Dhjetë grackat e menaxhimit të projektit dhe si ti shmangni ato

Menaxhimi i një projekti është i vështirë. Fushëveprimi, burimet, pritjet, oraret dhe buxhetet janë gjithmonë në ndryshim. Megjithëse Microsoft Project mund t'ju ndihmojë me mekanikën e organizimit, planifikimit dhe gjurmimit të një projekti, ai nuk mund t'ju ndihmojë të parandaloni të gjitha kurthet në menaxhimin e projektit. Ja një vështrim në dhjetë nga kurthet më të zakonshme dhe këshilla se si t'i shmangni ato.

Filloni shumë pak

Për të filluar në këmbën e djathtë në një projekt të ri, filloni duke reflektuar mbi tablonë e madhe dhe vazhdoni në mënyrë sistematike drejt detajeve. Ju duhet të kuptoni qëllimin, objektivat dhe rëndësinë strategjike të projektit përpara se të zhyteni në detyrat e detajuara që janë të nevojshme për të përfunduar projektin.

Filloni duke bërë këto pyetje: A duhet të organizohet projekti sipas rezultateve? Sipas fazës? Sipas gjeografisë? Sipas llojit të teknologjisë? Mendoni për implikimet e organizimit të projektit tuaj në secilën nga këto mënyra. Pasi të përcaktoni se si dëshironi të organizoni projektin, mund të filloni strukturën e ndarjes së punës (WBS). Nëse vendosni ta organizoni atë sipas fazave, çdo fazë e projektit tuaj pasqyrohet në nivelin më të lartë të WBS; nëse vendosni që rezultatet janë një mënyrë më e mirë për të organizuar projektin, ato janë niveli më i lartë. Pasi të jetë vendosur niveli juaj i lartë, mund të filloni të zbërtheni nivelin e lartë në paketa më të detajuara pune dhe nga paketat e punës në detyra.

Dështoni të mbuloni supozimet tuaja

Ju nuk mund të planifikoni një projekt pa disa supozime. Bërja e supozimeve nuk është problem, por të besosh se njerëzit e tjerë i dinë - ose madje ndajnë - supozimet tuaja është një problem.

Sa herë që filloni një projekt të ri, krijoni një regjistër supozimesh - qoftë në një tabelë Excel ose si një tabelë Word. Dokumentoni supozimin, specifikoni afatin për vërtetimin e tij dhe shtoni një fushë për komente. Është shumë e thjeshtë, por siguron që të gjithë të veprojnë sipas të njëjtit grup supozimesh.

Ngjitni supozimin në seksionin Shënime të detyrave të prekura nga supozimi.

Trajtojeni projektin tuaj si të vetmin VIP (Projekt shumë i rëndësishëm)

Projekti juaj është i rëndësishëm për ju; në fakt, mund të jetë aspekti më i rëndësishëm i punës suaj. Megjithatë, mund të mos jetë aq e rëndësishme për të gjithë të tjerët. Nëse punoni në një organizatë që ka shumë projekte në vazhdim, ka të ngjarë që i juaji të mos jetë prioriteti nr. 1. Sa herë që tërhiqen burime nga projekti juaj për të ndihmuar në një tjetër, thjesht kthehuni në orar dhe rishikoni planin tuaj për të përfunduar punën. Mund t'ju duhet të rishikoni bazën ose madje të krijoni një të re.

Besoni se disponueshmëria është një grup aftësish

Kur jeni duke punuar thellë brenda projektit dhe duke u përpjekur të balanconi disponueshmërinë e burimeve me punën që duhet përfunduar, strategjia më e lehtë është të kërkoni burimin e parë të pashpërndarë ose të nënshpërndarë dhe ta caktoni atë person në një detyrë. Problemi është se burimi i pashpërndarë mund të mos ketë aftësi për të kryer punën. Pozicioni i një punonjësi në departamentin e IT-së, për shembull, nuk garanton, madje as nënkupton, se ai mund të ndërtojë një bazë të dhënash ose të arkitektojë një sistem. Identifikoni aftësitë e nevojshme për të përfunduar punën dhe identifikoni grupet e aftësive të burimeve të disponueshme. Madje mund t'ju duhet të identifikoni nivelet e aftësive , të tilla si niveli fillestar, niveli i mesëm dhe eksperti.

Regjistrohu për mitin e burimeve të pakufizuara

Nëse nuk jeni duke llogaritur përpjekjen dhe kohëzgjatjen e çdo detyre, rrezikoni të caktoni shumë punë në një burim të vetëm. Në shumicën e rasteve, burimet nuk u dedikohen projekteve me kohë të plotë. Shumë burime punojnë në një organizatë matricore ; ata punojnë në projekte të shumta, ose bëjnë punë projektesh.

