Gjërat që duhen marrë parasysh gjatë projektimit të një baze të të dhënave MS Access

Të jesh një projektues i bazës së të dhënave të Accessit nuk është aq magjepsës sa të jesh stilist, por ka shpërblimet e veta. Nëse e dizajnoni bazën tuaj të të dhënave Access me kujdes dhe saktë, ajo mund të jetë shumë e dobishme për ju dhe të tjerët. Ju mund të futni informacionin me saktësi. Kur vjen koha për të nxjerrë informacion nga baza e të dhënave, ju merrni saktësisht informacionin që ju nevojitet. Informacioni i mëposhtëm shpjegon gjithçka që duhet të keni parasysh kur hartoni një bazë të dhënash Access. Pjesa më e vështirë rreth dizajnimit të një baze të dhënash të Accessit është të vendosësh se si të shpërndahet informacioni nëpër tabelat e bazës së të dhënave dhe sa tabela të bazës së të dhënave duhet të ketë.

Vendosja se çfarë informacioni ju nevojitet në bazën e të dhënave tuaja MS Access

Pyetja e parë që duhet t'i bëni vetes është rreth llojit të informacionit që dëshironi të merrni nga baza e të dhënave. Emrat dhe adresat e klientëve? Informacion mbi shitjet? Informacion për gjurmimin e inventarit? Intervistoni kolegët tuaj për të gjetur se çfarë informacioni mund të jetë i dobishëm për ta. Mendoni seriozisht për këtë çështje. Qëllimi juaj është të krijoni bazën e të dhënave në mënyrë që të regjistrohet çdo informacion i nevojshëm për organizatën tuaj.

Një mënyrë e mirë për të zbuluar se çfarë lloj informacioni ka rëndësi për një organizatë është të ekzaminoni format që organizata përdor për të kërkuar ose regjistruar informacion. Këto formularë tregojnë saktësisht atë që organizata e konsideron të denjë për gjurmim në një bazë të dhënash.

Shikoni informacionin e mëposhtëm.

Formularët në letër gjithashtu kanë fusha.

Ky imazh tregon formularin e letrës që lojtarët plotësojnë për t'u regjistruar në një ligë bejsbolli, tabelat e bazës së të dhënave të së cilës shfaqen më poshtë. Krahasoni imazhet dhe mund të shihni se tabelat e bazës së të dhënave Lojtarët, Ekipet dhe Divizionet kanë të gjitha fusha për futjen e informacionit nga ky formular.

Planet për tabelat e bazës së të dhënave dhe emrat e fushave.

Ndarja e informacionit në tabela të ndryshme të bazës së të dhënave Access

Pasi të dini informacionin që dëshironi të regjistroni në bazën e të dhënave Access, mendoni se si ta ndani informacionin në tabelat e bazës së të dhënave. Shumë janë të tunduar të vendosin të gjithë informacionin në një tabelë të vetme të bazës së të dhënave, por për shkak se Access është një bazë të dhënash relacionale, ju mund të kërkoni më shumë se një tabelë në të njëjtën kohë, dhe duke bërë kështu, të grumbulloni informacione nga tabela të ndryshme.

Për të parë se si funksionojnë bazat e të dhënave Access , merrni parasysh bazën e të dhënave të thjeshtë. Qëllimi i kësaj baze të vogël të dhënash dhe katër tabelave të saj është të ruajë informacione rreth lojtarëve, trajnerëve dhe ekipeve në një ligë bejsbolli. Fusha Emri i ekipit shfaqet në tre tabela. Ai shërben si lidhja midis tabelave dhe lejon që të kërkohen më shumë se një. Duke pyetur tabelat individuale ose kombinimet e tabelave në këtë bazë të dhënash, ju mund të grumbulloni listat e ekipeve, të bëni një listë të trajnerëve dhe informacionin e kontaktit të tyre, të listoni ekipet sipas ndarjeve, të vendosni një listë postare të të gjithë lojtarëve, të zbuloni se cilët lojtarë kanë paguar tarifën e tyre , dhe listoni lojtarët sipas grupmoshës, ndër të tjera. Kjo bazë të dhënash përbëhet nga katër tabela:

