Hyni në 2013 Gjithçka-në-Një për fletën e mashtrimit të LuckyTemplates

Access 2013 e bën të lehtë menaxhimin e të dhënave tuaja, duke kombinuar një ndërfaqe vizuale me fuqinë e një baze të dhënash relacionale. Zbuloni se si t'i organizoni të dhënat në tabela, të hartoni forma dhe raporte për modifikimin dhe paraqitjen e informacionit dhe të krijoni pyetje për zgjedhjen dhe kombinimin e informacionit. Hapat e ardhshëm janë shkrimi i makrove dhe skripteve të Visual Basic për Aplikacione (VBA) për ta bërë bazën e të dhënave tuaja të zgjuara dhe përdorimi i SharePoint për të publikuar të dhënat në ueb.

Dizajnimi i një baze të dhënash relacionale në Access 2013

Kur përdorni një program bazë të dhënash si Access 2013, nuk mund të filloni thjesht të futni të dhëna. Në vend të kësaj, ju duhet të krijoni një dizajn relacional të bazës së të dhënave, duke e ndarë informacionin tuaj në një ose më shumë tabela, secila e përbërë nga fusha (të cilat janë si kolonat në një spreadsheet). Tabelat janë të lidhura me lidhje relacionale, në të cilat një fushë në një tabelë përputhet (lidhet me) një fushë në një tjetër. Këtu është ideja e përgjithshme:

Identifikoni të dhënat tuaja.

Bëni një listë të fushave të mundshme (pjesë informacioni), duke përfshirë tekstin, numrat, datën, e vërtetë/false dhe lloje të tjera të dhënash.

Eliminoni fushat e tepërta.

Mos ruani të njëjtin informacion në më shumë se një vend. Nëse mund të llogarisni një fushë nga një tjetër, ruani vetëm një. (Ruaj datëlindjen ose moshën, por jo të dyja, për shembull.)

Organizoni fushat në tabela.

Gruponi fushat tuaja sipas asaj që përshkruajnë në mënyrë që secili grup të bëhet një tabelë. Një bazë të dhënash për hyrjen e porosive për një dyqan mund të ketë një tabelë për klientët, një për produktet dhe një për porositë.

Shtoni tabela për kodet dhe shkurtesat.

Planifikoni të përfshini një tabelë me emrat e shteteve dhe kodet me dy shkronja, dhe një tabelë të çdo kodi ose shkurtimi tjetër që planifikoni të përdorni në bazën e të dhënave. Ju do t'i përdorni këto tabela për të krijuar menutë rënëse të vlerave që mund të zgjidhni kur futni regjistrime.

Zgjidhni një çelës kryesor për secilën tabelë.

Çelësi kryesor është fusha që identifikon në mënyrë unike çdo rekord në tabelë. Mund t'i thoni Access-it të caktojë një numër unik ID për çdo regjistrim duke përdorur një fushë AutoNumber.

Lidhni tabelat.

Shihni cilat tabela përmbajnë fusha që përputhen me fushat në tabela të tjera. Në një bazë të dhënash të hyrjes së porosive, tabela e porosive duhet të përmbajë një fushë që identifikon klientin që ka bërë porosinë - një fushë që përputhet me fushën e çelësit kryesor në tabelën "Klientët". Shumica e marrëdhënieve janë një me shumë , në të cilat një rekord në një tabelë mund të përputhet me më shumë se një (ose asnjë) regjistrim në një tabelë tjetër.

Këshilla për zgjedhjen e llojeve të fushave në Access 2013

Kur dizajnoni një bazë të dhënash në Access 2013, ju vendosni se çfarë lloji do të jetë secila fushë. Access ofron 12 lloje fushash për ju që të zgjidhni. Zgjidhni llojin e fushës që përshkruan më mirë të dhënat që dëshironi të ruani në fushë dhe që funksionon për llojin e analizës që ju nevojitet për të përdorur fushën. Këtu janë këshilla se kur të përdorni cilin lloj fushe.

Shkurtoret e tastierës së Handy Access 2013

Disa njerëz preferojnë të përdorin tastierën sesa miun, dhe Access 2013 ka shumë shkurtore të tastierës për ata njerëz. Shkurtoret e mëposhtme të tastierës janë veçanërisht të dobishme në Access 2013. Disa tastierë funksionojnë kudo në Access 2013; të tjerët punojnë vetëm në pikëpamje specifike, siç u përmend.

