Zona e cilësimeve të versionit në SharePoint 2010 përmban ndoshta disa nga cilësimet më të kërkuara në çdo bibliotekë ose listë. Cilësimet e versionit mbulojnë shumicën e zgjedhjeve të menaxhimit të dokumentit ose menaxhimit të përmbajtjes. Pra, mantra juaj e re e menaxhimit të dokumentit/përmbajtjes është miratimi, versionimi dhe kontrolli. Si parazgjedhje, cilësimet e kërkesave të "Aprovimit", "Versionimit" ose "Cheout" nuk janë të aktivizuara në një sajt ekipor.
Nëse dëshironi t'i aktivizoni këto opsione kur faqet tuaja janë konfiguruar, merrni parasysh përdorimin e një sajti publikimi.
Përpara se të zgjidhni këto opsione, sigurohuni që të njihni proceset e biznesit të ekipit tuaj. Nëse dokumentet janë verifikuar dhe miratuar tërësisht jashtë procesit të SharePoint, mund të mos dëshironi ose të keni nevojë të zbatohen cilësimet e miratimit ose Check Out. Nëse dokumentet tuaja janë imazhe, mund të dëshironi ose jo të aplikoni versionimin nëse versionet nuk kanë rëndësi për ju dhe nuk do t'ju duhet të ktheheni në një version më të vjetër.
Merrni parasysh përdorimin e bibliotekave të shumta të dokumenteve dhe aplikoni cilësime të ndryshme bazuar në nevojë. Për shembull, nëse keni 100 dokumente në një bibliotekë dhe vërtet keni nevojë vetëm për versionim dhe miratim në 5 prej atyre dokumenteve, ndoshta ato mund të vendosen në një bibliotekë me konfigurim shtesë.
Versionimi mund të jetë një nga tiparet më të keqkuptuara të menaxhimit të dokumenteve të SharePoint. Versionimi është një mekanizëm mbrojtës i dobishëm sepse mund të ktheheni në një version të mëparshëm të dokumentit, nëse është e nevojshme.
Versionet në SharePoint janë kopje të të njëjtit dokument në intervale të ndryshme gjatë redaktimit. Nëse u kërkoni përdoruesve të shikojnë versione të ndryshme të një dokumenti, ndoshta për të zgjedhur midis të dyve, duhet të përfshini një emërtim në emër (si v1.0 në shembullin e mëparshëm) ose një kolonë shtesë Metadata.
Ndiqni këto hapa për të aplikuar ose modifikuar cilësimet e Versionimit:
Klikoni lidhjen e cilësimeve të versionit në faqen e cilësimeve të bibliotekës/listës.
Seksionet e faqes "Cilësimet e versionit" përfshijnë "Miratimin e përmbajtjes", "Historinë e versionit të dokumentit", "Siguria e draftit të artikullit" dhe "Kërkoni kontroll" (vetëm bibliotekat).
Zgjidhni nëse do të kërkohet miratimi i artikullit në seksionin "Miratimi i përmbajtjes" duke zgjedhur butonin e radios "Po" ose "Jo".
Nëse keni zgjedhur "Po" në përgjigje të "Kërkoni miratimin e përmbajtjes për artikujt e dorëzuar", atëherë individët me lejet e "Miratoni artikujt" mund të shohin gjithmonë artikujt draft.
Artikujt që nuk janë miratuar ende nuk janë të dukshëm për anëtarët ose vizitorët e sajtit. Ju mund të caktoni se kë dëshironi të shikoni draftet në seksionin Siguria e artikullit draft.
Në seksionin Historia e Versionit të Dokumentit, zgjidhni një buton radio për të treguar nëse do të përdorni "No Versioning", "Krijoni versione kryesore", "Krijoni versione kryesore dhe të vogla" (projekt) dhe (opsionale) specifikoni numrin e versioneve që do të mbahen duke zgjedhur kutinë e duhur të kontrollit dhe duke futur një numër.
Parazgjedhja për një listë/bibliotekë është No Versioning. Mund të zgjidhni versionet kryesore (1.0, 2.0. 3.0, e kështu me radhë) ose versionet kryesore dhe të vogla (1.0, 1.2. 1.3, 2.0, e kështu me radhë). Zgjedhja e njërës prej dy opsioneve të fundit ju mundëson të caktoni një kufi për numrin e versioneve të secilit lloj duke futur një numër deri në 10,000.
Zgjidhni se kush mund t'i shikojë artikujt draft duke zgjedhur një buton radioje "Siguria e një projekti" në seksionin "Siguria e artikullit draft".
Ky seksion është i çaktivizuar nëse nuk lejoni versione të vogla (draft) të dokumenteve tuaja ose artikujve të listës. Këtu janë tre opsionet se kush mund t'i shohë artikujt draft - Çdo përdorues që mund të lexojë artikuj, vetëm përdoruesit që mund të modifikojnë artikujt ose vetëm përdoruesit që mund t'i miratojnë (dhe autori).
Përcaktoni nëse do të kërkohet kontrolli për përdoruesit që redaktojnë dokumente duke zgjedhur butonin e radios Po ose Jo.
Edhe pse ndonjëherë mund të jetë një sherr, kërkesa për kontroll është një tjetër mekanizëm i mirë sigurie që siguron që përdoruesit e tjerë të mos shohin një dokument në mes të modifikimit ose të kenë shumë përdorues që modifikojnë në të njëjtën kohë (ruajtja e fundit fiton).
Merrni parasysh shtimin e kolonës Checked Out në pamjet tuaja, në mënyrë që përdoruesit të mund të shohin shpejt se kush e ka kontrolluar një artikull.
Kliko OK ose Anulo.
Nëse klikoni OK, do të aplikohen cilësimet tuaja të Versionimit. Shkoni t'i provoni!