• Lojtarët: Përfshin fushat për gjurmimin e emrave, adresave, ditëlindjeve të lojtarëve, në cilat skuadra janë dhe nëse kanë paguar tarifat e tyre
• Trajnerët: Përfshin fushat për gjurmimin e emrave të trajnerëve, adresat dhe emrat e ekipeve që ata stërvitin
• Ekipet: Përfshin fushat për gjurmimin e emrave të ekipeve dhe se në cilin divizion ndodhet secili ekip
• Ndarjet: Përfshin fushat për gjurmimin e numrave dhe emrave të ndarjeve

Vendosja e numrit të tabelave të bazës së të dhënave që ju nevojiten dhe se si t'i ndani të dhënat nëpër tabela të ndryshme është pjesa më e vështirë e dizajnimit të një baze të dhënash. Për ta bërë detyrën pak më të lehtë, bëjeni në mënyrën e vjetër me laps dhe gomë. Këtu janë rregullat bazë për ndarjen e të dhënave në tabela të ndryshme:

• Kufizoni një tabelë vetëm në një subjekt: Çdo tabelë e bazës së të dhënave duhet të mbajë informacion vetëm për një subjekt - klientët, punonjësit, produktet, etj. Në këtë mënyrë, ju mund të ruani të dhënat në një tabelë në mënyrë të pavarur nga të dhënat në një tabelë tjetër. Merrni parasysh se çfarë do të ndodhte në bazën e të dhënave të Ligës së Vogël nëse të dhënat e trajnerit dhe ekipit do të mbaheshin në një tabelë të vetme dhe trajneri i një skuadre do të zëvendësohej nga dikush i ri. Ju duhet të fshini rekordin e trajnerit të vjetër, të fshini informacionin për ekipin, të vendosni informacione për trajnerin e ri dhe të rifusni informacionin për ekipin që sapo keni fshirë. Por duke i mbajtur të ndara informacionet e ekipit nga informacioni i trajnerit, ju mund të përditësoni informacionin e trajnerit dhe të ruani ende informacionin e ekipit.
• Shmangni informacionin e kopjuar: Mundohuni të mos mbani informacione të kopjuara në të njëjtën tabelë të bazës së të dhënave ose informacione të kopjuara nëpër tabela të ndryshme. Duke e mbajtur informacionin në një vend, duhet ta futni atë vetëm një herë, dhe nëse duhet ta përditësoni, mund ta bëni këtë në një tabelë të bazës së të dhënave, jo në disa.

Libra të tërë janë shkruar rreth dizajnit të bazës së të dhënave të Access . Sidoqoftë, mund t'i ruani të gjitha të dhënat tuaja në një tabelë të vetme nëse të dhënat që dëshironi të ruani nuk janë shumë komplekse. Koha që humbisni duke futur të gjitha të dhënat në një tabelë të vetme është e plotësuar nga koha kur kurseni duke mos pasur nevojë të hartoni një bazë të dhënash komplekse me më shumë se një tabelë.

Zgjedhja e fushave për tabelat e bazës së të dhënave Access

Fushat janë kategori informacioni. Çdo tabelë e bazës së të dhënave ka nevojë për të paktën një fushë. Nëse tabela në vetvete është një temë, mund të thuash se fushat e saj janë fakte rreth temës. Një tabelë e bazës së të dhënave të adresave ka nevojë për fusha për regjistrimin e adresave të rrugëve, qyteteve, shteteve dhe kodeve ZIP. Një tabelë e bazës së të dhënave të produkteve ka nevojë për fusha për numrat e ID-së së produktit, emrat e produkteve dhe çmimet e njësisë. Vetëm faktet, zonjë. Brenda kufijve të temës, tabela e bazës së të dhënave ka nevojë për një fushë për çdo informacion që është i dobishëm për organizatën tuaj.

Kur po planifikoni se cilat fusha të përfshini në një tabelë të bazës së të dhënave Access, ndiqni këto udhëzime:

• Ndani informacionin në elementë të vegjël. Për shembull, në vend të një fushe Emri, krijoni një fushë Emri dhe një fushë Emri. Në këtë mënyrë, ju mund të renditni më lehtë tabelat e bazës së të dhënave sipas mbiemrit.
• Jepni emra përshkrues fushave në mënyrë që të dini se çfarë janë më vonë. Një emër më përshkrues, si numri serial, është më i qartë se
• Mendoni përpara dhe përfshini një fushë për çdo informacion që i nevojitet organizatës suaj. Shtimi i një fushe në një tabelë të bazës së të dhënave në fund të lojës është një punë e përditshme. Duhet të ktheheni në çdo regjistrim, të kërkoni informacionin dhe ta futni atë.
• Mos përfshini informacione që mund të nxirren nga një llogaritje. Llogaritjet mund të kryhen si pjesë e një pyetjeje ose të bëhen pjesë e një tabele. Për shembull, mund të shënoni numrat në dy fusha në të njëjtin rekord ose të kryeni llogaritjet matematikore mbi vlerat në fusha.

