Krijimi i linjave bazë jashtë të dhënave të shitjeve

Ju duhet një mënyrë për të përmbledhur të dhënat individuale të shitjeve në një bazë për parashikimin. Shumica e kompanive që janë në biznesin e shitjes së produkteve dhe shërbimeve regjistrojnë shitjet e tyre në baza ditore, pavarësisht nëse regjistrojnë të ardhura ose numrin e njësive që janë shitur.

Zakonisht mund të dalloni nga sistemi i tyre i kontabilitetit të korporatës se sa dollarë sollën më 4 maj dhe më 12 tetor, ose sa miniaplikacione shitën më 8 shkurt dhe më 25 gusht.

Sistemi i kontabilitetit zakonisht shpërthen në shitje individuale. Pra, nëse kompania ka bërë dhjetë shitje më 3 qershor, do të shihni një rekord të ndryshëm për secilën nga dhjetë shitjet. Të shohësh këto shitje një nga një është e mrekullueshme nëse je një kontabilist, ose nëse ke ndonjë arsye tjetër për të pasur nevojë për informacion në lidhje me shitjet individuale, ose nëse ke probleme me gjumin. Por nëse jeni duke parashikuar, të dhënat individuale janë një telash.

Merrni parasysh idetë e mëposhtme ndërsa vendosni mënyrën më të mirë për të përmbledhur të dhënat tuaja të shitjeve:

• Ju nuk keni nevojë për të dhëna individuale të shitjeve. Nëse kompania juaj bëri tre shitje më 5 janar - një për 2,500 dollarë, një tjetër për 8,650 dollarë dhe një tjetër për 4,765 dollarë - një fakt i rëndësishëm që dëshironi të dini është se, më 5 janar, keni sjellë 15,915 dollarë.
• Ju nuk parashikoni shitje në baza ditore. Nëse kompania juaj është si shumica, keni nevojë për një pamje më të madhe. Për të planifikuar nivelet e inventarit, për të vendosur se sa shitës ka nevojë kompania juaj dhe për të kuptuar se çfarë mund të prisni në të ardhura dhe cili do të jetë detyrimi tatimor i kompanisë suaj, ju duhet një periudhë më e gjatë kohore si një muaj ose një çerek për parashikimin tuaj.
• Ju duhet të përputhni gjatësinë e periudhës suaj kohore me arsyet tuaja për parashikim. Periudhat tipike kohore janë një muaj, një çerek ose një vit, në varësi të arsyes pse po parashikoni. Për blerjen e materialeve, mund të dëshironi të parashikoni shitjet tuaja për muajin e ardhshëm. Për të vlerësuar fitimet, mund të dëshironi të parashikoni shitjet tuaja për tremujorin e ardhshëm. Për vendimet e punësimit, mund të dëshironi të parashikoni shitjet tuaja për vitin e ardhshëm.

Çështja është se nëse do të parashikoni shitjet për muajin tjetër, duhet të organizoni bazën tuaj në muaj: sa keni shitur në janar, në shkurt, në mars, e kështu me radhë. Nëse do të parashikoni shitjet për tremujorin e ardhshëm, atëherë kështu duhet të organizoni bazën tuaj: sa keni shitur në tremujorin e parë, në tremujorin e dytë, në tremujorin e tretë, e kështu me radhë.

Ju duhet një bazë shumë më e gjatë se vetëm tre periudha për të bërë një parashikim që nuk do t'ju vërë në siklet.

Tabelat kryesore të Excel-it janë ideale për t'ju ndihmuar të grumbulloni të dhënat tuaja të shitjeve për të krijuar një bazë për parashikimin. Ju ushqeni të dhënat tuaja të papërpunuara të shitjeve në Excel, ku mund të ndërtoni tabela kryesore në dy mënyra kryesore:

• Nga një tabelë Excel: Supozoni se departamenti juaj i Kontabilitetit ose i IT-së mund t'ju dërgojë të dhënat e shitjeve në një format kopje të butë, si një skedar .csv (vlera të ndara me presje). Ju mund t'i ngjitni ato të dhëna në një libër pune në Excel si një listë, ta konvertoni atë listë në një tabelë dhe të bazoni një tabelë kryesore mbi të.
• Nga (çfarë quan Excel) të dhënat e jashtme : Me fjalë të tjera, të dhënat themelore, shifrat individuale të shitjeve, nuk ruhen në një fletë pune në Excel. Ato mbahen në një bazë të dhënash të veçantë ose një skedar teksti ose edhe në një libër tjetër pune në Excel.

Ndërtimi i tabelave tuaja kryesore mbi të dhënat e jashtme mund të jetë i dobishëm, sepse të dhënat e shitjeve zakonisht përditësohen në mënyrë rutinore në burimin e jashtëm të të dhënave (në praktikë, kjo është shpesh një bazë të dhënash e vërtetë relacionale, ndryshe nga një skedar i sheshtë si një listë ose tabelë standarde Excel). Pastaj, kur dëshironi të përditësoni parashikimin tuaj, nuk keni nevojë të merrni dhe ngjisni të dhëna të reja në librin tuaj të punës. Tabela kryesore mund të përditësohet automatikisht nga burimi i jashtëm i të dhënave.