Mësimi i vazhdueshëm nga projektet e Microsoft Project 2019

Mos e mendoni Microsoft Project 2019 thjesht si një listë gjigante elektronike të detyrave; përkundrazi, është një mjet i sofistikuar që përdoret për të menaxhuar projektet. Dhe nënprodukti logjik i atij menaxhimi është një thesar fantastik informacioni që mund ta përdorni për t'u bërë një përdorues më i aftë i Projektit — dhe, si rrjedhim, një menaxher projekti më kompetent .

Pasi të dërgoni shënimin e fundit në lidhje me projektin dhe të pranoni lavdërimet ose kritikat e fundit nga shefi juaj, kushtoni një moment për të parë edhe një herë caktimin e projektit Microsoft.

Rishikoni Projektin

Ju nuk do të kuptoni çdo aspekt të menaxhimit të projektit gjatë projektit tuaj të parë, të dytë apo edhe të tretë. Por do të jeni më të kënaqur me aftësitë tuaja. Në mënyrë të ngjashme, nuk do të kuptoni çdo nuancë të planifikimit të Microsoft Project në projektin tuaj të parë. Ju as nuk do të zbuloni çdo aftësi të Projektit në projektin tuaj të dytë. Por gradualisht, ndërsa zotëroni njohuritë e menaxhimit të projekteve dhe përdorimit të Projektit, do të aplikoni në mënyrë më efektive aftësitë e menaxhimit të projektit dhe do të absorboni më lehtë informacionin që gjeneron Projekti - dhe do të kuptoni më shpejt se si mund t'ju ndihmojë të shmangni gabimet mbi projektet e ardhshme.

Rishikoni çdo projekt në fund të çdo faze dhe në fund të projektit për të parë se çfarë keni bërë mirë dhe çfarë keni bërë keq. Pastaj mund të përdorni atë që zbuloni për të përmirësuar aftësitë tuaja në projektin e ardhshëm.

Është një ide e mirë të bëni një rishikim në fund të çdo faze të ciklit jetësor, nëse ndodh një rrezik ose problem i madh, ose nëse ndodh një ndryshim i rëndësishëm i paparashikuar.

Mësoni nga gabimet tuaja

E dini çfarë thonë: Nëse nuk studion historinë, je i dënuar ta përsërisësh atë. Dhe përsëritja e një gabimi është gjëja e fundit që dëshironi të bëni kur menaxhoni një projekt.

Merrni parasysh këto strategji kur rishikoni projektin tuaj:

• Krahasoni planin fillestar fillestar me aktivitetin aktual aktual, siç tregohet. Edhe nëse keni krijuar plane të përkohshme ose bazë për t'u përshtatur për ndryshime drastike, shikoni hendekun më të madh midis asaj që prisnit të ndodhte në planin fillestar dhe asaj që ndodhi. Kjo strategji mund të jetë mënyra më e mirë për të parë fushat ku prireni të nënvlerësoni më shumë ose ku ndryshimet në qëllimin e projektit shkaktuan ndryshime dramatike.
• Rishikoni shënimet që keni bërë për detyrat për t'i kujtuar vetes ndryshimet ose problemet që u shfaqën. Fusni kolonën me emrin Shënime në fletën e Grafikut Gantt dhe lexoni të gjitha shënimet në një seancë.
• Vini re se cilat burime nuk arritën të shpërndaheshin siç ishte premtuar; nëse i menaxhoni ato, jepini atyre reagime konstruktive. Nëse nuk i menaxhoni burimet, mbani shënime për shpejtësinë dhe cilësinë e tyre të punës për të ndihmuar në detyrat e ardhshme. Gjithashtu vini re se cilët shitës të jashtëm nuk arritën të performojnë siç pritej (dhe zhvendosini ato në fund të listës së kontraktimeve).
• Vlerësoni komunikimet tuaja në email ose memorandume të ruajtura. Përcaktoni nëse i keni dhënë ekipit informacion të mjaftueshëm për të performuar në mënyrë efektive dhe nëse e keni informuar menaxhmentin për çështjet e projektit në kohën e duhur.
• Vlerësoni reagimet nga shefi juaj, klientët tuaj dhe palët e tjera të interesuara. Përcaktoni nëse ndonjë kufizim i përgjithshëm, si buxheti i projektit ose rezultatet, kanë ndryshuar në mënyrë dramatike gjatë rrjedhës së projektit. Pyetni nëse përdoruesit përfundimtarë ishin të kënaqur me shkallën me të cilën keni përfunduar projektin dhe keni dorëzuar produktin përfundimtar. Pyetni për performancën e ekipit nga këndvështrimi i tyre dhe nëse ata do të mbështeteshin tek ju për të udhëhequr një projekt tjetër të ngjashëm.

