Krijimi dhe menaxhimi i detyrave në Outlook

Ju mund të përdorni dritaren Tasks në Outlook për të parë se çfarë duhet të bëni, kur duhet ta bëni dhe nëse duhet ta kishit bërë pak kohë më parë. Në listën e dritares së detyrave, datat e duhura tregojnë qartë se sa me zgjuarsi është duke u plasaritur kamxhiku dhe sa afër jeni me përmbushjen ose mungesën e afateve. Një vijë gri shfaqet nëpër detyrat që përfundoni. Detyrat e vonuara shfaqen me të kuqe.

Futja e një detyre në dritaren Tasks

Outlook ofron dy mënyra për të futur një detyrë në dritaren Tasks:

Mënyra e shpejtë: Ndiqni këto hapa për të futur shpejt një detyrë:

1. Klikoni në krye të dritares ku thotë "Kliko këtu për të shtuar një detyrë të re".

2. Shkruani disa fjalë për të përshkruar detyrën.

3. Fusni datën e afatit në kutinë e datës së caktuar.

Për të futur datën, shkruani vetë ose hapni kalendarin me zbritje dhe zgjidhni një datë atje.

Mënyra më e ngadaltë, por e plotë: Nëse dëshironi ta rregulloni siç duhet detyrën tuaj, ndiqni këto hapa:

1. Klikoni butonin New, shtypni Ctrl+N ose zgjidhni Veprim –> Detyrë e re.

Ju shikoni formularin e detyrës. Ky formular ka vende ku mund të futni të gjitha llojet e informacionit në lidhje me detyrën tuaj.

2. Në formularin Task, përshkruani detyrën.

3. Futni datat e fillimit dhe afatit.

4. Përshkruani statusin e detyrës.

5. Përcaktoni detyrën.

6. Shënoni shënimet për detyrën.

7. Klikoni butonin Ruaj dhe Mbyll kur të përfundoni përshkrimin e detyrës.

Duke klikuar butonin Recurrence në formularin Task, mund të futni një detyrë që përsëritet vazhdimisht. Në kutinë e dialogut Përsëritja e detyrës, përshkruani sa shpesh përsëritet detyra. Outlook shënon detyrat e përsëritura në dritaren e Detyrave me një ikonë të pazakontë. Duket si një tastierë me një copë letër higjienike të ngjitur në të.

Përdorni skedën Detajet në formularin Task për të gjurmuar orët në të cilat punoni në një projekt, kompanitë për të cilat punoni dhe sa milje keni hyrë duke shkuar përpara në punën tuaj.

Trajtimi dhe menaxhimi i detyrave

Kur të vijë koha për të menaxhuar detyrat në dritaren e Detyrave, duhet të jeni një menaxher i ashpër. Këtu janë disa këshilla për trajtimin dhe menaxhimin e detyrave:

• Shënimi i një detyre si të përfunduar: Klikoni kutinë e kontrollit pranë emrit të detyrës në dritaren e Detyrës. Outlook tërheq një vijë përmes detyrave të përfunduara.

• Fshirja e një detyre: Zgjidhni detyrën dhe klikoni butonin Fshi ose shtypni Ctrl+D.

• Redaktimi i një detyre: Klikoni dy herë një detyrë në dritaren Task për të hapur formularin e detyrës dhe për të ndryshuar të dhënat atje.

Outlook ofron një sërë teknikash për gjetjen e detyrave në një dritare të mbushur me njerëz:

• Ndryshoni pamjet në dritaren e Detyrës: Hapni menynë rënëse "Pamja aktuale" dhe zgjidhni pamjen që ka shumë të ngjarë të shfaqë detyrën që po kërkoni.

• Kategorizimi i detyrave: Caktoni detyra kategorive dhe zgjidhni Sipas kategorisë në menunë rënëse "Pamja aktuale" për të rregulluar detyrat sipas kategorisë.

• Përdorni komandën Find: Nëse më keq vjen më keq, gjithmonë mund të përdorni komandën Find për të gjetur një detyrë të humbur.