Eksportimi i tabelave të Access 2007 në formate të tjera skedarësh

Ndërsa çdo objekt i Microsoft Access 2007 mund të eksportohet, eksportimi i të dhënave në një tabelë ose pyetje në një program tjetër - si p.sh. një fletëllogaritëse - është detyra më e zakonshme e eksportit. Eksportimi i një tabele ose pyetësori përfshin riorganizimin e të dhënave që ajo përmban në një format tjetër. Ashtu si me importimin, Access mund t'i përkthejë të dhënat në një sërë formatesh skedarësh në varësi të nevojave tuaja.

Formatet e eksportit

Skeda e të dhënave të jashtme në Shirit zbulon të gjitha formatet e skedarëve në të cilat objekti mund të eksportohet. (Qasni eksportet në të njëjtat formate që importon. Qasuni edhe tek eksportet në PDF — skedarët Adobe Acrobat — dhe Microsoft Word.)

Problemi kryesor për t'u mbajtur nën sy kur eksportoni është humbja e të dhënave. Një tabelë e mrekullueshme Access nuk përkthehet gjithmonë në një tabelë të mrekullueshme Paradox. Jo të gjitha bazat e të dhënave ndajnë të njëjtat rregulla për

• Llojet e të dhënave: Llojet e të dhënave të Access Special, si AutoNumber, Po/Jo, Memo dhe OLE janë pothuajse të sigurta se do të shkaktojnë probleme në programe të tjera. Ju mund të keni nevojë për zgjidhje kreative të problemeve për t'i bërë të dhënat të funksionojnë ashtu siç dëshironi të funksionojnë.

• Emrat e fushave: Çdo program i bazës së të dhënave ka grupin e vet të rregullave që rregullojnë emrat e fushave, të tilla si gjatësia dhe karakteret speciale (si një shenjë dollari ose përqindje) të lejuara në emrin e fushës.

• Për të shmangur problemet me emrat e fushave gjatë eksportimit, mbajini emrat e fushave tuaja të shkurtra dhe përdorni vetëm shkronja dhe numra gjatë emërtimit të fushave tuaja Access. Nëse emrat e fushave të tabelës suaj Access thyejnë rregullat e programit ku po eksportoni, eksporti nuk do të funksionojë siç duhet.

Jini gati të shpenzoni kohë duke akorduar eksportin në mënyrë që të funksionojë ashtu siç dëshironi. Nëse keni një problem gjatë eksportimit, konsultohuni me dokumentacionin e softuerit në formatin e skedarit të të cilit po eksportoni për emrin e fushës dhe rregullat e llojit të të dhënave .

Eksportimi i të dhënave të tabelës ose pyetjes

Hapat për të eksportuar një tabelë ose pyetje janë të thjeshta:

1. Me bazën e të dhënave të hapur, klikoni tabelën ose pyetjen që dëshironi të eksportoni.

Emri i tabelës është i theksuar.

2. Klikoni skedën "Të dhënat e jashtme" në shirit.

Grupi i veglave Eksportimi shfaqet në Shirit:

• Detyrat e zakonshme eksportuese kanë butonat e tyre.

• Formatet e përdorura rrallë vendosen në butonin Më shumë.

3. Klikoni mjetin që përputhet me programin në të cilin do të eksportoni të dhënat tuaja.

Shfaqet një kuti dialogu Eksporti e përshtatur sipas formatit tuaj të zgjedhur.

4. Ndiqni hapat në kutinë e dialogut Export për të përfunduar eksportin.

Kutia e dialogut "Eksport" do të shfaqë zgjedhjet për formatin e skedarit të eksportit:

• Çdo zgjedhje do të kërkojë një emër skedari (përfshirë rrugën) për të dhënat tuaja të eksportuara.

• Disa procese eksporti pyesin gjithashtu nëse dëshironi të hapni skedarin tuaj të ri pasi të ketë përfunduar eksporti. Kjo mund të parandalojë një kërkim zhgënjyes pasi ta ruani skedarin.

5. Zgjidhni kutinë e kontrollit Save Export Steps nëse e dini se do ta bëni përsëri këtë eksport.

Shiriti përmban një buton të quajtur Saved Exports. Përdoreni këtë për të eksportuar me lehtësi një tabelë ose pyetje në një bazë rutinë.