Shifrat bazë dhe aktuale.

Debrifikoni ekipin

Asnjë projekt nuk është provincë e një personi të vetëm. Edhe nëse askush tjetër nuk e ka prekur ndonjëherë planin e projektit, ekipi juaj përsëri ka dhënë të dhëna për atë plan nëpërmjet orëve të aktivitetit që raportoi dhe informacionit që ju dha gjatë rrjedhës së projektit.

Ndiqni këto sugjerime për të përmirësuar procesin e komunikimit:

• Pyetni anëtarët e ekipit për suksesin e raportimit aktual të aktivitetit. A keni dërguar email, programoni shënime ose keni përdorur veglat e aplikacionit në ueb të Projektit, të tilla si Fleta e kohës, për të mbledhur informacione mbi burimet? A keni menduar të përfitoni nga të gjitha përfitimet e bashkëpunimit në internet? A duhet ta bëni këtë në projektin tjetër?
• Përcaktoni nëse ekipi juaj i vlerëson komunikimet tuaja si të shpeshta dhe të plota. A keni ndarë me burimet shumë pak informacion rreth projektit, apo i keni përmbytur ato me shumë? A dërguat raporte të thjeshta për aspekte të veçanta të projektit apo dërguat skedarë të tërë (të rëndë) të projektit? A mendonin ekipi menaxhues se raportimi juaj mbi projektin ishte i mjaftueshëm për nevojat e tyre? A duhet të mësoni të përfitoni më mirë nga softuerët e tjerë, si Excel dhe Visio, të aksesuar nëpërmjet Visual Reports?

Krahasoni versionet e një projekti

Menaxherët e projekteve ndonjëherë preferojnë të ruajnë versione të reja të planeve të projektit sesa të punojnë me plane të përkohshme. Kjo qasje mund të funksionojë, por nuk mundëson që historia e projektit të kapet në një skedar të vetëm projekti. Nuk ka rëndësi — Veçoria e Krahasimit të Versioneve të Projektit ju lejon të shihni ndryshimet midis dy skedarëve të planit të projektit. Këta skedarë mund të jenë ose dy versione të ndryshme të planit për një projekt të vetëm ose skedarë për dy projekte të veçanta që ndodhin të jenë të ngjashëm.

Ju mund ta përdorni këtë metodë ose për të rishikuar ngjarjet nga një projekt i përfunduar ose për të krahasuar projekte të reja të ngjashme ndërsa jeni duke i ndërtuar ato. Raporti i përfunduar i krahasimit ju tregon dallimet e projektit në mënyrë grafike dhe ofron një legjendë për të identifikuar veçoritë e raportit.

Për të krahasuar dy skedarë në Projekt, ndiqni këto hapa:

Hapni skedarin që dëshironi të krahasoni.
Skedari aktiv konsiderohet projekti aktual.

Nga skeda Raport, klikoni butonin Krahasoni Projektet në grupin e Projekteve.
Shfaqet kutia e dialogut Krahasoni Versionet e Projektit, siç tregohet.

Krahasimi i versioneve të projektit.

Nëse skedari për t'u krahasuar nuk shfaqet në listën rënëse të etiketuar Krahasoni projektin aktual (emrin e skedarit) me këtë version të mëparshëm, klikoni butonin Shfleto për të kërkuar dhe zgjedhur skedarin e duhur.
Skedari që zgjidhni konsiderohet si projekti i mëparshëm.

