Mbajtja e shënimeve me Ditarin Outlook 2007

Gazeta në Outlook 2007 mund të jetë jashtëzakonisht e dobishme, pavarësisht nëse vendosni ta përdorni rregullisht ose rrallë. Ju nuk duhet të kufizoheni në regjistrimin e dokumenteve ose artikujve të Outlook. Ju mund të mbani gjurmët e bisedave, pyetjeve të klientëve ose çdo transaksion tjetër në të cilin kronologjia ka rëndësi. Nëse e vendosni Ditarin për shënime automatike, mund ta shpërfillni derisa të keni nevojë të shihni se çfarë regjistroi. Ju gjithashtu mund të luani kapitenin e anijes së anijes dhe të regjistroni gjithçka që bëni.

Ndonjëherë, kur dëshironi të gjeni një dokument ose një regjistrim të një bisede, nuk ju kujtohet se si e quajtët dokumentin ose ku e keni ruajtur, por ju kujtohet kur e keni krijuar ose marrë artikullin. Në këtë situatë, mund të shkoni te Ditari dhe të kontrolloni datën në të cilën ju kujtohet se keni marrë me artikullin dhe të gjeni atë që duhet të dini.

Bërja e shënimeve në ditar duke mos bërë asgjë

Cila është mënyra më e lehtë për të bërë shënime në Ditar? Mos bej gje. Pasi të jetë aktivizuar, Ditari regjistron automatikisht çdo dokument që krijoni, modifikoni ose printoni në çdo aplikacion të Microsoft Office. Ditari gjithashtu gjurmon automatikisht mesazhet me email, kërkesat dhe përgjigjet e takimeve, si dhe kërkesat dhe përgjigjet e detyrave.

Ka një kapje: Ju duhet t'i tregoni Outlook se dëshironi që regjistrimi automatik i ditarit të aktivizohet. (Të gjithë të drejtë, kështu që ju do të keni për të bërë diçka.) Për fat të mirë, në qoftë se ju nuk e keni aktivizuar funksion automatik i revistës së regjistrimit, Outlook ju pyet nëse doni të kthehet në funksion në çdo kohë që ju të klikoni në ikonën Journal.

Për të aktivizuar funksionin e regjistrimit automatik të ditarit, ndiqni këto hapa:

1. Zgjidhni Mjetet –> Opsionet.

Shfaqet kutia e dialogut Opsionet.

2. Klikoni butonin Opsionet e ditarit.

Shfaqet kutia e dialogut "Opsionet e ditarit", duke ofruar kuti kontrolli për të gjitha llojet e aktiviteteve që mund të regjistroni automatikisht — dhe emrat e të gjithë njerëzve për të cilët mund të regjistroni automatikisht transaksione, si p.sh. email.

3. Klikoni kutinë e kontrollit për artikujt dhe skedarët që dëshironi të regjistroni automatikisht dhe për kontaktet për të cilët dëshironi të regjistrohen informacionet.

Lista e njerëzve në kutinë Për këto kontakte është e njëjtë me listën e njerëzve në listën tuaj të kontakteve.

Kur shtoni emra në listën tuaj të kontakteve në modulin e kontakteve, ata emra nuk janë caktuar për regjistrim automatik në ditar. Nëse dëshironi që Ditari t'i mbajë gjurmët e tyre, atëherë keni dy mënyra për ta treguar kështu:

• Kontrolloni emrat në kutinë e dialogut Opsionet e ditarit.

• Hapni rekordin e Kontaktit, klikoni skedën Ditari dhe kontrolloni Regjistro automatikisht hyrjet e ditarit për këto kontakte.

4. Klikoni OK.

Ditari fillon menjëherë regjistrimin automatikisht të artikujve dhe skedarëve që keni zgjedhur për kontaktet që keni emërtuar.

Regjistrimi manual i një artikulli të Outlook në ditar

Nëse nuk dëshironi të rrëmoni ditarin tuaj duke regjistruar çdo gjë automatikisht, mund t'i futni manualisht artikujt e zgjedhur - thjesht tërhiqni ato te ikona e Ditarit. Për shembull, mund të mos dëshironi të regjistroni çdo transaksion me një klient të mundshëm derisa të jeni të sigurt se po bëni biznes me atë klient. Ju mund të tërhiqni mesazhet përkatëse të emailit në Ditar dhe të mbani një rekord të pyetjeve serioze. Kur filloni të bëni biznes me një klient të ri, mund të konfiguroni regjistrimin automatik.

Për të regjistruar manualisht artikujt në ditar, ndiqni këto hapa:

1. Zgjidhni Shko –> Lista e dosjeve (ose shtypni Ctrl+6).

Lista e dosjeve, e cila përfshin një ikonë të vogël për ditarin, shfaqet në gjysmën e sipërme të panelit të lundrimit.

2. Zvarriteni artikullin që dëshironi të regjistroni (si p.sh. një mesazh email) te ikona e Ditarit në Listën e Dosjeve.

Shfaqet formulari i hyrjes në ditar. Në fund të formularit, ju shihni një ikonë që përfaqëson artikullin që po regjistroni, së bashku me emrin e artikullit.

3. Plotësoni informacionin që dëshironi të regjistroni.

Ju nuk keni nevojë të regjistroni asgjë. Kutia e tekstit në fund të ekranit ju jep hapësirë ​​për të bërë një shënim për veten tuaj, nëse dëshironi ta përdorni.

4. Klikoni Save and Close.

Artikulli që keni regjistruar futet në Ditar.