Hyni në 2010 Gjithçka-në-Një për Fletën e Mashtrimit të LuckyTemplates

Si të hartoni një bazë të dhënash relacionale në Access 2010

Kur përdorni një program bazë të dhënash si Access 2010, nuk mund të filloni thjesht të futni të dhëna. Në vend të kësaj, ju duhet të krijoni një dizajn relacional të bazës së të dhënave, duke e ndarë informacionin tuaj në një ose më shumë tabela, secila e përbërë nga fusha (të cilat janë si kolonat në një spreadsheet). Tabelat lidhen duke përdorur lidhje relacionale, ku një fushë në një tabelë përputhet (lidhet me) me një fushë në një tjetër. Këtu është ideja e përgjithshme.

1. Identifikoni të dhënat tuaja .

   Bëni një listë të fushave të mundshme (pjesë informacioni), duke përfshirë tekstin, numrat, datën, e vërtetë/false dhe lloje të tjera të dhënash.

2. Eliminoni fushat e tepërta.

   Mos ruani të njëjtin informacion në më shumë se një vend. Nëse mund të llogarisni një fushë nga një tjetër, ruani vetëm një. (Për shembull, ruajeni datën e lindjes ose moshën, por jo të dyja.)

3. Organizoni fushat në tabela.

   Gruponi fushat tuaja sipas asaj që përshkruajnë, kështu që secili grup të bëhet një tabelë. Për shembull, një bazë të dhënash për regjistrimin e porosive për një dyqan mund të ketë një tabelë për klientët, një për produktet dhe një për porositë.

4. Shtoni tabela për kodet dhe shkurtesat.

   Planifikoni të përfshini një tabelë me emrat e shteteve dhe kodet me dy shkronja dhe një tabelë çdo kod ose shkurtim tjetër që planifikoni të përdorni në bazën e të dhënave. Ju do t'i përdorni këto tabela për të krijuar lista zbritëse të vlerave nga të cilat mund të zgjidhni kur futni regjistrime.

5. Zgjidhni një çelës kryesor për secilën tabelë.

   Çelësi kryesor është fusha që identifikon në mënyrë unike çdo rekord në tabelë. Mund t'i thoni Access-it të caktojë një numër unik ID për çdo regjistrim duke përdorur një fushë AutoNumber.

6. Lidhni tabelat.

   Shihni cilat tabela përmbajnë fusha që përputhen me fushat në tabela të tjera. Në një bazë të dhënash të hyrjes së porosive, tabela e porosive duhet të përmbajë një fushë për të identifikuar klientin që ka bërë porosinë - një fushë që përputhet me fushën e çelësit kryesor në tabelën e klientëve. Shumica e marrëdhënieve janë një me shumë, ku një rekord në një tabelë mund të përputhet me më shumë se një (ose asnjë) regjistrim në një tabelë tjetër.

Këshilla për zgjedhjen e llojeve të fushave në Access 2010

Kur dizajnoni një bazë të dhënash në Access 2010, ju vendosni se çfarë lloji do të jetë secila fushë. Këtu janë këshilla se kur të përdorni cilin lloj fushe.

Shkurtoret e tastierës së Handy Access 2010

Këto shkurtore të tastierës janë veçanërisht të dobishme në Access 2010. Disa tastierë funksionojnë kudo në Access 2010, ndërsa të tjerat funksionojnë vetëm në pamje specifike, siç u përmend.

Secrets of Access 2010 Dizajni i bazës së të dhënave

Këtu janë Pesë Urdhërimet e dizajnit të bazës së të dhënave, pavarësisht nëse përdorni Access 2010 ose një program tjetër bazë të dhënash. Një bazë të dhënash e dizajnuar mirë e bën më të lehtë ruajtjen e të dhënave tuaja.

• Ruani informacionin aty ku i takon, jo aty ku shfaqet. Vendi ku ruani informacionin nuk ka të bëjë fare me vendin ku shfaqet. Në një spreadsheet, ju shkruani informacionin ku dëshironi që ai të shfaqet kur printoni fletëllogaritjen, por bazat e të dhënave funksionojnë ndryshe. Në një bazë të dhënash, ju ruani informacionin në tabela bazuar në strukturën e informacionit. Një pjesë e informacionit mund të shfaqet në shumë raporte të ndryshme, por ju e ruani atë vetëm në një fushë në një tabelë.