Për të krahasuar tabela të ndryshme nga tabelat e paracaktuara që shfaqen, zgjidhni tabelat e duhura nga lista rënëse e Tabelës së Detyrave dhe lista rënëse e Tabelës së Burimeve.

Klikoni butonin OK.

Nëse shihni një mesazh që tregon se keni shumë kolona për të krahasuar, klikoni OK për të vazhduar.
Projekti drejton krahasimin dhe shfaq raportin e krahasimit, siç tregohet. Raporti i krahasimit shfaqet në panelin e sipërm dhe skedarët individualë të projektit shfaqen në dy panelet e poshtme. Legjenda në të majtë përshkruan simbolet në kolonën Treguesit e raportit.

Krahasimi i projekteve.

Klikoni Krahasimi i burimeve në grupin Shiko në skedën Krahasoni projektet.
Paneli i Raportit të Krahasimit ndryshon për të shfaqur informacionin e burimit.

Klikoni butonin Mbyll Krahasimin (X) në panelin Legjenda për Raportin e Krahasimit për të mbyllur panelin.
Klikoni butonin Ruaj në shiritin e veglave të Qasjes së Shpejtë dhe emërtojeni skedarin në mënyrë që herën tjetër që të dëshironi të shikoni këtë raport krahasimi, projektet dhe fushat do të konfigurohen tashmë.

Ndërtoni mbi Suksesin e Projektit të Microsoft

Edhe pse natyra njerëzore shpesh i bën njerëzit të përqendrohen në mënyrë të panevojshme në mangësitë që rezultojnë nga një projekt, fakti është se ju ka të ngjarë të keni bërë shumë gjëra mirë. Para se të filloni të planifikoni një projekt tjetër, dëshironi të ruani aspektet pozitive diku që mund t'i gjeni lehtësisht më vonë.

Krijo një shabllon

Një opsion për ruajtjen e informacionit nga projekti juaj aktual është të krijoni një shabllon, i cili është thjesht një skedar që ruani që përmban cilësimet që dëshironi të kopjoni. Kur hapni një shabllon, mund ta ruani atë si një dokument projekti me një emër të ri dhe të gjitha ato cilësime të integruara tashmë.

Projekti përmban shabllonet e veta për llojet e zakonshme të projekteve, por ju mund të ruani çdo projekt si shabllon. Nëse shpesh përsëritni të njëjtin grup detyrash në një projekt - siç bëjnë njerëzit në shumë industri - kurseni kohën për të rikrijuar të gjitha ato detyra.

Modelet mund të përmbajnë, përveç çdo detyre në projekt, një ose të gjitha këto lloje të informacionit për ato detyra:

• Të gjitha informacionet për çdo bazë
• Vlerat aktuale
• Tarifat për të gjitha burimet
• Kostot fikse

Ju mund t'i ruani të gjitha këto informacione ose vetëm artikujt e zgjedhur. Për shembull, nëse krijoni kosto të shumta fikse (të tilla si pajisjet) dhe burime me tarifa përkatëse (dhe i përdorni ato në shumicën e projekteve), mund të ruani një shabllon vetëm me kosto fikse dhe tarifa burimesh.

Për të ruajtur një skedar si shabllon, ndiqni këto hapa:

Hapni skedarin që dëshironi të ruani dhe më pas zgjidhni Skedar → Ruaj si.

Në panelin "Ruaj dhe sinkronizoj", zgjidhni ku dëshironi të ruani shabllonin.
Mund ta ruani në SharePoint, në kompjuterin tuaj, në renë kompjuterike ose në një vendndodhje tjetër që shtoni.

Navigoni atje ku dëshironi të ruani shabllonin.
Shfaqet kutia e dialogut Ruaj si, siç tregohet.

Ruajtja e një skedari si shabllon.

Nga lista rënëse Save As Type, zgjidhni Modelin e Projektit (*.mpt).
Kini parasysh se kjo shtesë skedari nuk shfaqet nëse nuk e keni caktuar Windows që të shfaqë shtesat e skedarëve.

