Organizimi i emailit tuaj të Outlook: Pastrimi i dosjeve tuaja

Heqja e artikujve të panevojshëm në dosjet e Outlook është thelbësore për një shëndet të mirë mendor. E gjithë ajo rrëmujë në kutinë tuaj hyrëse të Outlook mund të jetë shqetësuese. Ky informacion shpjegon dy teknika të tjera për organizimin e emailit tuaj të Outlook 2019 dhe heqjen e mbetjeve nga dosjet - arkivimin dhe komandën Pastrimi i kutisë postare.

Arkivimi i gjërave të vjetra në kutinë tuaj hyrëse të Outlook

Në disa raste, Outlook vendos mesazhe emaili, detyra dhe takime më të vjetra se gjashtë muaj në dosjen "Arkivi", një dosje e veçantë për artikujt që Outlook mendon se janë të vjetruar dhe nuk ia vlen t'i mbash më. Outlook thërret dërgimin e këtyre artikujve në dosjen e Arkivit "autoarkivim". Artikujt që janë arkivuar nuk humbasin përgjithmonë. Ju mund t'i vizitoni ato duke hapur dosjen Dosjet e Arkivit dhe nëndosjet e saj në panelin Folder. Këto dosje dhe nën-dosje krijohen automatikisht herën e parë që i arkivoni artikujt.

Arkivimi është një mënyrë për të hequr dosjet tuaja të postës, listat e detyrave dhe kalendarin e artikujve që nuk kanë më rëndësi. Si dhe kur arkivohen artikujt varet nga ju. Për të arkivuar artikujt, mund t'i arkivoni ato vetë, të vendosni një grup të paracaktuar rregullash arkivimi që zbatohen për të gjitha dosjet ose, nëse një dosje ka nevojë për vëmendje individuale dhe nuk duhet t'i nënshtrohet rregullave të paracaktuara të arkivimit, vendosni rregulla të veçanta për këtë. dosje. Çdo dosje mund të ketë grupin e vet të rregullave të arkivimit ose t'i nënshtrohet rregullave të paracaktuara.

Për t'i treguar Outlook se si të arkivojnë gjërat e vjetra:

• Vendosja e rregullave të paracaktuara të arkivimit: Në skedën File, zgjidhni Opsionet për të hapur kutinë e dialogut Opsionet e Outlook. Më pas, në skedën "Avanced", kliko butonin "Cilësimet e arkivimit automatik". Ju shikoni kutinë e dialogut AutoArchive.
• Vendosja e rregullave për një dosje specifike: Zgjidhni dosjen, shkoni te skeda Dosja dhe klikoni butonin Cilësimet e arkivimit automatik. Ju shihni skedën AutoArchive të kutisë së dialogut Properties, siç tregohet në

Krijimi i rregullave të paracaktuara të arkivimit (majtas) dhe rregullave për një dosje (djathtas).

Rregullat e parazgjedhura të arkivimit në Outlook

Negocioni këto opsione në kutinë e dialogut AutoArchive për të vendosur rregullat e paracaktuara të arkivimit:

• Ekzekutoni AutoArchive Every: Futni një numër për t'i treguar Outlook sa shpesh t'i arkivojë artikujt.
• Prompt përpara se të ekzekutohet arkivi: Nëse kjo kuti e kontrollit zgjidhet, ju shihni një kuti mesazhesh përpara se të fillojë arkivimi dhe mund të refuzoni të arkivoni nëse dëshironi duke zgjedhur Jo në kutinë e mesazheve.
• Fshi artikujt e skaduar (vetëm dosjet e postës elektronike): Zgjidhni këtë kuti për të fshirë të gjitha mesazhet e emailit kur të ketë skaduar periudha kohore.
• Arkivoni ose fshini artikujt e vjetër: Çzgjidhni këtë opsion nëse nuk dëshironi të arkivoni artikujt.
• Shfaq dosjen e arkivit në listën e dosjeve : Zgjidhni këtë opsion nëse dëshironi të mbani versionin e arkivuar të dosjes në panelin Folder. Artikujt e arkivuar mbahen në këtë dosje në mënyrë që të mund t'i rishikoni ato.
• Pastroni artikujt më të vjetër se: Zgjidhni një periudhë kohore të ndërprerjes pas së cilës të arkivoni artikujt.
• Zhvendosni artikujt e vjetër në: Klikoni butonin Shfleto dhe zgjidhni një dosje nëse dëshironi të ruani skedarin e Arkivit në një vend të caktuar.
• Fshi përgjithmonë artikujt e vjetër: Zgjidhni këtë opsion nëse dëshironi të fshini, jo të arkivoni, artikujt e vjetër.

