Mos e ktheni modelin tuaj të të dhënave Excel në një bazë të dhënash

Ju mund të keni lexuar se masat e përdorura në një pult të Excel duhet absolutisht të mbështesin qëllimin fillestar të atij paneli. I njëjti koncept vlen edhe për modelin e të dhënave në fund. Duhet të importoni vetëm të dhëna që janë të nevojshme për të përmbushur qëllimin e pultit ose raportit tuaj.

Në përpjekje për të pasur sa më shumë të dhëna në majë të gishtave të tyre, shumë përdorues të Excel sjellin në tabelat e tyre çdo pjesë të të dhënave që mund të marrin në dorë. Ju mund t'i dalloni këta njerëz nga skedarët 40 megabajt që ata dërgojnë përmes emailit. Ju i keni parë këto fletëllogaritëse - dy skeda që përmbajnë disa ndërfaqe raportimi ose pulti dhe më pas gjashtë skeda të fshehura që përmbajnë mijëra rreshta të dhënash (shumica e të cilave nuk përdoren). Ata në thelb ndërtojnë një bazë të dhënash në spreadsheet e tyre.

Çfarë të keqe ka të përdorësh sa më shumë të dhëna? Epo, këtu janë disa çështje:

• Përmbledhja e të dhënave brenda Excel rrit numrin e formulave. Nëse jeni duke sjellë të gjitha të dhënat e papërpunuara, duhet t'i grumbulloni ato të dhëna në Excel. Kjo në mënyrë të pashmangshme ju bën të rrisni në mënyrë eksponenciale numrin e formulave që duhet të përdorni dhe mbani.

  Mos harroni se modeli juaj i të dhënave është një mjet për paraqitjen e analizave, jo për përpunimin e të dhënave të papërpunuara. Të dhënat që funksionojnë më mirë në mekanizmat e raportimit janë ato që tashmë janë grumbulluar dhe përmbledhur në pamje të dobishme që mund të navigohen dhe futen te komponentët e panelit të kontrollit. Importimi i të dhënave që tashmë janë grumbulluar sa më shumë që të jetë e mundur është shumë më mirë.

  Për shembull, nëse duhet të raportoni për të ardhurat sipas rajonit dhe muajit, nuk ka nevojë të importoni transaksione shitjesh në modelin tuaj të të dhënave. Në vend të kësaj, përdorni një tabelë të përmbledhur të përbërë nga rajoni, muaji dhe shuma e të ardhurave.

• Modeli juaj i të dhënave do të shpërndahet me pultin tuaj. Me fjalë të tjera, për shkak se pulti juaj ushqehet nga modeli juaj i të dhënave, ju duhet ta ruani modelin në prapaskenë (me gjasë në skeda të fshehura) kur shpërndani pultin. Përveç faktit që kjo bën që madhësia e skedarit të jetë e pakthyeshme, përfshirja e shumë të dhënave në modelin tuaj të të dhënave mund të degradojë në fakt performancën e pultit tuaj. Pse?

  Kur hapni një skedar Excel, i gjithë skedari ngarkohet në memorie për të siguruar përpunimin dhe aksesin e shpejtë të të dhënave. E meta e kësaj sjelljeje është se Excel kërkon një sasi të madhe RAM për të përpunuar edhe ndryshimin më të vogël në tabelën tuaj. Ju mund të keni vënë re se kur përpiqeni të kryeni një veprim në një grup të dhënash të mëdha, me formulë intensive, Excel është i ngadalshëm për t'u përgjigjur, duke ju dhënë një tregues Llogaritës në shiritin e statusit. Sa më i madh të jetë grupi juaj i të dhënave, aq më pak efikas është grumbullimi i të dhënave në Excel.

• Të dhënat e mëdha mund të shkaktojnë vështirësi në shkallëzueshmëri. Imagjinoni që jeni duke punuar në një kompani të vogël dhe po përdorni transaksione mujore në modelin tuaj të të dhënave. Çdo muaj përmban 80,000 rreshta të dhënash. Me kalimin e kohës, ju ndërtoni një proces të fuqishëm të kompletuar me të gjitha formulat, tabelat kryesore dhe makrot që ju nevojiten për të analizuar të dhënat që ruhen në skedën tuaj të mirëmbajtur mirë.

  Tani çfarë ndodh pas një viti? A filloni një skedë të re? Si i analizoni dy grupe të dhënash në dy skeda të ndryshme si një entitet? A janë formulat tuaja ende të mira? A duhet të shkruani makro të reja?

Të gjitha këto janë çështje që mund të shmangen duke importuar vetëm të dhëna të përmbledhura dhe të përmbledhura që janë të dobishme për qëllimin kryesor të nevojave tuaja të raportimit.