• Ruani informacionin ashtu siç ekziston në të vërtetë, jo siç dëshironi të shfaqet në një raport specifik. Kjo është një pasojë e rregullit të parë. Nëse dëshironi që titujt e librave të shfaqen me të gjitha shkronjat e mëdha (kapitale) në porositë tuaja të blerjes, Access mund t'i shkruash titujt për ju. Ruani titujt e librave me shkronja të drejta, në mënyrë që të mos mbeteni me ta me shkronja të mëdha në çdo raport. Access ka shumë funksione të integruara që mund të rregullojnë mënyrën e formatimit të tekstit, numrave dhe datave.

• Plehrat brenda, mbeturinat jashtë (GIGO). Nëse nuk shqetësoheni për të krijuar një dizajn të mirë dhe të arsyeshëm për bazën tuaj të të dhënave - dhe nëse nuk jeni të kujdesshëm për të futur të dhëna të sakta dhe të pastra - baza e të dhënave juaj do të përfundojë plot me mbeturina.

  Një bazë të dhënash e dizajnuar mirë është më e lehtë për t'u mirëmbajtur sesa një e dizajnuar keq, sepse çdo pjesë e informacionit ruhet vetëm një herë, në një fushë të emërtuar qartë në një tabelë të emërtuar qartë, me rregullat e duhura të vlefshmërisë. Po, tingëllon si shumë punë, por pastrimi i një baze të dhënash prej 10,000 regjistrimesh të pasakta është (të falni nënvlerësimin) edhe më shumë punë.

• Ndani të dhënat tuaja nga programet tuaja. Nëse krijoni një bazë të dhënash për t'u ndarë me (ose për t'u shpërndarë) njerëzve të tjerë, ruani të gjitha tabelat në një bazë të dhënash ( fundi i pasëm ) dhe të gjitha objektet e tjera në një bazë të dhënash tjetër ( fundi i përparmë ) . Pastaj mund t'i lidhni këto dy baza të dhënash së bashku për të funksionuar gjithçka. Ndarja e tabelave nga çdo gjë tjetër e riorganizon të gjithë rigmarolën e përditësimit të pyetjeve, formularëve, raporteve ose gjërave të tjera më vonë pa i shqetësuar të dhënat në tabela.

• Rezervo herët dhe shpesh. Mirë, kjo këshillë nuk ka të bëjë me dizajnin, por është shumë e rëndësishme për t'u anashkaluar: Bëni një kopje rezervë të bazës së të dhënave tuaja çdo ditë. Me fat, zyra juaj tashmë ka një sistem rezervimesh të rregullta (ndoshta gjatë natës) që përfshin bazën e të dhënave tuaja. Nëse jo, bëni një kopje rezervë të bazës së të dhënave tuaja në intervale të rregullta, dhe sigurisht përpara se të bëni ndonjë ndryshim të madh. Mbani disa kopje rezervë, jo vetëm atë më të fundit, në rast se kërkon pak kohë për të zbuluar një problem.

Si të mbani mbeturinat jashtë bazës së të dhënave tuaja të aksesit

Nëse të dhënat që hyjnë në bazën tuaj të të dhënave përmes tabelave dhe formularëve janë mbeturina, atëherë çdo rezultat ose analizë që bëni me pyetje dhe raporte do t'ju japë gjithashtu mbeturina. Për fat të mirë, Access ofron shumë mjete për t'ju ndihmuar të siguroheni që të dhënat që shkojnë në secilën fushë janë të dhënat që supozohet të shkojnë në atë fushë. Ju mund të gjeni shumë nga mjetet për të mbajtur mbeturinat jashtë në pamjen "Table Design":

• Lloji i të dhënave : Përdorni llojin e saktë të të dhënave për të parandaluar futjen e të dhënave të llojit të gabuar.

• Madhësia e fushës: Kufizon numrin e karaktereve. Për shembull, nëse e dini se një fushë nuk duhet të kalojë kurrë katër karaktere, vendosni madhësinë e fushës në 4 karaktere.

