Krijimi i një liste uniforme të kontakteve të biznesit në Outlook 2003

Baza e të dhënave e kontakteve të biznesit po ndryshon gjithmonë, por Outlook 2003 mund të ndihmojë në ruajtjen e rendit. Qoftë klientët apo furnitorët, njerëzit vijnë e shkojnë, numrat e telefonit ndryshojnë, njerëzit promovohen, e kështu me radhë. Mbajtja e përditësuar e listës së kontakteve është një sfidë që intensifikohet kur merrni parasysh vendndodhjen. Shumë shpesh, lista ndahet midis sistemit të faturimit, departamentit të blerjeve dhe arkivave të ndryshme të secilit shitës (Rolodex, kompjuterë me PC xhepi dhe madje edhe kartën e biznesit të harruar në sirtarin e sipërm). Pa një bazë të dhënash të përditësuar, nuk mund të komunikoni mirë me klientët tuaj.

Këtu janë disa zgjidhje të mundshme për këtë problem:

• Përdorni listën tuaj të kontakteve si bazën e të dhënave të klientëve dhe furnitorëve. Përditësoni çdo informacion kur e merrni, kur punoni vetë.

• Përdorni listën e kontakteve të një personi si listën e kompanive. Bëjeni këtë një rregull kompanie: Të gjitha përditësimet e reja që merr kushdo (si p.sh. një kartëvizitë, një telefonatë me informacione të reja ose një e-mail) shkojnë te një person qendror për përditësimin e bazës së të dhënave.

• Krijoni një listë publike në serverin Exchange dhe zgjidhni një person që të jetë mbajtësi i listës. Mund të përdorni versionin 2.0 të Business Contact Manager, i cili është një shtesë falas për Outlook në botimet e Office Professional dhe Small Business. Mund t'i ndani kontaktet dhe llogaritë e biznesit si një listë me pjesën tjetër të kompanisë suaj.

Ju duhet të përditësoni ndryshimet e adresës dhe të shtoni menjëherë informacione të reja kontakti. Opsioni i parë është i mirë kur punoni vetëm. Opsioni i dytë funksionon kur nuk keni në dispozicion një server Exchange ose nuk përdorni versionin 2.0 të Business Contact Manager. Opsioni më i mirë është i treti, sepse lista e Kontakteve është e disponueshme për të gjithë ekipin në çdo kohë, kudo me akses në Outlook Web. Thjesht shkruani kontaktet e reja në listën e kontakteve, ruani dhe më pas dërgoni si vCard te mbajtësi i listës së kontakteve si më poshtë:

1. Hapni kontaktin e ruajtur.

2. Zgjidhni Veprimet, Përpara si vCard.

Hapet një e-mail i ri me vCard të bashkangjitur.

3. Dërgojeni te mbajtësi i listës së kontakteve.

Mbajtësi i listës së kontakteve merr e-mailin dhe thjesht mund të tërhiqet dhe ta lëshojë vCard nga posta elektronike në listën e kontakteve.

Shtimi i një kontakti në këtë mënyrë regjistron automatikisht datën e krijimit të kontaktit (duke përdorur emrin e fushës Krijuar) dhe ruan një datë të fundit të modifikimit (duke përdorur fushën e Ndryshuar). Mund të personalizoni pamjen e kontakteve tuaja për të përfshirë fushat e krijuara dhe të modifikuara nëse dëshironi të mbani gjurmët e këtij informacioni.

Ka të ngjarë të merrni informacione kontakti nga disa burime, të tilla si sistemi i brendshëm i shitjeve, çdo shitës ose ekipi i menaxhimit. Lidhja e kontaktit me personin që e ka krijuar atë lehtëson gjurmimin.

Ju mund të përdorni kategoritë për t'ju ndihmuar të gjurmoni këtë informacion:

1. Krijo një kategori të re për çdo anëtar të ekipit të shitjeve.

2. Futni një kontakt të ri në listë.

3. Me kontaktin e hapur, klikoni butonin Kategoritë.

Shfaqet kutia e dialogut Kategoritë.

4. Zgjidhni kategorinë Emri i dërguesit dhe ruani kontaktin.

Kontakti lidhet me burimin e tij.