiqni këto hapa:

1. Klikoni butonin Kategoritë dhe zgjidhni Të gjitha kategoritë.

Shfaqet kutia e dialogut Kategoritë e ngjyrave.

2. Klikoni kategorinë që dëshironi të riemërtoni.

Kategoria që zgjidhni është e theksuar.

3. Klikoni butonin Riemërto.

Kategoria që zgjidhni në Hapin 2 është e rrethuar nga një kuti për të treguar se mund ta modifikoni.

4. Shkruani emrin e ri që dëshironi t'i caktoni asaj kategorie.

Emri që shkruani shfaqet në vend të emrit të vjetër.

5. Klikoni OK.

Kutia e dialogut Kategoritë e ngjyrave mbyllet.

Nëse ndryshoni emrin e një kategorie që i keni caktuar tashmë disa artikujve të Outlook, emri i kategorisë ndryshon automatikisht në ato artikuj.

Ndryshimi i ngjyrës së kategorisë

Ju mund të ndryshoni ngjyrën e një kategorie si dhe emrin e saj. Caktimi i ngjyrave të paharrueshme mund të japë të dhëna të rëndësishme se si po shkon puna juaj ose sa mirë po vazhdoni me projektet aktuale.

Ndiqni hapat për të ndryshuar ngjyrën e një kategorie:

1. Klikoni butonin Kategoritë dhe zgjidhni Të gjitha kategoritë.

Shfaqet kutia e dialogut Kategoritë e ngjyrave.

2. Klikoni kategorinë së cilës dëshironi t'i caktoni një ngjyrë të re.

Kategoria që zgjidhni është e theksuar.

3. Klikoni butonin Color.

Shfaqet një listë rënëse, e cila tregon ngjyrat që mund të zgjidhni.

4. Klikoni ngjyrën që dëshironi të caktoni.

Ngjyra që zgjidhni shfaqet në vend të ngjyrës së vjetër.

5. Klikoni OK.

Kutia e dialogut Kategoritë e ngjyrave mbyllet.

Ju gjithashtu mund të zgjidhni Asnjë dhe të krijoni një kategori pa ngjyrë. Kjo është disi e zbehtë, por nëse i përshtatet humorit tuaj, shkoni për të. Ju mund të dëshironi të krijoni kategori pa ngjyrë sepse Outlook ofron vetëm 25 ngjyra dhe mund të keni më shumë se 25 kategori. Por pasi të keni kaluar 25 kategori, mund të konsideroni të shkurtoni numrin e kategorive për të reduktuar konfuzionin.

Caktimi i një tasti shkurtor kategorie

Ju mund t'i jepni çdo kategorie një çelës shkurtore, i cili ju lejon të caktoni një kategori pa prekur miun. Kjo është shumë e dobishme kur dëshironi të zmadhoni një ekran plot me mesazhe e-mail ose detyra dhe të vendosni gjithçka në një lloj renditjeje.

Për të caktuar një çelës shkurtore për një kategori, ndiqni këto hapa:

1. Klikoni butonin Kategoritë dhe zgjidhni Të gjitha kategoritë.

Shfaqet kutia e dialogut Kategoritë e ngjyrave.

2. Klikoni kategorinë të cilës dëshironi t'i caktoni një çelës shkurtore.

Kategoria që zgjidhni theksohet për të treguar se e keni zgjedhur atë.

3. Klikoni në menynë Shortcut Key.

Shfaqet lista e tasteve të shkurtoreve.

4. Klikoni butonin e shkurtores që dëshironi të caktoni.

Emri i tastit të shkurtores që zgjidhni shfaqet në të djathtë të kategorisë.

5. Klikoni OK.

Nuk mund të caktoni më shumë se një çelës shkurtore për një kategori; kjo do të ishte konfuze. Megjithatë, ju mund t'i caktoni më shumë se një kategori një artikulli.