Konvertimi dhe ndarja e skedarëve të Office 2019

Kur ndani një kopje elektronike të punës suaj të Office 2019, si p.sh. përmes bashkëngjitjes së emailit , ka një problem nëse marrësi juaj nuk ka të njëjtin aplikacion në të cilin mund ta shikojë atë. Për shembull, nëse i dërgoni një prezantim në PowerPoint një miku që nuk ka PowerPoint, ai mund të mos jetë në gjendje ta hapë atë.

Ekzistojnë dy mënyra themelore për të zgjidhur problemet e papajtueshmërisë: Ose marrësi merr një aplikacion që mund të shikojë skedarët, ose dërguesi (që jeni ju) mund ta ruajë skedarin në një format që marrësi mund ta shikojë tashmë.

Nëse do ta trajtoni problemin nga ana e marrësit, mënyra më e lehtë është që marrësi të përdorë aplikacionin falas të bazuar në ueb PowerPoint . (Kërkohet një llogari e Microsoft, e cila është falas.) Versionet e bazuara në ueb të Word, Excel, PowerPoint, Outlook dhe OneNote janë të gjitha të disponueshme. Ato nuk janë aq të plota sa origjinalet, por funksionojnë mirë për të parë dhe për të bërë modifikime të thjeshta. Nëse po kërkoni zgjidhjen nga ana e dërguesit, së pari zbuloni se cilat formate skedari ose aplikacione përdor marrësi juaj dhe më pas përcaktoni një format skedari që përputhet në të cilin aplikacioni juaj do të ruajë. Ju i gjeni formatet e skedarëve të disponueshëm për aplikacionin tuaj nëpërmjet Ruajtjes Si kuti dialogu, nga e cila mund të zgjidhni një lloj skedari të ndryshëm.

Për skedarët e tekstit, Rich Text Format (.rtf) është një zgjedhje e shkëlqyer. Është një format pothuajse universal që mund ta hapë pothuajse çdo program për përpunimin e tekstit dhe përdoruesit e Word-it zakonisht e ruajnë në atë format kur duan të shkëmbejnë dokumente me dikë që përdor një program shumë të vjetër ose të errët të përpunimit të tekstit që nuk mbështet skedarët Word. Imazhi më poshtë tregon RTF të zgjedhur si format skedari në Microsoft Word.

Ndryshimi në një format tjetër skedari mund të rezultojë në humbjen e disa formatimit. Disa veçori në aplikacionet e Office 2019 funksionojnë vetëm kur dokumentet ruhen në formatin origjinal të aplikacionit, të tilla si fushat plotësuese, makro, lloje të caktuara të veprave artistike të redaktueshme dhe tema të formatimit. Kjo është arsyeja pse shumica e njerëzve nuk ruajnë në formate të tjera nëse nuk është e nevojshme.

Nëse marrësi nuk do të ketë nevojë të modifikojë dokumentin, mund të jetë mundësia juaj më e mirë ta ruani atë në një format të veçantë të krijuar për ndarjen vetëm për lexim të faqeve të shtruara: një gjuhë përshkrimi i faqes . Në këtë mënyrë, marrësi e sheh faqen pikërisht ashtu siç e keni menduar, pa pasur nevojë të gjejë dhe shkarkojë një shikues të veçantë për atë lloj skedari specifik.

Office 2019 mbështet dy gjuhë kryesore të përshkrimit të faqeve:

• PDF: Një format i krijuar nga Adobe, i përdorur gjerësisht në të gjithë internetin për shpërndarjen e dokumenteve. Nuk vjen me Windows, por një lexues për këtë format - Adobe Reader - është falas për të shkarkuar Adobe . Shumica e shfletuesve të internetit do të shfaqin gjithashtu skedarë PDF.
• XPS: Një format i krijuar nga Microsoft, i mbështetur në mënyrë origjinale në Windows Vista dhe më lart. Kushdo që ka Windows Vista ose më vonë e ka tashmë këtë shikues të disponueshëm.

Mund të ruani në format PDF ose XPS direkt nga brenda një aplikacioni. Ndiqni këto hapa:

Zgjidhni Skedar → Ruaj si dhe më pas shfletoni në vendndodhjen e dëshiruar të ruajtjes.

Në kutinë e dialogut "Ruaj si", nga lista "Ruaj si lloj", zgjidhni dokumentin PDF ose XPS.

Kutia e dialogut ndryshon për të shfaqur disa kontrolle shtesë.

Në vend që të ndiqni hapat 1-2, mund të zgjidhni Skedar → Eksporto → Krijo dokument PDF/XPS → Krijo PDF/XPS.

(Opsionale) Ndryshoni emrin e skedarit nëse dëshironi. Si parazgjedhje, është i njëjti emër si skedari i të dhënave me të cilin po punoni.

Bëni një Optimize për përzgjedhje.

• Për dokumentet që mund të printohen gjithashtu në letër, zgjidhni Standard (parazgjedhja).
• Për dokumentet që do të ndahen vetëm në internet, zgjidhni "Madhësia minimale".

Klikoni Ruaj.

Skedari i ruajtur hapet në programin e tij origjinal, i cili është ose Adobe Reader (format PDF) ose XPS Viewer ose Internet Explorer (format XPS).