Secrets of Access 2013 Dizajni i bazës së të dhënave

Këtu janë Pesë Urdhërimet e dizajnit të bazës së të dhënave, pavarësisht nëse përdorni Access 2013 ose një program tjetër të bazës së të dhënave. Një bazë të dhënash e dizajnuar mirë e bën më të lehtë ruajtjen e të dhënave tuaja.

• Ruani informacionin aty ku i takon, jo aty ku shfaqet. Vendi ku ruani informacionin nuk ka të bëjë fare me vendin ku shfaqet. Në një spreadsheet, ju shkruani informacionin ku dëshironi që ai të shfaqet kur printoni fletëllogaritjen, por bazat e të dhënave funksionojnë ndryshe. Në një bazë të dhënash, ju ruani informacionin në tabela bazuar në strukturën e informacionit. Një pjesë e informacionit mund të shfaqet në shumë raporte, por ju e ruani atë vetëm në një fushë në një tabelë.

• Ruani informacionin ashtu siç ekziston në të vërtetë, jo siç dëshironi të shfaqet në një raport specifik. Ky rregull është një pasojë e rregullit të parë. Nëse dëshironi që titujt e librave të shfaqen me të gjitha shkronjat e mëdha (kapitale) në porositë tuaja të blerjes, Access mund t'i shkruash titujt për ju. Ruani titujt e librave me shkronja të drejta të mëdha, në mënyrë që të mos ngecni t'i keni me shkronja të mëdha në çdo raport. Access ka shumë funksione të integruara që mund të rregullojnë mënyrën e formatimit të tekstit, numrave dhe datave.

• Shmangni mbeturinat brenda, mbeturinat jashtë (GIGO). Nëse nuk shqetësoheni për të krijuar një dizajn të mirë dhe të arsyeshëm për bazën tuaj të të dhënave - dhe nëse nuk jeni të kujdesshëm për të futur të dhëna të sakta dhe të pastra - baza e të dhënave juaj do të përfundojë plot me mbeturina. Një bazë të dhënash e dizajnuar mirë është më e lehtë për t'u mirëmbajtur sesa një e dizajnuar keq, sepse çdo pjesë e informacionit ruhet vetëm një herë, në një fushë të emërtuar qartë në një tabelë të emërtuar qartë, me rregullat e duhura të vlefshmërisë. Po, tingëllon si shumë punë, por pastrimi i një baze të dhënash prej 10,000 regjistrimesh të pasakta është (të falni nënvlerësimin) edhe më shumë punë.

• Ndani të dhënat tuaja nga programet tuaja. Nëse krijoni një bazë të dhënash për t'u ndarë ose për t'u shpërndarë njerëzve të tjerë, ruani të gjitha tabelat në një bazë të dhënash (fundi i pasëm) dhe të gjitha objektet e tjera në një bazë të dhënash tjetër (fundi i përparmë). Pastaj mund t'i lidhni këto dy baza të të dhënave për të funksionuar gjithçka. Ndarja e tabelave nga çdo gjë tjetër e riorganizon të gjithë rigmarolën e përditësimit të pyetjeve, formularëve, raporteve dhe gjërave të tjera më vonë pa i shqetësuar të dhënat në tabela.

• Rezervo herët dhe shpesh. Mirë, kjo këshillë nuk ka të bëjë me dizajnin, por është shumë e rëndësishme për t'u anashkaluar: Bëni një kopje rezervë të bazës së të dhënave tuaja çdo ditë. Me fat, zyra juaj tashmë ka një sistem rezervimesh të rregullta (ndoshta gjatë natës) që përfshin bazën e të dhënave tuaja. Nëse jo, bëni një kopje rezervë të bazës së të dhënave tuaja në intervale të rregullta dhe sigurisht bëni një kopje rezervë përpara se të bëni ndonjë ndryshim të madh. Mbani disa kopje rezervë, jo vetëm atë më të fundit, në rast se kërkon pak kohë për të zbuluar një problem.

Gjetja e mjetit të aksesit të duhur 2013 për mbajtjen e mbeturinave jashtë

Nëse të dhënat që futen në bazën tuaj të të dhënave përmes tabelave dhe formularëve janë mbeturina, çdo rezultat ose analizë që bëni me pyetje dhe raporte do t'ju japë gjithashtu mbeturina. Për fat të mirë, Access ofron shumë mjete për t'ju ndihmuar të siguroheni që të dhënat që shkojnë në secilën fushë janë të dhënat që supozohet të shkojnë në atë fushë. Ju mund të gjeni shumë nga mjetet që mbajnë mbeturinat jashtë në pamjen "Table Design":

• Lloji i të dhënave: Përdorni llojin e saktë të të dhënave për të parandaluar futjen e të dhënave të llojit të gabuar.

