Gjetja e të dhënave në Tabelat e Access 2003

Kur doni të gjurmoni një rekord të veçantë, krijimi i një pyetjeje është i tepërt. Për fat të mirë, Access 2003 ka një mënyrë të shpejtë për të gjetur një pjesë specifike të të dhënave në tabelat dhe format e projektit tuaj: komandën Find.

Gjetja është e disponueshme si në shiritin e veglave ashtu edhe përmes menysë kryesore. (Zgjidhni Edit –> Gjeni. Njerëzit e orientuar nga tastiera atje mund të shtypin Ctrl+F.) Access 2003 nuk i intereson se në cilën mënyrë aktivizoni komandën Find – funksionon njësoj nga të dyja rrugët.

Megjithëse komanda Find është mjaft e lehtë për t'u përdorur më vete, njohja e disa trukeve e bën atë të bëjë punën e saj më të mirë. Pasi të njihni bazat e gjetjes (të mbuluara në seksionin tjetër), mund ta rregulloni komandën Find duke përdorur këshillat në seksionin e quajtur, "Saktonizimi i një kërkimi për shpejtësi dhe saktësi", më vonë në këtë artikull. Ai seksion ju tregon se si të ndryshoni cilësimet Find për misione kërkimi më të detajuara.

Gjetja e gjërave të para në fillim (dhe gjërat e tjera pas kësaj)

Përdorimi i komandës Find është një detyrë e drejtpërdrejtë. Ja se si funksionon:

1. Hapni tabelën ose formularin që dëshironi të kërkoni.

Po, Find punon si në pamjen e fletës së të dhënave, ashtu edhe me formularët Access.

2. Klikoni fushën që dëshironi të kërkoni.

Komanda Find kërkon fushën aktuale në të gjitha të dhënat e tabelës, prandaj sigurohuni që të klikoni në fushën e duhur përpara se të filloni procesin e Find. Access 2003 nuk i intereson se cilin rekor do të klikoni - për sa kohë që shtypni fushën e duhur, Access është i lumtur. (Dhe është e rëndësishme ta mbani softuerin tuaj të lumtur!)

3. Filloni komandën Find duke klikuar butonin Find toolbar (atë me dylbi) ose duke zgjedhur Edit –> Find.

Kutia e dialogut Find and Replace shfaqet në veprim.

4. Shkruani tekstin që po kërkoni në kutinë Find What, siç tregohet në Figurën 1.

Merrni një moment për të kontrolluar drejtshkrimin tuaj përpara se të filloni kërkimin. Qasja nuk është aq e ndritshme sa për të kuptuar se në të vërtetë keni parasysh heroin kur shkruani zero.

Figura 1: Kutia e dialogut Find and Replace bëhet gati për të bërë gjërat e saj.

5. Kliko Find Next për të filluar kërkimin tuaj.

Përpara se të mund të numëroni deri në një nga të tetat, komanda Find gjurmon rekordin që dëshironi, lëviz kursorin atje dhe nënvizon tekstin që përputhet. Nëse Find nuk gjen asgjë, megjithatë, ai ankohet për dështimin e tij në një kuti të vogël dialogu.

6. Nëse Find nuk e gjeti atë që po kërkonit:

• a. Klikoni OK për të larguar kutinë e dialogut.

• b. Sigurohuni që të keni klikuar në fushën e duhur dhe të keni shkruar saktë gjithçka në kutinë Gjeni çfarë.

• Ju gjithashtu mund të dëshironi të kontrolloni opsionet speciale "Gjeni" të mbuluara në seksionin tjetër për të parë nëse njëri prej tyre po ngatërron kërkimin tuaj.

• c. Kliko Gjej Tjetra përsëri.

Po nëse rekordi i parë që gjen Access nuk është ai që po kërkoni? Supozoni se dëshironi të dytin, të tretën ose të katërmbëdhjetën John Smith në tabelë? Nuk ka problem - kjo është arsyeja pse kutia e dialogut Gjeni dhe Zëvendësoni ka një buton Gjeni Tjetrin. Vazhdoni të klikoni Find Next derisa Access të zbresë në regjistrimin që dëshironi ose t'ju thotë se po heq dorë nga kërkimi.

Akordimi i një kërkimi për shpejtësi dhe saktësi

Ndonjëherë, vetëm dhënia e informacionit në kutinë Gjeni çfarë nuk mjafton. Ose gjeni shumë regjistrime ose ato që përputhen nuk janë ato që dëshironi. Mënyra më e mirë për të zvogëluar numrin e ndeshjeve të gabuara është të shtoni më shumë detaje në kërkimin tuaj.

