Duke marrë parasysh paraqitjen dhe dizajnin e modelit tuaj financiar Excel

Problemi që duhet zgjidhur dhe produkti i kërkuar shpesh ndikojnë në paraqitjen dhe dizajnin e modelit financiar. Pra, nuk është një ide e keqe të kaloni pak kohë duke menduar për paraqitjen përpara se të filloni. Jo vetëm që paraqitja dhe struktura e modelit lidhen me logjikën dhe funksionalitetin, por ato gjithashtu mund të ndikojnë në pamjen dhe ndjesinë e ndërfaqes së modelit dhe mënyrën se si përdoruesit lundrojnë nëpër model.

Kur po ndërtoni një model për herë të parë, mund të keni vështirësi të dini se ku të filloni. Elementet kryesore të një modeli financiar janë

• Inputet ose të dhënat burimore
• Dokumentacioni i supozimeve
• Llogaritjet
• Rezultatet

Kur filloni të ndërtoni modelin tuaj, filloni duke shtruar secilin prej këtyre elementeve në katër skeda të veçanta dhe mendoni se çfarë do të shkojë në secilin seksion. Ndani qartë secilin prej këtyre elementeve. Edhe pse çdo model duhet të përmbajë këto elemente, jo çdo model financiar është i strukturuar në të njëjtën mënyrë. Nëse një model nuk është shumë i vogël, duhet të ketë një skedë të dedikuar për çdo komponent kryesor të modelit.

Strukturimi i modelit tuaj financiar: Çfarë shkon ku

Kur dizajnoni paraqitjen e një modeli, modeluesit më me përvojë ndjekin këto rregulla:

• Ndani hyrjet, llogaritjet dhe rezultatet, aty ku është e mundur. Etiketoni qartë se cilat seksione të modelit përmbajnë të dhëna, llogaritje dhe rezultate. Mund t'i vendosni në fletë pune të veçanta ose vende të veçanta në një fletë pune, por sigurohuni që përdoruesi të dijë saktësisht se për çfarë shërben secili seksion. Kodimi i ngjyrave mund të ndihmojë për të siguruar që çdo seksion të jetë i përcaktuar qartë.
• Përdorni secilën kolonë për të njëjtin qëllim. Kjo është veçanërisht e rëndësishme kur bëni modele që përfshijnë seri kohore. Për shembull, në një model të serive kohore, duke ditur që etiketat janë në kolonën B, të dhënat e njësisë në kolonën C, vlerat konstante në kolonën D dhe llogaritjet në kolonën E, e bën shumë më të lehtë kur redaktoni një formulë manualisht.
• Përdorni një formulë për rresht ose kolonë. Kjo formon bazën e parimit të praktikës më të mirë, ku formulat mbahen të qëndrueshme duke përdorur referencë absolute, relative dhe të përzier. Mbani formula të qëndrueshme kur janë në një bllok të dhënash dhe mos e ndryshoni kurrë një formulë në gjysmë të rrugës.
• Referojuni majtas dhe lart. Modeli duhet të lexohet logjikisht, si një libër, që do të thotë se duhet lexuar nga e majta në të djathtë dhe nga lart poshtë. Llogaritjet, hyrjet dhe daljet duhet të rrjedhin logjikisht për të shmangur referimin rrethor. Kini parasysh se ka raste kur rrjedha e të dhënave nga e majta në të djathtë ose nga lart-poshtë mund të bie ndesh disi me lehtësinë e përdorimit dhe prezantimit, prandaj përdorni sensin e përbashkët kur hartoni paraqitjen. Duke ndjekur këtë praktikë, mund të shmangni lidhjen e llogaritjeve në të gjithë fletën, gjë që e bën më të vështirë kontrollimin dhe përditësimin. Excel do të llogarisë gjithashtu më shpejt nëse ndërtoni formula në këtë mënyrë, sepse ai llogarit nga e majta në të djathtë dhe nga lart poshtë, kështu që jo vetëm që e bën modelin tuaj më të lehtë për t'u ndjekur, por do të llogarisë në mënyrë më efikase.
• Përdorni disa fletë pune. Shmangni tundimin për të vendosur gjithçka në një fletë. Sidomos kur blloqet e llogaritjeve janë të njëjta, përdorni fletë të veçanta për ato që duhet të përsëriten për të shmangur nevojën për të lëvizur nëpër ekran.
• Përfshini fletët e dokumentacionit. Një fletë dokumentacioni ku supozimet dhe të dhënat burimore janë paraqitur qartë është një pjesë kritike e çdo modeli financiar. Një fletë mbulesë nuk duhet të ngatërrohet me një fletë supozimesh. Një model nuk mund të ketë kurrë shumë dokumentacion!