• Formati: I bën të dhënat të duken të drejta. Për shembull, mund ta ndryshoni tekstin në të gjitha shkronjat e mëdha ose me shkronja të vogla. Maskat hyrëse, për shembull, punojnë me veçorinë e fushës Format.

• Maska hyrëse : Një maskë hyrëse kufizon informacionin e lejuar në një fushë duke specifikuar se cilat karaktere mund të futni. Përdorni një maskë hyrëse kur e dini formën që duhet të marrin të dhënat - për shembull, nëse një numër porosie ka dy shkronja të ndjekura nga katër shifra. Numrat e telefonit dhe kodet ZIP janë shembuj të tjerë të fushave ku maskat hyrëse janë të dobishme.

• Vlera e paracaktuar : Përcakton një vlerë që shfaqet si parazgjedhje nëse nuk është futur asnjë vlerë tjetër. Vlera e paracaktuar shfaqet në fushë derisa të futet një vlerë tjetër.

• Rregulla e verifikimit të fushës ose regjistrimit : Një rregull që të dhënat duhet të kalojnë përpara se të futen. Kjo veti funksionon me rregullin e veçorisë së tekstit të verifikimit.

• Required : Përcakton që fusha duhet të ketë një vlerë në mënyrë që ju të ruani rekordin. Kur nuk futet asnjë vlerë, Access nuk krijon një regjistrim të ri kur shtypet Tab ose Enter dhe butoni i regjistrimit të ri është gri.

• Lejo gjatësinë zero : Përcakton nëse një hyrje me gjatësi zero, si p.sh. "" (thonjëza pa hapësirë ​​midis tyre) lejohet (vetëm për fushat Tekst, Memo dhe Hyperlink). Një fushë me gjatësi zero ju lejon të bëni dallimin midis informacionit që nuk ekziston dhe një vlere nule (bosh) që nuk dihet ose nuk është futur. Kur vendoset ky opsion, ai lejon një varg me gjatësi zero në një fushë të kërkuar. Ju mund të dëshironi të përdorni një maskë hyrëse për të bërë që një fushë me gjatësi zero të duket e ndryshme nga një vlerë zero kur të dyja lejohen.

• Indeksuar : Kur zgjidhni të indeksoni një fushë, mund të specifikoni që nuk lejohen vlera të kopjuara në fushë. Kjo veçori është gjithashtu e aksesueshme nga pamja e të dhënave - është një kuti kontrolli në skedën e fletës së të dhënave të Shiritit.

• Fushat e kërkimit : Lejo përdoruesin të zgjedhë një vlerë për një fushë që ruhet në një fushë tjetër. Kjo eliminon shumë gabime drejtshkrimore dhe standardizon opsionet për këtë fushë. Përdorni magjistarin e kërkimit për të krijuar një fushë kërkimi.

Përdorimi i VBA me efikasitet në Access 2010

Kur automatizoni një aplikacion të bazës së të dhënave Access 2010 duke përdorur VBA, mund të humbni me një faqe të zbrazët në të cilën mund të filloni të shkruani kodin. Ku filloni? Këtu janë disa udhëzime të thjeshta për t'u ndjekur që do t'ju bëjnë të shkruani kodin VBA si një profesionist:

• Merr ndihme. Po, ky artikull liston disa mënyra për të përmirësuar përdorimin e VBA në Access, por shtypni F1 në çdo kohë për të nisur Ndihmën e Microsoft Office Access, ku mund të mësoni dhe shihni shembuj të kodit VBA.

• Përdorni shfletuesin e objekteve. Shfletuesi i objekteve ju lejon të eksploroni vetitë dhe metodat e ndryshme të objekteve në VBA. Nga dritarja VBA Editor, zgjidhni View → Object Browser — ose thjesht shtypni F2.

• Merrni më shumë ndihmë. Sigurisht, mjetet e integruara të ndihmës brenda Access 2010 VBA janë të mrekullueshme, por mund të përdorni gjithashtu shfletuesin tuaj të preferuar për të kërkuar në internet për ndihmë në një sërë temash për shkrimin e kodit VBA. Ju madje mund të gjeni shembuj që mund të vidhni - ose të huazoni - për projektin tuaj.

