Krijimi i një fushe të llogaritur me Access 2007

Një fushë e llogaritur merr informacion nga një fushë tjetër në bazën e të dhënave të Microsoft Access 2007 dhe kryen disa aritmetikë për të nxjerrë informacione të reja. Në fakt, një fushë e llogaritur mund të marrë të dhëna nga më shumë se një fushë dhe të kombinojë informacionin për të krijuar një fushë krejtësisht të re nëse kjo është ajo që dëshironi. Mund të kryeni aritmetikë të thjeshtë, si mbledhja dhe shumëzimi, ose të përdorni funksionet e integruara të Access, si Shuma dhe Mesatarja (mesatare), për llogaritje më të vështira.

Hapi i parë kur krijoni një fushë të llogaritur (e njohur edhe si shprehje nga Access) në një pyetje është përfshirja e tabelave që përmbajnë fushat që ju nevojiten për llogaritjen tuaj. Access nuk mund t'i tërheqë numrat nga ajri për llogaritjen, kështu që duhet të siguroheni që fushat që përmbajnë numrat të jenë të pranishme në pyetjen tuaj.

Access përdor një sintaksë të veçantë për ndërtimin e fushave të llogaritura. Ja se si të krijoni një fushë të llogaritur:

1. Klikoni një kolonë boshe në rreshtin Field të rrjetit të pyetjeve.

Kursori i mirë i vjetër do të pulsojë në rresht. Access i vendos rezultatet e llogaritjes në të njëjtin pozicion rrjeti si vetë llogaritja, kështu që nëse llogaritja qëndron në kolonën e tretë të rrjetit tuaj të pyetjeve, rezultatet e llogaritjes do të jenë gjithashtu në kolonën e tretë.

2. Futni një emër për llogaritjen tuaj të ndjekur nga dy pika (:).

Qasja do t'i referohet kësaj llogaritjeje tani e tutje me çdo gjë që futni përpara dy pikave. Mbajeni atë të shkurtër dhe të ëmbël, si shuma ose taksa, kështu që është më e lehtë t'i referoheni më vonë. Nëse nuk e emërtoni llogaritjen tuaj, Access do të vendosë Expr gjenerike (të ndjekur nga një numër) si emër të saj. Duhet të quhet diçka, kështu që pse jo Expr1 ose Expr2, apo jo?

3. Futni llogaritjen tuaj, duke zëvendësuar emrat e fushave për numrat aktualë aty ku është e nevojshme.

Nuk është e nevojshme të përdorni ekskluzivisht emrat e fushave në llogaritjet tuaja. Ju gjithashtu mund të futni formula me numra, si kjo:

Tatimi: Sasia * Çmimi Njësi * .06

Nëse emri i një fushe përmban më shumë se një fjalë, vendosni kllapa katrore rreth saj. Access trajton çdo gjë tjetër që gjen në llogaritje si një konstante (e cila është gjuha matematikore sepse është ajo që është dhe nuk ndryshon kurrë ). Nëse emri i fushës nuk përmban hapësira, Access do të vendosë kllapat katrore për ju pasi të vendosni emrin e fushës. Kjo është arsyeja pse duhet të përdorni gjithmonë emra fushash me një fjalë - në mënyrë që të mos keni nevojë të shkruani ato kllapa katrore të mallkuara.

Kur krijoni formula, mbani parasysh këto udhëzime të përgjithshme:

• Ju duhet të shkruani manualisht emrat e fushave dhe konstantat në formulën tuaj. Nuk mund të tërhiqni dhe lëshoni gjëra nga lista e tabelave.

• Mos u shqetësoni nëse llogaritja juaj kalon skajin e kutisë Field. Access kujton ende gjithçka, edhe nëse nuk shfaqet në ekran.

• Për ta bërë më të gjerë kolonën e pyetjes, drejtojeni treguesin e miut në vijën në anën e djathtë të shiritit të hollë mbi hyrjen e llogaritjes. Kur e kapni direkt mbi vijë, treguesi ndryshon në një vijë me një shigjetë horizontale përmes saj. Kur kjo të ndodhë, klikoni dhe tërhiqni miun në të djathtë. Ndërsa bëni, kolona zgjerohet sipas lëvizjeve tuaja. Për të përshtatur gjerësinë në madhësinë e duhur, poziciononi miun për të përmasuar kolonën siç përshkruhet më sipër dhe pastaj klikoni dy herë!

• Nëse është një llogaritje vërtet, vërtet, shumë e gjatë, shtypni Shift+F2 ndërsa kursori është diku në llogaritje.

• Kjo hap kutinë e dialogut Zoom në mënyrë që të mund të shihni dhe modifikoni lehtësisht gjithçka në një dritare kërcyese.

Kur kryeni një pyetje që përmban një llogaritje, Access

• Prodhon një fletë të dhënash që tregon fushat që keni specifikuar

• Shton një kolonë të re për secilën fushë të llogaritur