Çfarë ka të re në Outlook 2019?

Outlook 2019 ka qenë klienti kryesor i emailit për biznesin për gati dy dekada, dhe është gjithashtu i preferuari i shumë përdoruesve shtëpiak dhe të rastësishëm. Në Outlook 2019, Microsoft ka marrë reagimet e përdoruesve dhe ka ofruar disa veçori të reja që e bëjnë Outlook edhe më të lehtë dhe më pak pa probleme për të punuar.

Outlook është si një kameleon. Butonat dhe veçoritë e tij mund të ndryshojnë pak në varësi të llojit të llogarive që keni. Nëse jeni duke përdorur një llogari emaili të Microsoft Exchange për vendin tuaj të punës, për shembull, do të keni akses në një mori funksionesh që njerëzit e tjerë nuk mund t'i shohin kurrë, si planifikimi i sallave të konferencave dhe hapësirave të tjera të takimeve kur planifikoni një takim dhe krijoni përgjigje automatike jashtë zyrës për email. Dhe nëse keni një llogari të postës elektronike POP, ju keni opsione të tilla si flamujt e statusit dhe kategoritë e ngjyrave që mund t'i caktoni mesazheve dhe ngjarjeve të kalendarit. Njerëzit me llogari të postës elektronike IMAP nuk i marrin ato. Pra, nëse ekrani juaj duket ndryshe nga ajo që tregohet në këtë artikull, kjo është një arsye pse. Një arsye tjetër është se ju mund të përdorni Office 365, të cilin Microsoft e përditëson periodikisht,

Konfigurimi më i thjeshtë i llogarisë. . .

Me kalimin e viteve, Microsoft e ka bërë procesin e konfigurimit të llogarisë së Outlook në mënyrë progresive më të lehtë, duke zbuluar gjithnjë e më shumë nga cilësimet e nevojshme me çdo version. Në këtë pikë, në Outlook 2019, është praktikisht i pagabueshëm. Është zhdukur nevoja për të ditur detaje teknike si emrat e serverëve të postës dhe numrat e porteve (përveç nëse konfiguroni një lloj të veçantë llogarie ose jeni duke u lidhur me një server Exchange). Në shumicën e rasteve, ju thjesht tregoni Outlook adresën tuaj të emailit dhe fjalëkalimin dhe ai bën pjesën tjetër.

Ja se si të konfiguroni automatikisht një llogari të re Outlook.

Zgjidhni Skedar → Informacion → Cilësimet e Llogarisë → Cilësimet e Llogarisë për të hapur kutinë e dialogut të Cilësimeve të Llogarisë.

Klikoni i ri.

Futni adresën e dëshiruar të emailit.

Klikoni Lidhu.

Kur të kërkohet, futni fjalëkalimin tuaj dhe klikoni OK.

Në ekranin e konfirmimit, klikoni Done.

Kështu duhet të funksionojë. Nëse nuk ndodh për ndonjë arsye, provoni përsëri, por përpara hapit 4, klikoni Opsionet e Avancuara dhe më pas shënoni kutinë e zgjedhjes Më lejoni ta konfiguroj llogarinë time manualisht.

Zgjidhni për të konfiguruar llogarinë manualisht.

Më pas në kutinë Konfigurimi i avancuar, zgjidhni llojin e serverit të postës. Më pas, kur ju kërkohet të shkruani fjalëkalimin tuaj, bëjeni dhe klikoni Lidhu.

Zgjidhni llojin e serverit të postës.

Por prisni, tekniku mes jush po thotë, si është zgjedhja e llojit të serverit "konfigurim i avancuar?" Ke te drejte, nuk eshte. Nëse vërtet duhet të futeni atje dhe të ndryshoni cilësimet, si siguria, numri i portit, adresa e serverit të postës, diçka e tillë, shihni seksionin tjetër.

Në varësi të llojit të serverit, ndonjëherë Outlook ju kërkon informacionin e serverit kur zgjidhni Konfigurimin e Avancuar (për shembull, nëse jeni duke u lidhur me një server Exchange). Por për llogaritë e rregullta të vjetra IMAP dhe POP, kjo e bën të thjeshtë.

. . . Por konfigurimi më i ndërlikuar i llogarisë së avancuar

Në përpjekjen e tij për ta bërë të thjeshtë konfigurimin e postës, Microsoft e ka bërë atë më të rëndë për ata prej nesh që duan të aksesojnë cilësimet e serverit të postës. Njeriu mesatar nuk do t'i gjejë kurrë. Dhe ndoshta ky është objektivi – për të mbajtur përdoruesit e pakualifikuar jashtë zonave ku nuk duhet të jenë – por është zhgënjyese për ne që në fakt kemi arsye për të shkuar atje.

