Llojet e fushave dhe përdorimet në bazat e të dhënave Access 2019

Një fushë në Access 2019, ju kujtohet, është vendi ku jetojnë të dhënat tuaja. Çdo fushë përmban një pjesë të të dhënave, të tilla si Mbiemri ose Mesatarja e goditjes. Për shkak se ka shumë lloje të ndryshme informacioni në botë, Access ofron një sërë llojesh fushash për ruajtjen e tij . Në fakt, Access ju vë në dispozicion llojet e mëposhtme të fushave:

• Tekst i shkurtër
• Tekst i gjatë
• Numri
• Monedha
• AutoNumber (ky lloj i të dhënave zbatohet, si parazgjedhje, në fushën fillestare të ID-së në çdo tabelë të re)
• Data/Ora
• Po/Jo
• Kërkim & Marrëdhënie
• Tekst i pasur
• Bashkëngjitje
• Hiperlidhja
• Objekti OLE
• Llogaritur
• Magjistari i kërkimit

Llojet e sapo listuara janë ato të disponueshme për fushat që krijoni përveç asaj fushe të parë – ato që do të përmbajnë të dhënat tuaja.

Tani për tani, mjafton të thuhet se fusha e lartpërmendur AutoNumber është një fushë që përmban një numër të gjeneruar automatikisht në mënyrë që çdo rekord të jetë unik në atë që ka një AutoNumber ose ID unik .

Tani për tani, mos u shqetësoni për të kuptuar se çfarë është çdo lloj fushe ose çfarë bën në bazë të emrit të saj - unë do të shqyrtoj secilën prej tyre së shpejti. Sidoqoftë, siç mund ta shihni, lista mbulon pothuajse çdo lloj të dhënash që mund të imagjinoni. Dhe mbani mend, secila prej tyre mund të personalizohet gjerësisht, duke rezultuar në fusha që plotësojnë saktësisht nevojat tuaja.

Lista e ardhshme me pika prezanton llojet e fushave të disponueshme dhe mënyrën se si ato përdoren. Do të mësoni gjithashtu pak se si mund t'i ndryshoni ato për të përmbushur nevojat tuaja specifike:

• Tekst i shkurtër: Ruan deri në 255 karaktere teksti - shkronja, numra, shenja pikësimi dhe çdo kombinim i tyre.
• Tekst i gjatë: Ky zëvendëson llojin e fushës Memo që gjendet në versionet 2010 dhe ato të mëparshme. Një fushë e tekstit të gjatë përmban deri në 64,000 karaktere informacioni - që janë pothuajse 18 faqe tekst. Kjo është një fushë me të vërtetë e madhe teksti. Është i shkëlqyeshëm për shënime të përgjithshme, përshkrime të hollësishme dhe çdo gjë tjetër që kërkon shumë hapësirë.

Numrat në një fushë teksti nuk janë numra për t'u llogaritur; ata janë vetëm një grumbull shifrash që rrinë së bashku në një fushë. Kini kujdes nga ky fakt kur hartoni tabelat në bazën tuaj të të dhënave - nuk dëshironi të futni, të themi, një vlerë që keni ndërmend të përdorni në një fushë të llogaritur ose të nxirrni një lloj tjetër informacioni nga një raport dhe ta keni atë vlerë ruhet si tekst, duke e bërë atë të pafuqishëm si numër. Nëse të dhënat janë numerike, ruajini në atë mënyrë.

Fushat e tekstit kanë një cilësim për të cilin duhet të dini: madhësinë. Kur krijoni një fushë teksti, Access dëshiron të dijë se sa karaktere përmban fusha. Kjo është madhësia e fushës . Nëse krijoni një fushë të quajtur Emri dhe e bëni madhësinë e saj 6, Joseph përshtatet në fushë, por jo Jennifer. Ky kufizim mund të jetë problem. Një rregull i mirë i përgjithshëm është ta bëni fushën pak më të madhe nga sa mendoni se ju nevojitet. Është e lehtë ta bësh fushën edhe më të madhe në një moment të mëvonshëm nëse duhet, por është potencialisht e rrezikshme ta bësh atë më të vogël.