Klikoni butonin Ruaj.
Do t'ju kërkohet të zgjidhni llojin e të dhënave që dëshironi të hiqni nga shablloni, si p.sh. vlerat e të gjithë linjës bazë, vlerat aktuale, etj. Kontrolloni kutitë që dëshironi të ruani në shabllon dhe klikoni Ruaj.
Microsoft ruan shabllonet në dosjen qendrore të quajtur Templates.

Zotëroni Organizuesin e Projektit të Microsoft

Natyra jashtëzakonisht fleksibël e Projektit ju lejon të personalizoni shumë cilësime si tabela, filtra, pamje dhe raporte. Për shembull, mund të krijoni tabela të veçanta të të dhënave për t'u shfaqur në pamjet që përmbajnë panele fletësh. Ju gjithashtu mund të krijoni filtra, raporte dhe kalendarë të veçantë. Nëse keni ndonjë lloj jete, mund të mos dëshironi të kaloni mbrëmje duke rikrijuar të gjithë këta elementë në projektin e ardhshëm. Në vend të kësaj, përdorni Organizuesin për t'i kopjuar ato në skedarë të tjerë të Projektit.

Mund të përdorni Organizuesin për të kopjuar informacionin nga një skedar në një skedar tjetër. Ka nëntë skeda për të ndihmuar në organizimin e informacionit që mund të kopjoni:

• Pamje
• Raportet
• Modulet
• Tabelat
• Filtrat
• Kalendarët
• Hartat
• Fushat
• Grupet

Nëse dëshironi të bëni një artikull të personalizuar që keni krijuar në skedarin aktual të disponueshëm për përdorim në të gjithë skedarët e planit të projektit, përdorni Organizuesin për të kopjuar artikullin në shabllonin global Global.mpt. Edhe pse disa artikuj kopjohen në Organizator si parazgjedhje, nuk është e dëmshme të sigurohet që artikujt thelbësorë të ruhen atje.

Ndiqni këto hapa për të përdorur Organizuesin:

Hapni projektin nga i cili dëshironi të kopjoni artikujt dhe projektin ku do të kopjoni artikujt.

Në skedarin ku dëshironi të kopjoni, zgjidhni Skedar → Informacion.
Hapet pamja e prapaskenës, duke treguar zgjedhjet e përgjithshme të skedarëve.

Klikoni butonin Organizo modelin global.
Shfaqet kutia e dialogut Organizator, siç tregohet.

Kutia e dialogut Organizuesi.

Klikoni skedën për llojin e informacionit që dëshironi të kopjoni.

Në kolonën e majtë, klikoni rreshtin nga i cili do të kopjoni.
Si parazgjedhje, Projekti zgjedh shabllonin Global.mpt për listën në të majtë dhe skedarin nga i cili hapni Organizuesin për listën në të djathtë. Nëse dëshironi të kopjoni artikuj nga një skedar tjetër i hapur, zgjidhni atë duke klikuar listën rënëse poshtë listës së skedarëve në të djathtë. (Në varësi të skedës që shfaqni, lista rënëse mund të emërtohet Shikimet e disponueshme në, Grupet e disponueshme në, Raportet e disponueshme në, e kështu me radhë.)

Klikoni butonin Kopjo.
Artikulli shfaqet në listën në të djathtë.

(Opsionale) Për të riemërtuar një artikull të personalizuar që keni krijuar,
(a) Klikoni atë në listën në të djathtë dhe më pas kliko butonin Riemërto.
(b) Futni një emër të ri në kutinë e dialogut Riemërtoni që shfaqet dhe më pas klikoni butonin OK.

Për të kopjuar artikuj shtesë në të njëjtën skedë, përsëritni hapat 5 dhe 6.

Për të kopjuar një artikull në një skedë tjetër, përsëritni hapat 4–8.

Kur të përfundoni kopjimin e artikujve nga një skedar në tjetrin, klikoni butonin Mbyll (X).

Mos i riemërtoni artikujt e paracaktuar në Organizator. Riemërtimi i tyre mund të shkaktojë gabime dhe keqfunksionime, të tilla si pamundësia për të shfaqur një pamje të caktuar.