Email i Microsoft Outlook: Teknikat bazë të dorëzimit

Email-i është veçoria më e njohur e Microsoft Outlook. Disa njerëz nuk e dinë se Outlook mund të bëjë asgjë përveç shkëmbimit të mesazheve me email. Është një gjë e mirë që Outlook e bën kaq të lehtë leximin e emailit tuaj, megjithëse është shumë keq që shumë njerëz të ndalen këtu.

Si të lexoni emailin e Microsoft Outlook

Kur filloni Microsoft Outlook, zakonisht shihni një ekran me tre kolona. Kolona më e majtë është paneli Folder, i cili ju lejon të kaloni midis moduleve të ndryshme në Outlook për të kryer detyra të ndryshme. Kolona e dytë nga e majta është lista juaj e mesazheve; kolona e djathtë (e quajtur paneli i leximit) përmban tekstin e njërit prej atyre mesazheve. Nëse mesazhi është mjaft i shkurtër, mund ta shihni të gjithë tekstin e tij në panelin e leximit, siç tregohet këtu. Nëse mesazhi është më i gjatë, do t'ju duhet ta hapni atë ose të lëvizni poshtë në panelin e leximit, për të parë të gjithë.

Një mesazh i marrë në Inbox.

Për të parë një mesazh të plotë, ndiqni këto hapa:

Klikoni butonin Mail në shiritin e navigimit për t'u siguruar që jeni në modulin Mail. Nuk ju nevojitet ky hap nëse tashmë mund t'i shihni mesazhet tuaja.

Klikoni dy herë mbi titullin e një mesazhi. Tani mund ta shihni të gjithë mesazhin në dritaren e vet.

Shtypni Esc për të mbyllur mesazhin. Dritarja e mesazhit mbyllet. (Vini re se mbyllja e një mesazhi nuk e fshin atë.)

Një mënyrë e shpejtë për të rrëmbyer mesazhet në kutinë tuaj hyrëse është të klikoni një mesazh dhe më pas të shtypni tastin ↑ ose ↓. Ju mund të lëvizni nëpër listën tuaj të mesazheve ndërsa lexoni tekstin e mesazheve tuaja në panelin Leximi.

Nëse ndiheni të mbingarkuar nga numri i mesazheve të emailit që merrni çdo ditë, nuk jeni vetëm. Miliarda e miliarda mesazhe email qarkullojnë çdo ditë në internet dhe shumë njerëz ndihen të varrosur në mesazhe.

Si t'i përgjigjeni emailit të Outlook

Sa herë që jeni duke lexuar një mesazh email në Outlook, butonat e etiketuara "Përgjigju" dhe "Përgjigju të gjithëve" shfaqen diku afër majës së ekranit. Kjo është një aluzion.

Për t'iu përgjigjur një mesazhi që po lexoni, ndiqni këto hapa:

Në modulin Mail, zgjidhni mesazhin të cilit dëshironi t'i përgjigjeni.

Klikoni butonin Përgjigju në skedën Home të Shiritit.

Shkruani përgjigjen tuaj.

Klikoni butonin Dërgo.

Nëse po lexoni një mesazh dërguar disa personave përveç jush, ju keni mundësinë t'i dërgoni një përgjigje të gjithëve të përfshirë duke klikuar butonin Përgjigju të gjithëve.

Disa njerëz tërhiqen me butonin Përgjigju të gjithëve dhe jetojnë deri në pendim. Nëse merrni një mesazh drejtuar shumë njerëzve të tjerë dhe klikoni në butonin Përgjigju të gjithëve për të marrë një përgjigje të ashpër, mund të ofendoni menjëherë dhjetëra klientë, shefa ose të mëdhenj të tjerë. Përdorni "Përgjigju të gjithëve" kur ju nevojitet, por sigurohuni që e dini vërtet se kush po merr mesazhin tuaj përpara se të klikoni butonin "Dërgo".

Kur i përgjigjeni një mesazhi, si parazgjedhje, Outlook përfshin tekstin e mesazhit që ju është dërguar. Disa njerëzve u pëlqen të përfshijnë tekstin origjinal në përgjigjet e tyre, por disa jo. Në kapitullin 5, unë ju tregoj se si të ndryshoni atë që Outlook përfshin automatikisht në përgjigje.

Si të krijoni mesazhe të reja emaili të Outlook

Në mënyrën më të lehtë, procesi i krijimit të një mesazhi të ri email në Outlook është jashtëzakonisht i thjeshtë. Edhe një fëmijë mund ta bëjë këtë. Por nëse nuk mund ta detyroni një fëmijë të krijojë një mesazh të ri email për ju, mund ta bëni vetë.

Nëse shihni një buton të emërtuar Email i ri në këndin e sipërm të majtë të ekranit, thjesht klikoni mbi të, plotësoni formularin dhe klikoni butonin Dërgo. Si është kaq e thjeshtë? Nëse nuk e shihni butonin Email i ri, ndiqni këto hapa në vend të kësaj:

Në modulin Mail, klikoni butonin New Email në skedën Home të Shiritit. Hapet formulari i mesazhit të ri.

Për t'u siguruar që jeni në modulin Mail, klikoni Mail në shiritin e navigimit në këndin e poshtëm të majtë të ekranit të Outlook.

Plotësoni formularin e mesazhit të ri. Vendosni adresën e marrësit në kutinë Për, shkruani një subjekt në kutinë Subject dhe shkruani një mesazh në kutinë e mesazhit kryesor.

Klikoni butonin Dërgo. Mesazhi juaj është në rrugën e duhur!

Nëse dëshironi të dërgoni një mesazh të thjeshtë me email, këto hapa janë gjithçka që duhet të bëni. Nëse preferoni të dërgoni një email më tërheqës, Outlook ofron kambanat dhe bilbilat – disa prej të cilave janë në të vërtetë të dobishme. Për shembull, mund të dërgoni një mesazh me Prioritet të Lartë për të bërë përshtypje disa foto të mëdha ose të dërgoni një mesazh konfidencial për një temë të heshtur.