Ju mund të mendoni se komanda Change do t'ju jepte akses në cilësimet e serverit, por nuk e bën. Shihni vetë:

Zgjidhni Skedar → Informacion → Cilësimet e llogarisë → Cilësimet e llogarisë për të hapur kutinë e dialogut të Cilësimeve të llogarisë nëse nuk është tashmë e hapur.

Zgjidhni llogarinë për të modifikuar dhe më pas klikoni Ndrysho.

Zgjidhni Ndrysho pasi të zgjidhni një llogari.

Në kutinë e dialogut "Cilësimet e llogarisë", bëni çdo ndryshim të cilësimeve sipas dëshirës. Por siç mund ta shihni më poshtë, cilësimet e disponueshme nuk kanë të bëjnë fare me konfigurimin e serverit të postës.

Zgjidhni Next dhe më pas zgjidhni Done.

Këto janë ndryshimet që mund të bëni pas konfigurimit në llogari.

Ja ku bëhet e ndërlikuar. Për të arritur në cilësimet aktuale të serverit të postës, duhet të përdorni komandën Riparimi, si kjo:

Nga kutia e dialogut "Cilësimet e llogarisë", zgjidhni llogarinë dhe më pas klikoni "Riparo".

Zgjidhni Opsionet e Avancuara.

Shënoni kutinë e kontrollit Më lejoni ta riparoj llogarinë time manualisht. Pastaj klikoni Riparo.

Më në fund këtu janë cilësimet që ju nevojiten. Ndryshoni informacionin e serverit të postës hyrëse këtu.

Këto janë ndryshimet që mund të bëni pas konfigurimit në llogari.

Klikoni Posta dalëse për të parë cilësimet e serverit të postës dalëse. Bëni çdo ndryshim në to sipas nevojës.

Këto janë ndryshimet që mund të bëni pas konfigurimit në llogari.

Zgjidhni Riparo për të aplikuar ndryshimet e cilësimeve.

Në mesazhin e konfirmimit, klikoni Done.

Prerja e rrëmujës me kutinë hyrëse të fokusuar

Funksioni i Kutisë hyrëse të fokusuar e ndan dosjen tuaj të kutisë hyrëse në dy skeda në krye të panelit të listës së mesazheve: të fokusuar dhe të tjera. Më pas ai përpiqet të vendosë në mënyrë inteligjente se cilat janë mesazhet më të rëndësishme, të cilat shfaqen kur zgjidhni Focused. Kur zgjidhni Tjetër, shihni mesazhet që Outlook përcaktoi se ishin më pak të rëndësishme. Kjo mund të ndihmojë në reduktimin e rrëmujës në kutinë tuaj hyrëse nga mesazhet komerciale dhe memet/shakatë pa kuptim. Ky është një veçori e Outlook 2019 që u vlerësua gjerësisht si një përmirësim për Office 2019 kur u njoftua fillimisht, por më shumë njerëz e urrejnë atë sesa e pëlqejnë.

Për të aktivizuar/çaktivizuar Kutinë hyrëse të fokusuar, zgjidhni Shiko → Kuti hyrëse e fokusuar.

Nëse nuk e shihni komandën Kutia hyrëse e fokusuar në skedën View, Kutia hyrëse e fokusuar mund të mos jetë e disponueshme për ju. Varet nga versioni juaj i Outlook, lloji i serverit të postës dhe faktorë të tjerë. Dokumentacioni i Microsoft thotë se Inbox i fokusuar kërkon një llogari emaili të Microsoft Exchange ose Office 365. Megjithatë, edhe nëse jeni në një server Exchange, mund të mos e shihni nëse administratori juaj e ka çaktivizuar funksionin.

Më parë kishte një veçori në Outlook të quajtur Clutter, e cila funksiononte duke lëvizur artikujt "Të tjera" në një dosje të veçantë. Kutia hyrëse e fokusuar është më pak ndërhyrëse, duke ndryshuar vetëm pamjen tuaj për përmbajtjen e kutisë hyrëse dhe jo përmbajtjen aktuale.

