Duke kuptuar se si SharePoint 2003 shton vlerën e biznesit

Nëse po ecni përpara dhe mbrapa për zbatimin e SharePoint, lexoni më tej për disa mënyra specifike sesi ky mjet i krijimit të faqeve të ekipit mund t'i shtojë vlerë biznesit tuaj.

Kërkimi mund t'ju kushtojë

E gjithë koha që punonjësit tuaj shpenzojnë duke kërkuar formularë, skedarë dhe numra telefoni shtohet. Për të mos përmendur kohën që punonjësit tuaj kalojnë duke ecur nëpër zyrë duke kërkuar versionin më të fundit të imazhit të markës ose politikën e kompanisë për (për shembull) kryerjen e telefonatave personale në telefonat celularë të ofruar nga kompania. Mbajini punonjësit tuaj në tavolinat e tyre dhe punojnë duke përdorur SharePoint për të ofruar informacionin e referencës që u nevojitet.

Vetë-shërbimi kursen para

Organizata juaj mund të kursejë para duke mos riprodhuar dhe shpërndarë dokumente në letër si broshurat dhe prezantimet për shpërndarje të brendshme. Dërgimi i kopjeve në letër është i shtrenjtë dhe i kotë. Ju mund të dërgoni kopje elektronike përmes postës elektronike, por atëherë do të taksoni serverin tuaj të postës elektronike dhe do t'i ngarkoni marrësit me vendimin nëse (dhe ku) do të ruani skedarin e bashkangjitur.

Kapërceni të gjitha ato marrëzi dhe përdorni SharePoint për të ruajtur dhe shpërndarë versionet elektronike të dokumenteve tuaja:

• Përdorni bibliotekat e dokumenteve, imazheve dhe formave për të ruajtur versionet elektronike të skedarëve tuaj.

• Dërgoni një hiperlidhje te skedari në e-mail.

• Krijoni një listë në faqen kryesore të portalit, duke shpallur çdo dokument të shumëpritur, si p.sh. planin e marketingut të vitit të ardhshëm.

Duke dërguar një hiperlidhje në një skedar të ruajtur në një bibliotekë të SharePoint, punonjësit tuaj nuk duhet të shqetësohen se ku ta ruajnë skedarin elektronik ose në letër. Ata mund të shtojnë lidhjen në listat e tyre personale të hiperlidhjeve në faqen time. Herën tjetër që duan të kujtojnë prezantimin nga seminari i shitjeve të tremujorit të kaluar, ai nuk duhet të jetë më larg se faqja My Site.

Kalimi i ishujve tuaj

Struktura e një kompanie shpesh i jepet vetes krijimit të ishujve të informacionit. Për fat të keq, shpesh është pikërisht kjo strukturë që pengon produktivitetin e punonjësve tuaj ose pengon të gjejnë kënaqësinë e tyre për një klient. Në vend që të shikoni një kompani për sa i përket departamenteve të saj funksionale (të tilla si Marketingu dhe Kontabiliteti), përdorni SharePoint për të lidhur ishujt dhe për të thyer zinxhirët e strukturës suaj zyrtare të raportimit. Ja se si veçoritë e SharePoint ndihmojnë në kryerjen e punës:

• Fleksibiliteti i ekipit: Ju mund të përdorni faqet e ekipit për të krijuar një hapësirë ​​pune të caktuar për një ekip, pavarësisht nga vendndodhja fizike e anëtarëve të ekipit ose kush i raporton kujt.

• Bashkëpunimi me qendër dokumentin: Ju mund t'i lejoni punonjësit të bashkëpunojnë rreth një dokumenti, si p.sh. një manual i përditësuar i politikave të Burimeve Njerëzore, duke përdorur një hapësirë ​​pune dokumenti.

• Hapësira e punës e takimit të ëmbël në shtëpi: Ju mund të përdorni hapësirat e punës të takimeve për të mbështetur takimet (individualisht ose në seri) me një vend qendror për të gjithë pjesëmarrësit e lidhur, axhendat dhe artikujt e veprimit.

• Pamjet e procesit të biznesit: Ju mund të dokumentoni proceset e biznesit tuaj duke i vendosur ato në një faqe ekipi për t'i parë dhe përdorur e gjithë kompania ose ekipi.