Rregullat e arkivimit për një dosje Outlook

Zgjidhni midis këtyre opsioneve në kutinë e dialogut Properties për të vendosur rregullat e arkivimit për një dosje specifike:

• Mos i arkivoni artikujt në këtë dosje: Zgjidhni këtë opsion nëse artikujt në dosje nuk ia vlen të arkivohen.
• Arkivi i artikujve në këtë dosje duke përdorur cilësimet e paracaktuara: Zgjidhni këtë opsion për të shtyrë te rregullat e paracaktuara të arkivimit për dosjen.
• Arkivoni këtë dosje duke përdorur këto cilësime: Zgjidhni këtë opsion për të vendosur rregullat e arkivimit për dosjen.
• Pastroni artikujt më të vjetër se: Zgjidhni një periudhë kohore të ndërprerjes pas së cilës të arkivoni artikujt në dosje.
• Zhvendosni artikujt e vjetër në dosjen e paracaktuar të arkivit: Zgjidhni këtë opsion për të zhvendosur artikujt në dosjen që keni zgjedhur si parazgjedhje.
• Zhvendosni artikujt e vjetër në: Klikoni butonin Shfleto dhe zgjidhni një dosje nëse dëshironi të ruani artikujt e arkivuar në një vend të caktuar.
• Fshi përgjithmonë artikujt e vjetër: Zgjidhni këtë opsion nëse dëshironi të fshini, jo të arkivoni, artikujt në këtë dosje.

Përveç arkivimit, një mënyrë tjetër për të hequr automatikisht bric-a-brac është të përfitoni nga Rules Wizard për të fshirë lloje të caktuara të mesazheve të postës elektronike kur ato mbërrijnë.

Ekzekutimi i komandës së pastrimit të kutisë postare të Outlook

Komanda e pastrimit të kutisë postare është një komandë e gjithanshme për gjetjen e mesazheve të postës elektronike, arkivimin e artikujve, fshirjen e artikujve dhe fshirjen e versioneve alternative të artikujve. Për të përdorur komandën, shkoni te skeda File, zgjidhni Info, klikoni butonin Tools dhe zgjidhni Mailbox Cleanup. Ju shikoni kutinë e dialogut Pastrimi i kutisë postare. Kutia e dialogut ofron një hyrje të shpejtë në këto detyra të ndryshme të Outlook :

• Për të parë se sa hapësirë ​​​​në disk zënë dosjet: Klikoni butonin Shiko madhësinë e kutisë postare dhe më pas mbani shënim madhësitë e dosjeve në kutinë e dialogut Madhësia e dosjes.
• Gjetja e artikujve: Zgjidhni një buton opsioni për të gjetur artikuj më të vjetër se një numër i caktuar ditësh ose më i madh se një numër i caktuar kilobajt, futni një numër ditësh ose kilobajtësh dhe klikoni butonin Gjej. Ju zbarkoni në kutinë e dialogut "Gjej i avancuar".
• Arkivimi i artikujve: Klikoni butonin AutoArchive për të arkivuar artikujt në dosjet tuaja.
• Zbrazja e dosjes së artikujve të fshirë: Klikoni butonin Empty për të zbrazur dosjen Deleted Items.
• Fshij të gjitha versionet alternative të artikujve: Kliko Fshi nëse dërgon email përmes një llogarie Exchange Server dhe dëshiron të fshish versionet alternative të artikujve që janë krijuar gjatë sinkronizimit.

Duke përvetësuar kutitë e postës.