• Madhësia e fushës: Kjo veti kufizon numrin e karaktereve. Nëse e dini se një fushë nuk duhet të kalojë kurrë katër karaktere, për shembull, vendosni madhësinë e fushës në 4.

• Formati: Kjo veti i bën të dhënat të duken të drejta. Mund ta ndryshoni tekstin në të gjitha shkronjat e mëdha ose me shkronja të vogla, për shembull.

• Maska hyrëse: Një maskë hyrëse kufizon informacionin e lejuar në një fushë duke specifikuar se cilat karaktere mund të futni. Përdorni një maskë hyrëse kur e dini formën që duhet të marrin të dhënat - nëse një numër porosie ka dy shkronja të ndjekura nga katër shifra, për shembull. Numrat e telefonit dhe kodet postare janë shembuj të tjerë të fushave në të cilat maskat hyrëse janë të dobishme. Maskat hyrëse punojnë me veçorinë e fushës Format.

• Vlera e paracaktuar: Kjo veti përcakton një vlerë që shfaqet si parazgjedhje nëse nuk futet asnjë vlerë tjetër. Vlera e paracaktuar shfaqet në fushë derisa të futet një vlerë tjetër.

• Rregulli i verifikimit të fushës ose regjistrimit : Të dhënat duhet ta kalojnë këtë rregull përpara se të futen. Kjo veçori funksionon me rregullin e veçorisë së tekstit të verifikimit.

• Kërkohet: Kjo veti specifikon që fusha duhet të ketë një vlerë që ju të ruani rekordin. Kur nuk futet asnjë vlerë, Access nuk krijon një regjistrim të ri kur shtypet Tab ose Enter dhe butoni i regjistrimit të ri është gri.

• Lejo gjatësinë zero: Kjo veçori specifikon nëse lejohet një hyrje me gjatësi zero si "" (thonjëza pa hapësirë ​​midis tyre) (vetëm për fushat "Tekst", "Tekst i gjatë" dhe "Hiperlidhja"). Një fushë me gjatësi zero ju lejon të bëni dallimin midis informacionit që nuk ekziston dhe një vlere nule (bosh) që nuk dihet ose nuk është futur. Kur vendoset ky opsion, ai lejon një varg me gjatësi zero në një fushë të kërkuar. Ju mund të dëshironi të përdorni një maskë hyrëse për të bërë që një fushë me gjatësi zero të duket e ndryshme nga një vlerë zero kur të dyja lejohen.

• Indeksuar: Kur zgjidhni të indeksoni një fushë, mund të specifikoni që nuk lejohen vlera të kopjuara në fushë. Kjo pronë është gjithashtu e aksesueshme nga pamja e të dhënave; është një kuti kontrolli në skedën e të dhënave të Shiritit.

• Fushat e kërkimit: Kjo veti i lejon përdoruesit të zgjedhë një vlerë për një fushë që është e ruajtur në një fushë tjetër, duke eliminuar kështu shumë gabime drejtshkrimore dhe duke standardizuar opsionet për këtë fushë. Përdorni magjistarin e kërkimit për të krijuar një fushë kërkimi.

Përdorimi i Visual Basic për aplikacione në mënyrë efikase në Access 2013

Kur jeni duke automatizuar një aplikacion të bazës së të dhënave Access 2013 duke përdorur Visual Basic për Aplikacione (VBA), mund të humbni me një faqe të zbrazët për të filluar të shkruani kodin. Ku filloni? Këtu janë disa udhëzime të thjeshta për t'u ndjekur që do t'ju bëjnë të shkruani kodin VBA si një profesionist:

Merr ndihme.

Shtypni F1 në çdo kohë për të nisur ndihmën e Microsoft Access, ku mund të shihni shembuj të kodit VBA.

Përdorni Shfletuesin e Objekteve.

Shfletuesi i objekteve ju lejon të eksploroni vetitë dhe metodat e objekteve në VBA. Në Redaktuesin Visual Basic, zgjidhni View, pastaj Object Browser ose thjesht shtypni F2.

Merrni më shumë ndihmë.

Sigurisht, mjetet e integruara të ndihmës brenda VBA janë të mrekullueshme, por mund të përdorni gjithashtu shfletuesin tuaj të preferuar për të kërkuar në internet për ndihmë në shkrimin e kodit VBA. Ju madje mund të gjeni shembuj që mund të vidhni - ose të huazoni - për projektin tuaj.