Nëse nuk përcaktoni se sa kohë duhet të shpenzoni burimet për projektin dhe nuk e nivelizoni punën në përputhje me rrethanat, do të përballeni me një surprizë të pakëndshme kur projekti ngec, sepse burimet e tij nuk janë të dedikuara 100 për qind ose sepse i keni mbivendosur ato.

Mbështetuni në vlerësime joreale

Si menaxher projekti, ju mbështeteni te anëtarët e ekipit për të ofruar vlerësime të sakta të kostos dhe kohëzgjatjes së punës së tyre. Në fund të fundit, nuk mund të jesh ekspert i çështjeve në çdo fushë. Megjithatë, për shkak se ju jeni ende përgjegjës për orarin dhe buxhetin që zhvilloni, duhet të kuptoni se si janë zhvilluar vlerësimet dhe më pas të verifikoni metodën e duhur të vlerësimit.

Në seksionin Shënime, dokumentoni bazën e vlerësimeve dhe supozimet e përdorura për të zhvilluar një vlerësim për të ndihmuar në mbajtjen e gjurmëve të variablave që lidhen me vlerësimin.

Harro të përgatitesh për Ligjin e Murfit

Një menaxher projekti ka një qëndrim të mundshëm. Të jesh në biznesin e zgjidhjes së problemeve dhe të dhënies së rezultateve, megjithatë, nuk do të thotë se mund të përballosh të jesh verbërisht optimistë për projektet. Dorëzimi në kohë dhe nga buxheti varet pjesërisht nga krijimi i rezervës së emergjencës si për planin ashtu edhe për buxhetin. Ju mund të krijoni rezervë për detyra individuale që janë në thelb të rrezikshme dhe të vendosni një rezervë të përgjithshme të projektit. Për projekte më të thjeshta mjafton një rezervë prej 10 për qind. Për teknologjinë më të avancuar, mund t'ju duhet një rezervë 50 përqind ose më shumë.

Nënshtrohuni para takimit të çmendurisë

Pengesa nr. 1 për kryerjen e detyrave është padyshim Mbledhja. Ju mund të kujtoni ditët e punës ku keni nxituar nga një takim në tjetrin, vetëm për të arritur në fund të ditës dhe të kuptoni se nuk keni arritur të përfundoni asnjë nga detyrat tuaja. Ju ndoshta nuk keni nevojë të merrni pjesë në të gjitha - ose nëse të paktën do të ishin drejtuar në mënyrë më efektive, ata mund të kishin përfunduar në gjysmën e kohës.

Ndaloni çmendurinë e takimit! Programoni takime - madje edhe takime javore të statusit - vetëm kur është e nevojshme. Eksperimentoni duke mbajtur takime ekipore çdo dy javë ose duke zhvilluar takime një-në-një me anëtarët e ekipit individual.

Nëse një temë specifike në rendin e ditës kërkon të dhëna nga një palë e interesuar, ftojeni atë person të marrë pjesë vetëm në atë pjesë të takimit dhe më pas justifikohuni të ktheheni në punë.

Harrojeni se është vetëm një model

Pasi të dini se si të krijoni një orar efektiv duke përdorur Projektin, mos e ngatërroni orarin me realitet. Orari është thjesht një model i realitetit, duke pasur parasysh informacionin e disponueshëm në atë kohë. Informacioni, supozimet, vlerësimet dhe burimet ndryshojnë të gjitha, rreziqet dhe çështjet janë gjithmonë të pranishme, dhe natyrisht, qëllimi i projektit ndryshon. Prandaj, sapo të vendosni bazën e projektit, ai ndoshta është i vjetëruar.

Natyrisht, bëni çmos për të përditësuar modelin me informacionet më të fundit, por mbani mend se thjesht planifikimi i një ngjarjeje nuk garanton se do të ndodhë.

Duke u mbështetur në mrekulli

Nëse nuk mund të kuptoni se si të përmbushni një afat, duke pasur parasysh burimet dhe informacionin që futni në Projekt, nuk ka gjasa që ta përmbushni atë afat. Në fakt, Projekti mund t'ju ndihmojë të komunikoni problemet e natyrshme në një datë agresive të dorëzimit. Ju mund t'u tregoni palëve të interesuara orarin dhe t'u kërkoni atyre t'ju ndihmojnë të përcaktoni se si të shpejtoni përfundimin e detyrave. Në disa raste, palët e interesuara mund të ofrojnë informacion përkatës që ju ndihmon të përfundoni më shpejt; në raste të tjera, megjithatë, ata duan që projekti të kryhet deri në një datë të caktuar, por nuk ka asnjë mënyrë të arsyeshme për të përmbushur datën e caktuar.

Kur përballeni me një afat jorealist, përmbusheni sa më mirë që të mundeni. Megjithatë, nëse afati është thjesht i pamundur, pranojeni atë. Ju mund të përdorni Projektin për të kërkuar për qasje alternative për arritjen e rezultateve të projektit - megjithëse nuk mund ta përdorni për të ngjeshur kohën.