Përcaktimi i inputeve, llogaritjeve dhe blloqeve të daljes për modelin tuaj financiar

Në mënyrë tipike, modeluesit punojnë nga prapa në pjesën e përparme kur ndërtojnë modelet e tyre. Prodhimit, ose pjesa që dëshironi shikuesi ose përdoruesi për të parë, është në pjesën e përparme, llogaritjet janë në mes, dhe burim të dhënat dhe supozimet janë në pjesën e pasme. Ashtu si përmbledhja ekzekutive, një dokument bordi ose një raport tjetër, faqet e para duhet të përmbajnë atë që shikuesit e rastësishëm duhet të shohin me një shikim. Nëse kanë nevojë për informacione të mëtejshme, ata mund të gërmojnë më thellë në model.

Këtu janë disa udhëzime se çfarë mund të përfshihet në secilën skedë në modelin tuaj:

• Fleta e kopertinës: Edhe pse nuk përfshihet gjithmonë, fleta e kopertinës përmban shumë detaje rreth modelit. Natyrisht, fleta e kopertinës nuk është shumë e dobishme nëse nuk e mbani të përditësuar. Nëse vendosni të përfshini një fletë mbulesë, mund të shtoni detaje të tilla si në vijim:
  • Një regjistër i ndryshimeve dhe përditësimeve të modelit me datën, autorin, detajet e ndryshimit dhe ndikimin e tyre në prodhimin e modelit, të cilat mund të ndihmojnë me kontrollin e versionit
  • Qëllimi i modelit dhe si synohet të përdoret në të ardhmen
  • Kush e ka shkruar fillimisht modelin dhe kë të kontaktojë me pyetje
  • Tabela e përmbajtjes
  • Udhëzime se si të përdorni modelin
  • Mohim përgjegjësie për kufizimet e modelit, përgjegjësinë ligjore dhe paralajmërimet
  • Supozime globale ose kyçe integrale për përdorimin e modelit

    Fletët e kopertinës dhe faqet e udhëzimeve përdoren rrallë. Nëse vendosni të mos përfshini një fletë mbulesë, sigurohuni që modeli të përmbajë udhëzime të qarta në lidhje me funksionimin, qëllimin, supozimet, të dhënat burimore dhe mohimet.

• Fleta hyrëse: Ky është i vetmi vend ku duhet të futen të dhënat e koduara. Mund të ketë një ose më shumë fletë hyrëse nëse ka sasi të mëdha të dhënash, por të dhënat hyrëse duhet të vendosen në blloqe logjike.
• Fletët e prodhimit, përmbledhjes dhe skenarit: Këto paraqesin rezultatet përfundimtare. Ato mund të përmbajnë gjithashtu kuti me rënie të skenarit ose fusha të hyrjes së përdoruesit që lejojnë përdoruesit e modelit të gjenerojnë rezultatet e tyre. Ky seksion mund të përmbajë gjithashtu një panel kontrolli.
• Fletët e llogaritjes ose të punës: Ndani fletët e llogaritjes në mënyrë logjike dhe më pas, brenda secilës fletë, vendosni ato në mënyrë të vazhdueshme. Nëse llogaritjet bëhen të gjata dhe konfuze, ka kuptim t'i ndani ato në seksione logjike. Për shembull, ato mund të ndahen sipas llojit të shërbimit, klientëve, tabelave financiare, vendndodhjes gjeografike ose segmenteve të biznesit. Nëse fletët e llogaritjes janë të ndara, sigurohuni që faqosja dhe formatimi të jenë sa më të qëndrueshme në të gjitha fletët.
• Fleta e kontrollit të gabimeve: Kjo fletë përmban lidhje me të gjitha kontrollet e gabimeve në model. Kontrollet e gabimeve duhet të kryhen në seksionin e llogaritjes, por një përmbledhje e të gjitha kontrolleve të gabimeve në një vend do të thotë që pasi modeli të jetë në përdorim, modeluesit mund të kontrollojnë shpejt për të parë nëse ndonjë nga kontrollet e gabimeve është aktivizuar.