Trajtoni gabimet tuaja.

Edhe programuesi më i përsosur nuk mund t'i ndalojë gabimet që të ndodhin, por ai ose ajo mund t'i ndalojë ata që të ndalojnë një program. Përdorni trajtimin e integruar të gabimeve të VBA me deklaratat On Error Goto dhe Resume për të bllokuar gabimet dhe për të ndryshuar rrjedhën e programit në mënyrë që aplikacionet tuaja të mos i zhgënjejnë njerëzit që i përdorin ato.

Përdorni funksionet dhe nënprocedurat.

Përdorni funksione dhe nënprocedura për të trajtuar detyrat që do të kryhen nga fusha të ndryshme të programit tuaj. Si rregull i përgjithshëm, nëse e gjeni veten duke kopjuar dhe ngjitur kodin nga një zonë e një programi në tjetrën, mund të dëshironi ta vendosni atë kod në procedurën e vet.

Konvertoni makro në kodin VBA.

Projektuesi makro në Access 2013 ju lejon të zgjidhni midis listave të detyrave të paracaktuara për të automatizuar aplikacionin tuaj. Ndërtoni një makro që bën atë që dëshironi dhe më pas konvertoni atë makro në kodin VBA në mënyrë që të shihni se si do të dukej nëse do ta shkruanit nga e para.

Ndarja e të dhënave me programe të tjera nga brenda Access 2013

Access 2013 është një aplikacion i shkëlqyer i bazës së të dhënave më vete, por gjithashtu luan mirë me të tjerët, duke ju lejuar të shfaqni dhe të merrni të dhëna nga disa programe të tjera. Nëse një program mbështet Visual Basic për Aplikacione (VBA), mund ta kontrolloni atë nga Access. Këtu është një listë e shkurtër e aplikacioneve me të cilat mund të kontrolloni dhe të ndani të dhëna:

• Microsoft Excel: Shumë përdorues të Excel përfundojnë duke u përfshirë me Access sepse kanë nevojë për më shumë strukturë për ruajtjen e të dhënave të tyre. Megjithatë, disa nga këta njerëz nuk e bëjnë hapin drejt Accessit, kështu që ekziston ende një lidhje e fortë midis Access dhe Excel. Mund të përdorni një spreadsheet Excel si tabelë në Access ose të merrni plotësisht kontrollin e një aplikacioni Excel nga VBA.

• Microsoft SQL Server: SQL Server është si Qasja në steroid - të paktën nga pikëpamja e tabelës dhe e pyetjeve. Mund t'i zhvendosni të dhënat tuaja nga Access në SQL Server për të përmirësuar shpejtësinë dhe performancën kur përdorni sasi të mëdha të dhënash. Pasi të dhënat janë në SQL Server, mund të ndërtoni formularët, raportet, makro dhe modulet tuaja të Accessit për të përdorur të dhënat nga SQL Server.

• Microsoft Word: Shumica e njerëzve që përdorin Access kanë përdorur gjithashtu Word. Pavarësisht nëse jeni duke shkruar një letër ose duke bërë një listë detyrash për të bërë, Word është vendi ku mund të jeni mësuar të ktheheni. Ju gjithashtu mund të përdorni Word-in si një mjet raportimi, ku mund të krijoni faqeshënues për të vendosur të dhëna nga Access dhe dikush tjetër – i cili mund të mos jetë i njohur me Access-in – mund të modifikojë informacionet e tjera në dokumentin Word.

• Microsoft SharePoint: SharePoint është vizioni i Microsoft për ndarjen dhe bashkëpunimin me të dhënat në ueb. Nga Access 2013, mund të ndani të dhëna me një server SharePoint. Madje mund të krijoni një aplikacion të personalizuar ueb që ruan tabelat, pyetjet, formularët (si pamje) dhe makrotë e Accessit në një server SharePoint 2013 dhe ju lejon juve ose kujtdo tjetër që të përdorni këto forma në ueb — të gjitha pa instaluar Access 2013.

• Microsoft Outlook: Outlook është më shumë se thjesht një mjet e-mail; është gjithashtu një sistem i menaxhimit të kontakteve. Mund të ndani informacionin e kontaktit, kalendarit dhe detyrës me aplikacionin tuaj Access në mënyrë që t'ju duhet t'i vendosni ato vetëm në një vend.