Dalja publike me dosje publike në Outlook 2002

Nëse përdorni Outlook 2002 në një rrjet Microsoft Exchange, mund të përdorni dosje publike. Dosjet publike janë vende ku një grup i tërë njerëzish mund të shikojnë dhe të shtojnë artikuj. Mund të keni një dosje publike për detyrat ose kontaktet. Ju gjithashtu mund të krijoni një dosje publike që përmban mesazhe, shumë si kutia juaj hyrëse, përveç që të gjithë mund të shtojnë mesazhe dhe të lexojnë të njëjtin grup mesazhesh. Ky lloj rregullimi shpesh quhet tabelë buletini; ju postoni një mesazh, dikush i përgjigjet atij, një palë e tretë më pas ju përgjigjet të dyve, e kështu me radhë. Është një metodë për të zhvilluar një bisedë në grup pa pasur në dispozicion të gjitha palët në bisedë në të njëjtën kohë.

Në Outlook, dosjet publike duken si çdo dosje tjetër. Një dosje publike mund të përmbajë një listë kontaktesh që ndan e gjithë kompania ose një listë detyrash që përdor një departament i tërë. Mund të konfiguroni një dosje diskutimi publik për një konferencë grupi në vazhdim rreth temave me interes për të gjithë ata që ndajnë dosjen, të tilla si lajmet aktuale të kompanisë. Ju gjithashtu mund të përdorni një dosje diskutimi publik për të mbledhur opinione rreth vendimeve që duhet të merren ose si një sistem reklamash të klasifikuara brenda kompanisë. Mund të organizoni si dosje çdo lloj informacioni që dëshironi të shkëmbeni midis grupeve të njerëzve në rrjetin tuaj.

Kur klikoni një dosje publike, shihni një listë artikujsh që duket si një listë e mesazheve të postës elektronike, përveç se të gjitha mesazhet i drejtohen dosjes dhe jo një personi. Në një dosje publike, mund të ndryshoni pamjen tuaj të artikujve, të shtoni artikuj ose t'u përgjigjeni artikujve që ka futur dikush tjetër.

Duke parë një dosje publike

Kompania juaj mund të mbajë një dosje publike për një diskutim të vazhdueshëm në internet rreth çështjeve të rëndësishme në biznesin tuaj ose si një tabelë buletini kompanie për njoftime rreth aktiviteteve, përfitimeve dhe lajmeve të tjera.

Për të parë një dosje publike, ndiqni këto hapa:

1. Zgjidhni View–>Folder List ose klikoni butonin Lista e dosjeve në shiritin e veglave.

Shfaqet Lista e Dosjeve (shih Figurën 1).

Figura 1: Lista e dosjeve me dosje publike.

2. Klikoni emrin e dosjes që dëshironi të shihni.

Shfaqet lista e artikujve në dosje.

Mund të klikoni dy herë mbi titullin e çdo artikulli që shihni për të parë përmbajtjen e atij artikulli.

Shtimi i artikujve të rinj

Shumë dosje publike organizohen si diskutime të hapura në të cilat çdokush mund të vendosë vlerën e tij ose të saj dy cent. Të gjitha mesazhet mund të lexohen nga kushdo, kështu që të gjithë lexojnë dhe u përgjigjen të gjithëve. Nëse shikoni një dosje dhe gjeni se është plot me mesazhe nga njerëz të ndryshëm që të gjithë i përgjigjen njëri-tjetrit, ju jeni duke parë një dosje diskutimi.

Për të shtuar artikuj të rinj në një dosje publike, ndiqni këto hapa:

1. Zgjidhni View–>Folder List ose klikoni butonin Lista e dosjeve në shiritin e veglave.

Shfaqet Lista e Dosjeve.

2. Klikoni emrin e dosjes.

Shfaqet lista e mesazheve në dosje.

3. Zgjidhni File–>I ri–>Posto në këtë dosje.

Shfaqet forma New Item (shih Figurën 2).

Figura 2: Forma e artikullit të ri.

4. Shkruani një temë dhe mesazhin tuaj.

5. Kliko Posto.

Tani mesazhi juaj është pjesë e listës së artikujve në dosje.