• Numri: Mban numra realë, të sigurt. Mund të shtoni, zbrisni dhe llogaritni rrugën drejt famës dhe pasurisë me fushat e numrave. Por nëse jeni duke punuar me dollarë dhe cent (ose paund dhe denarë), përdorni në vend të kësaj një fushë të monedhës.
• Monedha: Gjurmon paratë, çmimet, shumat e faturave, e kështu me radhë. Në një bazë të dhënash Access, paraja ndalon këtu. Për këtë çështje, kështu bëjnë lira, marka dhe jen. Nëse jeni në humor për ndonjë lloj tjetër numri, shikoni fushën Number.
• Data/Ora: Ruan kohën, datën ose një kombinim të të dyjave, në varësi të formatit që përdorni. Përdorni një fushë Data/Ora për të gjurmuar momentet e jetës. Mjaft i gjithanshëm, a?
• Po/Jo: Mban Po/Jo, E vërtetë/False dhe Aktiv/Joaktiv, në varësi të formatit që zgjidhni. Kur keni nevojë për një po ose jo të thjeshtë, kjo është fusha për t'u përdorur.
• Kërkimi dhe Marrëdhënia: Nëse dëshironi që një fushë brenda një tabele të shfaqë përmbajtjen nga një fushë në një tabelë tjetër, zgjidhni këtë si llojin e fushës. Një magjistar i thjeshtë kërkimi hapet sapo të zgjidhet ky lloj fushe, përmes të cilit ju zgjidhni tabelën dhe fushën për të kërkuar përmes kësaj fushe të re në tabelën tuaj.
• Rich Text: Keni nevojë që përmbajtja e një fushe të caktuar të formatohet pikërisht kështu? Zgjidhni këtë lloj fushe dhe formatimi i aplikuar për të dhënat në fushë (duke përdorur veglat e Formatimit të tekstit në skedën Home) do të jetë si shfaqet në ekran dhe në raporte.
• Objekt OLE: Mund të përdorni llojin e të dhënave OLE Object për të lidhur ose futur një objekt — të tillë si një fletë pune në Excel ose dokument Word — në një tabelë Access.
• Bashkëngjitje: Përdorni këtë lloj fushe për të bashkëngjitur skedarë - dokumente Word, fletë pune në Excel, prezantime në PowerPoint ose çdo lloj skedari tjetër, duke përfshirë grafikë (një foto e vullnetarit, produkti ose vendndodhje, ndoshta?) - në regjistrim.
• Hyperlink: Falë këtij lloji të fushës, Access kupton dhe ruan gjuhën e veçantë të lidhjes që e bën internetin një vend kaq të fuqishëm. Nëse përdorni Access në rrjetin e kompanisë suaj ose përdorni internetin gjerësisht, ky lloj fushe është për ju.
• Llogaritur: Përdoreni këtë lloj fushe kur dëshironi të plotësoni fushën në fjalë me rezultatin e një formule që përdor një ose më shumë fusha të tjera në të njëjtën tabelë. Për shembull, në një tabelë që përmban një listë të produkteve tuaja, fusha të tjera mund të përfshijnë çmimin dhe zbritjen. Nëse dëshironi të keni gjithashtu një fushë që llogarit çmimin e ri (Çmimi, minus Zbritja), do ta bëni atë një fushë të llogaritur. Kur e zgjidhni këtë si llojin e fushës, përdorni një nënmenu për të zgjedhur se çfarë lloj të dhënash do të strehojnë rezultatin dhe më pas shfaqet një kuti dialogu Ndërtuesi i shprehjeve, përmes së cilës vendosni formulën.

Për t'ju ndihmuar të filloni të mendoni për bazën e të dhënave dhe të dhënat tuaja dhe për të filluar të imagjinoni fushat që mund të përdorni për disa lloje të zakonshme të dhënash, kjo tabelë paraqet një ndarje të llojeve të fushave dhe mënyrave se si mund t'i përdorni ato.

Fushat e zakonshme për tabelat e përditshme

Të gjitha llojet e fushave të listuara si mostra në këtë tabelë janë me të vërtetë fusha teksti , madje edhe ato për numrat e telefonit. Kjo është për shkak se Access e sheh përmbajtjen e tyre si tekst dhe jo si një numër që mund të përdoret në një llogaritje. (Shikoni tabelën e mëposhtme për emërtimin e fushave jo-nr.)

Simbolet e ndaluara

Natyrisht, një lloj tjetër fushe (i listuar në kolonën Lloji) nuk është as një fushë teksti i shkurtër dhe as një fushë teksti i gjatë - ju gjithashtu shihni fushën e Hyperlink. Ky lloj i të dhënave konsiderohet gjithashtu tekst, por lloji i të dhënave Hyperlink ruan URL-të, si URL - jo vetëm si një varg teksti dhe shenja pikësimi.

Nëse i gjithë ky tekst kundrejt numrave po ju ngatërron, mbani mend se kompjuterët mendojnë se ka një ndryshim midis një numri (që do të përdorni në një llogaritje) dhe një vargu shifrash, të tilla si shifrat që përbëjnë një numër telefoni. Kur bëhet fjalë për lloje të ndryshme fushash teksti, është çështja se sa tekst do të ruhet në fushë dhe nëse ka nevojë për ndonjë formatim të veçantë në mënyrë që të funksionojë siç duhet në bazën e të dhënave.