Rregullimi i saktë e bën edhe ndjekjen më të shpejtë.

Access ofron disa mjete për rregullimin e saktë të një Find. Hapni kutinë e dialogut Find and Replace duke klikuar butonin Gjeni në shiritin e veglave ose duke zgjedhur Edit –> Find. Lista e mëposhtme përshkruan se si të përdorni opsionet e ndryshme:

• Shiko në: Si parazgjedhje, Access kërkon përputhje vetëm në fushën aktuale - cilado fushë që keni klikuar përpara se të filloni komandën Find. Për t'i thënë Accessit të kërkojë të gjithë tabelën në vend të kësaj, ndryshoni cilësimin Look In në opsionin Table , siç tregohet në Figurën 2.

Figura 2: Për të kërkuar të gjithë tabelën, ndryshoni cilësimin Look In.

• Përputhja: Access bën disa supozime pa kuptim dhe ky cilësim është një shembull i mirë. Si parazgjedhje, "Përputhja" është vendosur në Fusha e plotë, e cila supozon se dëshironi të gjeni vetëm fushat që përputhen plotësisht me tekstin tuaj të kërkimit. Cilësimi Whole Field do të thotë që kërkimi për Sam nuk gjen fusha që përmbajnë Samuel, Samantha ose Mosam. Jo shumë e ndritshme për një program kaq të shtrenjtë, apo jo? Ndrysho këtë sjellje duke rregulluar cilësimin e Përputhjes në Çdo pjesë të fushës, e cila lejon një përputhje kudo në një fushë (duke gjetur Samuelin dhe produktin e ri të mostrës), ose te Start of Field, i cili njeh vetëm një ndeshje që fillon nga fillimi i fushës. Për të ndryshuar këtë cilësim, klikoni shigjetën poshtë pranë fushës (shih Figurën 3) dhe më pas bëni zgjedhjen tuaj nga menyja rënëse që shfaqet.

Figura 3: Shikoni brenda të gjitha atyre fushave të vogla duke përdorur opsionin Match.

• Kërkimi: Nëse po gjeni shumë përputhje, provoni ta kufizoni kërkimin tuaj në një pjesë të veçantë të tabelës me opsionin "Kërko". Kërkimi i thotë komandës Find që të shikojë ose

• Në të gjitha regjistrimet në tabelë (cilësimi i paracaktuar)

• Lart ose Poshtë nga regjistrimi aktual

• Klikimi i një regjistrimi në gjysmë të tabelës dhe më pas i thuash Access-it të kërkojë nga poshtë, e kufizon kërkimin tuaj në pjesën e poshtme të tabelës.

• Rregulloni cilësimet tuaja të Kërkimit duke klikuar shigjetën poshtë pranë kutisë së kërkimit dhe duke zgjedhur zgjedhjen e duhur nga menyja rënëse.

• Match Case: Match Case kërkon që termi që kërkoni të jetë saktësisht i njëjtë me vlerën e ruajtur në bazën e të dhënave, duke përfshirë rastin e karaktereve. Me fjalë të tjera, nëse baza e të dhënave përmban emrin me shkronja të çuditshme SmItH, Match Case e gjen atë vlerë vetëm nëse kërkoni emrin duke përdorur saktësisht të njëjtin shkronja të mëdha tek (në këtë rast, SmItH) . Match Case funksionon shumë mirë kur kërkoni në bazën e të dhënave tuaja emra.

• Search Fields As Formatted: Ky opsion udhëzon Accessin të shikojë versionin e formatuar të fushës në vend të të dhënave aktuale që keni shkruar. Kufizimi i kërkimit në këtë mënyrë është i dobishëm kur kërkoni data, ID të njësive të ruajtjes së stokut ose çdo fushë tjetër me formatim mjaft të specializuar. Aktivizo fushat e kërkimit si të formatuara duke klikuar kutinë e kontrollit pranë saj. Ky cilësim nuk funksionon me Match Case, kështu që nëse zgjidhet Match Case, Search Fields As Formatted shfaqet e zbehtë. Në këtë rast, zgjidhni "Përputhja e rastit" për të rikthyer fushat e kërkimit si të formatuara.

• Në shumicën e rasteve, ky opsion nuk bën shumë ndryshim në jetën tuaj. Në fakt, e vetmja herë që ndoshta ju intereson ky opsion Find është kur (ose nëse) kërkoni shumë fusha shumë të formatuara.

Nëse komanda juaj Find nuk po funksionon ashtu siç mendoni ju, kontrolloni opsionet në listën e mëparshme. Gjasat janë që një ose më shumë nga këto opsione të mos jenë vendosur mirë!