Duke iu përgjigjur artikujve në një dosje ekzistuese të diskutimit publik

Sjellja e mirë dhe sensi i mirë thonë se nëse doni të bashkoheni në një diskutim, gjëja më e mirë për të bërë është t'i përgjigjeni asaj që thonë anëtarët e tjerë të diskutimit. Por ji i mirë - mos u ndez. Postimi i përgjigjeve të këqija për njerëzit në një grup diskutimi në internet quhet flakërues . Flaka nuk konsiderohet mirë, por gjithashtu nuk është e pazakontë. Flaming krijon biseda në internet në të cilat shumica e njerëzve nuk duan të marrin pjesë. Çfarë dobie ka një diskutim kur askush nuk flet? Përveç kësaj, flakët në vendin e punës mund t'ju pushojnë nga puna. Pra qetësohu.

Kur jeni duke marrë pjesë në diskutimet e dosjeve publike në punë, supozoni se të gjithë në kompani - nga drejtuesit më të lartë e deri te ato më të reja - do të lexojnë atë që keni shkruar. Kontrollo drejtshkrimin tënd, MOS SHKRUAJ ME SHKRONJA KRYESORE (DUKET SI TË BËRRITET) dhe përdor maturi në atë që thua dhe si e thua. Të njëjtat rregulla vlejnë edhe për e-mailin ndërmjet zyrave; ju nuk e dini se kush e lexon atë që dërgoni.

Për t'iu përgjigjur artikujve në një dosje diskutimi publik:

1. Klikoni dy herë mbi artikullin të cilit dëshironi t'i përgjigjeni.

Artikulli hapet në mënyrë që të mund ta lexoni.

2. Klikoni butonin Post Reply në shiritin e veglave.

Shfaqet formulari i përgjigjes së diskutimit. Teksti i mesazhit të cilit po i përgjigjeni tashmë është postuar në formular (shih Figurën 3).

Figura 3: Përdorni formularin e përgjigjes së diskutimit për të shtuar komentet tuaja në një diskutim publik.

3. Shkruani subjektin tuaj dhe përgjigjuni.

Përgjigja juaj shfaqet me një ngjyrë të ndryshme nga teksti origjinal.

4. Kliko Posto.

Artikulli juaj i bashkohet listës së artikujve të diskutimit.

Lëvizja e artikujve në një dosje publike

Jo të gjitha dosjet publike janë dosje diskutimi. Dosjet publike mund të dizajnohen për të mbajtur çdo lloj artikulli. Mund të ndani lista detyrash, kalendarësh ose skedarësh të llojeve të tjera. Ju nuk keni nevojë të krijoni një artikull të dosjes publike në dosjen ku dëshironi që artikulli të përfundojë. Mund të krijoni një detyrë në listën tuaj të detyrave, për shembull, dhe më pas ta zhvendosni atë në një dosje detyrash publike.

Për të zhvendosur artikujt në një dosje publike:

1. Klikoni me të djathtën mbi artikullin që dëshironi të zhvendosni.

Shfaqet një menu, siç tregohet në Figurën 4.

Figura 4: Përgatitja për të zhvendosur një artikull në një dosje.

2. Klikoni Zhvendos në dosje.

Shfaqet një kuti dialogu që përfshin Listën e Dosjeve.

3. Klikoni dosjen në të cilën dëshironi të dërgoni artikullin.

Emri i dosjes që keni klikuar është theksuar.

4. Klikoni OK.

Artikulli juaj zhvendoset në dosjen e tij të re.

Për rekord publik

Ju mund të përdorni dosje publike pa e ditur atë. Në Outlook, të gjitha dosjet duken njësoj, pavarësisht nëse i krijoni vetë në kompjuterin tuaj ose janë në një rrjet korporate ose në internet. Gjithçka që duhet të dini për dosjet publike është se ato janë publike, kështu që kushdo që ka akses në dosjen publike mund të shohë çfarëdo që postoni në atë dosje publike. Ju gjithashtu mund të krijoni dosjet tuaja publike; kontrolloni me administratorin e sistemit tuaj për të parë nëse keni të drejtat për të krijuar dosje publike dhe një vend për t'i vendosur ato.