Modelimi financiar në Excel: Çfarë duhet të bëni nëse madhësia e skedarit është jashtë kontrollit

Kur filloni të merrni një sasi të mjaftueshme të të dhënave në modelin tuaj financiar, është shumë e lehtë të përfundoni me një skedar të madh Excel që kërkon shumë kohë për t'u llogaritur, duke e bërë të vështirë rishikimin ose ndarjen me të tjerët.

Nëse madhësia e madhe e skedarit është për shkak të një numri të madh rreshtash (të themi, më shumë se 100,000), merrni parasysh përdorimin e Power Pivot për të ruajtur të dhënat.

Nëse shihni se modeli juaj po del jashtë kontrollit (dhe jeni duke përdorur Excel standard, pa ndihmën e Power Pivot ose ndonjë shtesë tjetër), këtu janë disa këshilla të provuara dhe të testuara që mund të përdorni për të mbajtur atë madhësi skedari poshtë:

• Hiqni çdo formatim të panevojshëm. Ngjyrat dhe formatimi duhet të zbatohen vetëm për gamën e nevojshme, jo për një rresht ose kolonë të tërë. Shmangni formatimin manual dhe përdorni Styles në vend të tyre.

  Kur pastroni qelizat që nuk po i përdorni më, ndoshta e bëni këtë duke zgjedhur qelizën dhe duke shtypur tastin Fshi. Ky veprim pastron përmbajtjen dhe formulat, por nuk pastron formatimin. Nëse dyshoni se ky është një problem, mund të shtypni Ctrl+A për të zgjedhur të gjitha qelizat; më pas në skedën Home të Ribbon, në seksionin Editing, klikoni në drop-down Clear dhe zgjidhni Clear Formats.

• Sigurohuni që formulat i referohen vetëm diapazonit që u nevojitet (jo duke zgjedhur të gjithë rreshtin ose kolonën). Nëse formulat tuaja referojnë më shumë qeliza sesa duhet, kjo do të përdorë më shumë memorie. Për shembull, përdorni formulën =SUM(A1:A1000) për të lejuar rreshta shtesë në vend të =SUM(A:A). Përndryshe, mund t'i formatoni të dhënat si një tabelë dhe në vend të kësaj t'i referoheni diapazoneve të tabelave që zgjerohen automatikisht në formulën tuaj.
• Hiqni (ose të paktën kontrolloni madhësinë e) çdo logoje ose imazhi që po përdorni. Një skedar i vetëm JPG i futur në një model mund të shtojë lehtësisht 10 MB në një madhësi skedari Excel.
• Shmangni Tabelat Pivot. PivotTables vërtet përtypin kujtesën. Nëse keni shumë Tabela Pivot, sigurohuni që ato përdorin të njëjtin burim të dhënash dhe jo duke krijuar një të re krejtësisht.
• Hiq lidhjet e jashtme me skedarë të tjerë. Për të kontrolluar nëse ka ndonjë lidhje të jashtme në modelin tuaj, shkoni te skeda e të dhënave në Shirit dhe klikoni Edit Links në seksionin Lidhjet. Nëse butoni Edit Links është gri, kjo do të thotë se nuk ka lidhje të jashtme. Nëse ekzistojnë, klikoni butonin dhe kur të shfaqet kutia e dialogut Edit Link, klikoni Break Links për të ngjitur të dhënat nga të gjitha lidhjet e jashtme si vlera dhe lidhjet e jashtme do të hiqen. Nëse absolutisht duhet të përdorni lidhje të jashtme, hapni skedarin burim në të njëjtën kohë; kjo do t'i shpejtojë gjërat.
• Kontrolloni për teprica në inpute dhe llogaritje. Ndonjëherë një model evoluon dhe mund të ketë pjesë që nuk përdoren më ose pjesë ku informacioni ka ndryshuar.
• Shmangni funksionet e paqëndrueshme. Disa nga funksionet e paqëndrueshme më të përdorura janë OFFSET, INDIRECT, RAND, NOW, TODAY, ROW dhe COLUMN. Përdorimi i tepërt i këtyre funksioneve të veçanta në modelin tuaj mund të ngadalësojë vërtet llogaritjet tuaja. Nëse duhet t'i përdorni, përpiquni të kufizoni pamjen e tyre në model. Për shembull, =TODAY() është shumë i dobishëm për të dhënë datën e sotme, por në vend që ta përdorni disa herë në një formulë, vendoseni në një qelizë të vetme dhe referojuni vazhdimisht asaj një qelize për datën e sotme.
• Sigurohuni që të mos përdorni llojin e skedarit XLS. XLSX është një lloj skedari shumë më kompakt dhe do të shihni një ndryshim të madh në shpejtësinë dhe madhësinë e skedarit nëse e përdorni. XLSB është një lloj skedari binar i librit të punës Excel që është edhe më kompakt se XLSX.

Nëse i keni provuar të gjitha këto këshilla dhe keni ende probleme, merrni parasysh kalimin e llogaritjes në manual (mund ta bëni këtë duke klikuar skedën Formulat në Shirit, duke shkuar te seksioni i Llogaritjes dhe duke zgjedhur opsionin e llogaritjes manuale). Pastaj shtypni F9 vetëm kur duhet të rillogaritni. Do ta dini nëse diçka duhet të llogaritet, sepse do të shihni Llogarit në shiritin e statusit.

Së fundi, si mjeti i fundit, një mashtrim i vogël është të lini një qelizë në krye të kolonës me lidhjen e drejtpërdrejtë dhe të ngjitni të gjitha qelizat e tjera si vlera. Kopjojeni qelizën poshtë dhe rillogaritni kur keni nevojë të rifreskoni. Ky sigurisht nuk është një opsion i preferuar, sepse kërkon kohë dhe i prirur për gabime, por kjo është arsyeja pse është zgjidhja e fundit.