@Përmendjet

Ndonjëherë, kur njerëzit nxitojnë të dërgojnë një mesazh, ata harrojnë të përfshijnë dikë në të që është referuar në mesazh. Për të ndihmuar në luftimin e këtyre gabimeve, Outlook 2019 përmban opsionin @Mentions. Kjo ju mundëson të etiketoni me lehtësi dikë të përmendur në një email në mënyrë që ata të marrin automatikisht një kopje të mesazhit. Për ta përdorur atë kur jeni duke kompozuar një mesazh, thjesht paraprini emrin e personit me një shenjë @. Shfaqet një listë rënëse që përmban emrat e njerëzve në listën tuaj të kontakteve. Zgjidhni emrin që dëshironi nga lista për t'i shtuar automatikisht në listën e marrësve.

CC automatikisht dikë për të cilin po flisni duke përdorur një përmendje @.

Kur marrësit të shohin mesazhin, ata do të shohin emrin e përmendur të theksuar. Emri është një hiperlidhje aktive që hap një panel informacioni për atë person (nga lista e kontakteve të marrësit) kur klikohet. (Jo të gjithë marrësit e shohin këtë - vetëm ata që përdorin një version të Outlook që mbështet funksionin.)

Dëgjimi i mesazheve tuaja me Read Aloud

Keni dashur ndonjëherë të mund të mbështeteni në karrigen tuaj, këmbët lart në tavolinë dhe të kërkoni një asistent t'ju lexojë mesazhet tuaja hyrëse? Ky mund të jetë një realitet (mirë, disi) kur përdorni veçorinë Read Aloud në Outlook 2019.

Nëse butoni Read Aloud shfaqet në skedën Home, funksioni Outlook 2019 aktivizohet. Nëse nuk është aty, zgjidhni Skedar → Opsione → Lehtësia e Qasjes. Shënoni kutinë e kontrollit Trego leximin me zë të lartë nën titullin Opsionet e ekranit të aplikacionit dhe klikoni OK.

Aktivizo veçorinë Read Aloud Outlook 2019 në Opsionet e Outlook.

Për të përdorur veçorinë Read Aloud, zgjidhni një mesazh dhe më pas klikoni Home → Read Aloud. Sigurohuni që vëllimi i sistemit tuaj të mos jetë i heshtur.

Shënimi automatik si i lexuar për mesazhet e fshira

Ndoshta nuk e lexoni çdo mesazh përpara se ta fshini. Nëse është padyshim një reklamë ose ndonjë marrëzi tjetër për të cilën nuk keni kohë, thjesht mund ta zgjidhni dhe të shtypni tastin Fshi. Problemi me këtë ka qenë historikisht se nuk i jep kohë Outlook-it të regjistrojë emailin si të lexuar dhe ju përfundoni me një mori mesazhesh të palexuara në dosjen tuaj të Artikujve të Fshirë.

E re në Outlook 2019, mund të zgjidhni që të gjitha mesazhet të shënohen si të lexuara menjëherë kur ato fshihen. Për të vendosur këtë veçori, zgjidhni Skedar → Opsione → Mail. Lëvizni deri në fund, te seksioni "Tjetër" dhe shënoni kutinë e kontrollit Shënoni mesazhet si të lexuara kur fshihen.

Më shumë fleksibilitet për rikujtuesit e Outlook

Outlook ka qenë tradicionalisht një program "i sjellshëm", në atë që nuk e mbulon dritaren e tij "Përkujtuesit" mbi çdo aplikacion tjetër që mund të përdorni në plan të parë. Sidoqoftë, mund ta ndryshoni atë sjellje në Outlook 2019 për t'u siguruar që të mos humbisni kurrë një kujtesë. Zgjidhni Skedar → Opsione → Të avancuara. Më pas, në seksionin "Përkujtuesit", shënoni kutinë e kontrollit "Shfaq përkujtuesit në krye të Windows të tjera".

Planifikimi në zona të shumta kohore

Kur po përpiqeni të planifikoni një takim me njerëz në zona të shumta kohore, mund të jetë konfuze të përpiqeni të kuptoni ndryshimet në kokën tuaj. Për të shtuar një zonë të dytë ose të tretë kohore në modulin tuaj të kalendarimit, zgjidhni Skedar → Opsione → Kalendari. Nën Zonat kohore, zgjidhni Shfaq një zonë të dytë kohore (dhe Shfaq edhe një zonë të tretë kohore, nëse është e nevojshme). Futni një etiketë në kutinë Label për çdo zonë kohore. Kjo aftësi për të etiketuar zonat mund të jetë e dobishme nëse dëshironi t'i emërtoni ato si degë ose klientë të caktuar në vend të emrit aktual të zonës kohore.

Tani mund të konfiguroni deri në tre zona kohore.