• Trajtoni gabimet tuaja. Edhe programuesi më i përsosur nuk mund t'i ndalojë gabimet që të ndodhin, por ai ose ajo mund t'i ndalojë ata që të ndalojnë një program. Përdorni trajtimin e integruar të gabimeve të VBA me deklaratat On Error Goto dhe Resume për të bllokuar gabimet dhe për të ndryshuar rrjedhën e programit në mënyrë që aplikacionet tuaja të mos i zhgënjejnë njerëzit që i përdorin ato.

• Përdorni funksionet dhe nënprocedurat. Përdorni funksionet dhe nënprocedurat për të trajtuar detyrat që do të kryhen nga fusha të ndryshme të programit tuaj. Si rregull i përgjithshëm, nëse e gjeni veten duke kopjuar dhe ngjitur kodin nga një zonë e një programi në tjetrën, mund të dëshironi ta vendosni atë kod në procedurën e vet.

• Konvertoni makro në kodin VBA. Projektuesi makro në Access 2010 ju lejon të klikoni dhe zgjidhni nga listat e detyrave të paracaktuara për të automatizuar aplikacionin tuaj. Ndërtoni një makro që bën atë që dëshironi dhe më pas konvertoni atë makro në kodin VBA në mënyrë që të shihni se si do të donte nëse e shkruanit nga e para.

Ndarja e të dhënave me programe të tjera nga brenda Access 2010

Access 2010 është një aplikacion i shkëlqyer i bazës së të dhënave më vete, por gjithashtu luan mirë me të tjerët. Mund të shfaqni dhe të merrni të dhëna nga një sërë programesh të ndryshme. Nëse një program mbështet VBA, atëherë mund ta kontrolloni atë nga Access. Këtu është një listë e shkurtër e aplikacioneve të Microsoft-it me të cilat mund të merrni kontrollin dhe të ndani të dhënat:

• Excel: Shumë përdorues të Excel përfundojnë duke u përfshirë me Access sepse kanë nevojë për më shumë strukturë për ruajtjen e të dhënave të tyre. Megjithatë, disa nga këta njerëz nuk e bëjnë këtë, kështu që ka ende një lidhje të fortë midis Access dhe Excel. Mund të përdorni një spreadsheet Excel si tabelë në Access, ose të merrni plotësisht kontrollin e një aplikacioni Excel nga Access VBA.

• SQL Server: SQL Server është si Qasja në steroid - të paktën nga pikëpamja e tabelës dhe e pyetjeve. Ju mund t'i zhvendosni të dhënat tuaja nga Access në SQL Server për të përmirësuar shpejtësinë dhe performancën kur përdorni sasi të mëdha të dhënash. Pasi të dhënat janë në SQL Server, mund të ndërtoni formularët, raportet, makro dhe modulet tuaja të Accessit për të përdorur të dhënat nga SQL Server.

• Word: Shumica e njerëzve që përdorin Access kanë përdorur gjithashtu Word. Pavarësisht nëse shkruani një letër ose bëni një listë detyrash për të bërë, Word është vendi ku shumë prej nesh drejtohen. Ju gjithashtu mund të përdorni Word si një mjet raportimi ku mund të krijoni faqeshënues për të vendosur të dhëna nga Access, në mënyrë që të mund të bëni dikë që nuk e njeh Access-in të ndryshojë të dhënat statike në raport.

• SharePoint: SharePoint është vizioni i Microsoft për ndarjen dhe bashkëpunimin me të dhënat në ueb, dhe nga Access 2010, ju mund të ndani të dhëna me një server SharePoint. Ju madje mund të krijoni forma dhe raporte në Access dhe t'i publikoni ato në një sajt të SharePoint në mënyrë që përdoruesit t'i përdorin ato nga brenda shfletuesve të tyre - të gjitha pa instaluar Access 2010.

• Outlook: Outlook është më shumë se thjesht një mjet e-mail; është gjithashtu një sistem i menaxhimit të kontakteve. Duke përdorur Access 2010, mund të dërgoni e-mail dhe të mbledhni të dhëna drejtpërdrejt nga mesazhet e postës elektronike të marra. Ju gjithashtu mund të ndani informacionin e kontaktit, kalendarit dhe detyrës me aplikacionin tuaj Access, në mënyrë që të duhet t'i vendosni këto të dhëna vetëm në një vend.