Vendosja për një fushë të çelësit primar për secilën tabelë të bazës së të dhënave Access

Çdo tabelë e bazës së të dhënave duhet të ketë një fushë të çelësit primar. Kjo fushë , e njohur edhe si çelësi primar, është fusha në tabelën e bazës së të dhënave ku ruhen të dhënat unike, të një lloji. Të dhënat e futura në këtë fushë - një numër ID punonjësi, një numër i pjesës, një numër oferte - duhet të jenë të ndryshme në çdo regjistrim.

Nëse përpiqeni të futni të njëjtat të dhëna në fushën e çelësit primar të dy regjistrimeve të ndryshme, një kuti dialogu ju paralajmëron të mos e bëni këtë. Fushat kryesore të çelësit ju pengojnë të futni regjistrime të kopjuara. Ata gjithashtu i bëjnë pyetjet më efikase. Në një pyetje, ju i tregoni Accessit se çfarë të kërkojë në tabelat e bazës së të dhënave, Access kërkon nëpër tabela dhe programi mbledh informacione që plotësojnë kriteret. Fushat kryesore të çelësit ndihmojnë Access-in të njohë të dhënat dhe të mos mbledhë të njëjtin informacion më shumë se një herë në një pyetje.

Numrat e sigurimeve shoqërore janë fusha të mira kryesore kryesore sepse nuk ka dy persona që kanë të njëjtin numër të sigurimeve shoqërore. Numrat e faturës dhe numrat serialë janë gjithashtu fusha të shkëlqyera kryesore kryesore. Duke iu rikthyer kampionit të bazës së të dhënave të ligës së bejsbollit, cilat fusha në tabelat e bazës së të dhënave të Ligës së Vogël janë fushat kryesore kryesore? Në tabelën Ekipet, Emri i Ekipit mund të jetë fusha kryesore kryesore sepse asnjë skuadër nuk ka të njëjtin emër. Numri i Divizionit mund të jetë gjithashtu një fushë kyçe kryesore sepse divizionet në ligë janë të numëruara dhe asnjë dy divizione nuk ka të njëjtin numër.

Sidoqoftë, tabelat e bazës së të dhënave të lojtarëve dhe trajnerëve paraqesin një problem kur bëhet fjalë për zgjedhjen e një fushe kryesore kryesore. Dy lojtarë mund të kenë të njëjtin mbiemër, gjë që përjashton mbiemrin si një fushë kryesore kryesore. Një vëlla dhe motër mund të kenë të njëjtin numër telefoni, gjë që përjashton një fushë Nr. Telefoni. Për shkak se asnjë fushë nuk ka vlera që me siguri do të jenë të ndryshme nga rekordi në rekord, janë futur fusha të quajtura Numri i lojtarit dhe Numri i trajnerit. Për qëllime të kësaj baze të dhënash, lojtarëve dhe trajnerëve u caktohen numra.

Hartimi i marrëdhënieve ndërmjet tabelave në Access

Nëse baza juaj e të dhënave Access përfshin më shumë se një tabelë, duhet të hartoni se si lidhen tabelat me njëra-tjetrën. Zakonisht, marrëdhëniet krijohen midis fushës së çelësit primar në një tabelë dhe fushës përkatëse në një tjetër, të quajtur çelësi i huaj. Imazhi më poshtë tregon marrëdhëniet midis tabelave në bazën e të dhënave Little League. Për shkak se këto tabela janë të lidhura me fusha të përbashkëta, ju mund të mbledhni informacion nga më shumë se një tabelë në një pyetje ose raport. Tani për tani, kur dizajnoni bazën tuaj të të dhënave, merrni parasysh se si të lidhni tabelat e ndryshme me fushat e përbashkëta.

Marrëdhëniet në tabelë.