• Formalizoni joformalen: Ju hyni në departamentet tuaja dhe sillni fletëllogaritëse të departamenteve, politikat dhe formularët në SharePoint.

Dërgimi i një mesazhi të unifikuar

Përdorni portalin për t'u komunikuar punonjësve tuaj një vizion të përbashkët për biznesin tuaj nëpërmjet elementëve të mëposhtëm:

• Faqja kryesore: Komunikoni vlerën e një mesazhi, si p.sh. deklarata e vizionit të kompanisë, duke e vendosur atë direkt në faqen kryesore të portalit për ta parë të gjithë.

• Navigimi: Përdorni veçoritë e navigimit të portalit tuaj për t'i drejtuar punonjësit drejt informacionit rreth produkteve dhe promovimeve.

• Listimet: Përdorni listat - lidhjet dhe njoftimet - në portalin tuaj për të drejtuar vëmendjen e punonjësve në faqet e brendshme të ekipit dhe lajmet e kompanisë që dëshironi që ata të vënë re.

• Audienca: Synoni grupet e punonjësve, si mbikëqyrësit ose të gjithë në shërbimin ndaj klientit, me lista që përforcojnë një mesazh, si për shembull vlera e shitjes.

• Shikoni dhe ndjeni: Përdorni skemën e ngjyrave dhe markën e portalit tuaj për të transformuar portalin tuaj SharePoint nga një pjesë softuerike jopersonale në burimin e lajmeve dhe informacioneve të brendshme të kompanisë.

Krijimi i ndjenjës së komunitetit

Përdorni SharePoint për t'i mbajtur punonjësit tuaj të përditësuar me njoftimet për foshnjat dhe punësimet e reja. Ju ose punonjësit tuaj madje mund të dëshironi të përdorni SharePoint për të krijuar një karpool ose për të gjetur një shok drekë.

Ulja e kostos së sistemeve të informacionit

Imagjinoni të zvogëloni numrin e zgjidhjeve të departamenteve të rritura në shtëpi që përdorin spreadsheets dhe bazat e të dhënave Access. Duke i zëvendësuar këto me lista dhe biblioteka në SharePoint, ju arrini disa përmirësime të menjëhershme:

• Lehtësia e administrimit: Zgjidhjet specifike për biznesin tuaj do të jenë më të qëndrueshme – gjë që i bën ato më të lehta për t'u administruar, mbështetur, rezervuar dhe restauruar sesa dhjetëra zgjidhje të njëhershme të përgatitura nga kalorës me fletëllogaritëse.

• Aksesueshmëria, transportueshmëria dhe ripërdorimi: Të dhënat e ruajtura në listat dhe bibliotekat e SharePoint ruhen në një bazë të dhënash SQL Server. Informacioni i rëndësishëm nuk është i mbyllur në një fletëllogaritëse që përdoret vetëm nga një departament.

• Siguri e rritur: SharePoint ofron një model të integruar për sigurinë dhe lejet që bazohet në investimin tuaj ekzistues në Active Directory. Edhe më mirë, departamentet tuaja mund ta përdorin atë model për të menaxhuar se kush ka akses në çfarë —pa telefonuar në zyrën e ndihmës.

• Aftësia për të eliminuar klientët e Office: Duke përdorur listat dhe bibliotekat në SharePoint, mund të mos keni nevojë të keni të instaluar aplikacione të Office si Excel në të gjitha makinat e klientëve tuaj. Njerëzit mund të përdorin shfletuesin për të kërkuar të dhëna (ose për të shtuar të dhëna në një listë) në SharePoint. Ajo listë madje mund të lidhet me një fletëllogaritëse që përditësohet ndërsa një përdorues tjetër po shton të dhëna duke përdorur shfletuesin.

• Planifikimi i thjeshtuar: Duke sjellë gjithë këtë përmbajtje nën një çati dhe në radar, planifikimi i kapacitetit tuaj thjeshtohet shumë.

• Ndihma për trajnim: Për shkak se SharePoint ofron një pamje dhe ndjesi të qëndrueshme, trajnimi është më i lehtë.