Çfarë duhet të kërkoni kur kontrolloni ose auditoni një model financiar

Nëse e keni përdorur Excel për një kohë, me siguri preferoni të ndërtoni tabelat tuaja ose modelet financiare nga e para. Megjithatë, në një mjedis korporativ, njerëzit rrallë e marrin këtë mundësi. Në vend të kësaj, ata pritet të marrin përsipër një model ekzistues që dikush tjetër ka ndërtuar.

Ndoshta ju jeni duke hyrë në një rol që po e merrni përsipër nga dikush tjetër dhe ekziston një model ekzistues i raportimit financiar që do t'ju duhet ta përditësoni çdo muaj. Ose ju është thënë të llogarisni komisionet e shitjeve çdo tremujor bazuar në një fletëllogaritëse monstruoze me 50 skeda që nuk ju pëlqen vërtet pamja. Jo vetëm që ju trashëgoni modelet e të tjerëve së bashku me të dhënat, supozimet dhe llogaritjet që ka futur modeluesi origjinal, por ju trashëgoni edhe gabimet e modeluesit.

Nëse do të merrni përgjegjësinë për modelin e dikujt tjetër, duhet të jeni të përgatitur ta merrni përsipër dhe ta bëni atë tuajin. Ju duhet të jeni përgjegjës për funksionimin e këtij modeli dhe të sigurt se po funksionon siç duhet. Këtu është një listë kontrolli e gjërave që duhet të kontrolloni kur trashëgoni për herë të parë modelin financiar të dikujt tjetër:

• Njihuni me pamjen dhe ndjesinë e saj. Shikoni nëpër secilën fletë për të parë se cilat skema ngjyrash janë përdorur. Lexoni çdo dokumentacion. A ka ndonjë çelës për të parë se cilat qeliza janë cilat? A ka bërë modeluesi i diferencuar midis formulave dhe supozimeve të koduara?
• Shikoni mirë formulat. A janë të qëndrueshme? A përmbajnë ato ndonjë vlerë të koduar që nuk do të përditësohet automatikisht dhe për rrjedhojë do të shkaktojë gabime?
• Kryeni një kontroll gabimi. Shtypni butonin "Kontrollimi i gabimeve" në seksionin Auditimi i formulave të skedës "Formulat" në Shirit për të parë me një shikim nëse ka ndonjë gabim Excel në fletë që mund të shkaktojë probleme.
• Kontrolloni për lidhje me skedarë të jashtëm. Lidhjet e jashtme mund të jenë pjesë e vlefshme e procesit operacional të punës, por duhet të dini nëse ky skedar merr ndonjë hyrje nga librat e jashtëm të punës për t'u siguruar që askush të mos ndryshojë pa dashje fletën ose emrat e skedarëve, duke shkaktuar gabime në modelin tuaj. Gjeni lidhje të jashtme duke shtypur butonin Edit Links në seksionin Lidhjet e skedës Data në Shirit.
• Rishikoni vargjet e emërtuara. Gamat e emërtuara mund të jenë të dobishme në një model financiar, por ato ndonjëherë përmbajnë gabime për shkak të emrave të tepërt, si dhe lidhjeve të jashtme. Rishikoni vargjet e emërtuara në Menaxherin e Emrave, i cili është në seksionin Emrat e Përcaktuar të skedës Formulat në Shirit. Fshini çdo varg të emërtuar që përmban gabime ose që nuk janë duke u përdorur, dhe nëse ato përmbajnë lidhje me skedarë të jashtëm, mbani parasysh dhe sigurohuni që ato janë të nevojshme.
• Kontrolloni llogaritjet automatike. Formulat duhet të llogariten automatikisht, por ndonjëherë kur një skedar është shumë i madh, ose një modelues i pëlqen të kontrollojë ndryshimet me dorë, llogaritja është vendosur në manuale në vend të automatikut. Nëse shihni fjalën Llogarit në shiritin e statusit poshtë majtas, kjo do të thotë se llogaritja është vendosur në manual, kështu që me siguri jeni në një hetim kompleks! Shtypni butonin Opsionet e Llogaritjes në seksionin Llogaritja e skedës Formulat në Shirit për të ndryshuar midis llogaritjes manuale dhe automatike të librit të punës.

Përveç këtyre hapave, këtu janë disa mjete të dobishme auditimi në Excel që mund t'i përdorni për të kontrolluar, audituar, vërtetuar dhe, nëse është e nevojshme, korrigjoni një model të trashëguar në mënyrë që të jeni të sigurt në rezultatet e modelit tuaj financiar:

• Inspektoni Librezën e Punës. Njihuni me tiparet e fshehura të modelit tuaj dhe identifikoni veçoritë potencialisht problematike që përndryshe mund të jenë shumë të vështira për t'u gjetur me këtë mjet pak të njohur. Për ta përdorur, hapni librin e punës, klikoni në butonin File në Shirit; në skedën Info, klikoni butonin Kontrollo për çështje.
• F2: Nëse qelizat burimore të një formule janë në të njëjtën faqe, shkurtorja F2 e vendos qelizën në modalitetin e redaktimit, kështu që kjo shkurtore është një mënyrë e mirë për të parë vizualisht se nga vijnë të dhënat e burimit.
• Gjurmimi i precedentëve/vartësve: Mjetet e auditimit të Excel gjurmojnë vizualisht marrëdhëniet me shigjetat e linjës gjurmuese. Ju mund t'i qaseni këtyre mjeteve në seksionin Auditimi i Formulave të skedës Formulat në Shirit.
• Vlerësimi i formulës: Shpërndani formula të gjata dhe komplekse duke përdorur mjetin Vlerësimi i Formulës, në seksionin Auditimi i Formulave të skedës Formulat në shirit.
• Mjetet e kontrollit të gabimeve: Nëse bëni një gabim - ose çfarë Excel mendon se është një gabim - një trekëndësh jeshil do të shfaqet në këndin e sipërm të majtë të qelizës. Kjo do të ndodhë nëse hiqni qelizat ngjitur, ose nëse futni një hyrje si tekst, i cili duket se duhet të jetë një numër.
• Dritarja e shikimit: Nëse keni qeliza dalëse që dëshironi t'i mbani në sy, ky mjet do të shfaqë rezultatin e qelizave të specifikuara në një dritare të veçantë. Ju mund ta gjeni këtë mjet në seksionin Auditimi i Formulave të skedës Formulat në Shirit. Është e dobishme për testimin e formulave për të parë ndikimin e një ndryshimi në supozimet në një qelizë ose qeliza të veçanta.
• Shfaq formulat: Për të parë të gjitha formulat me një shikim në vend të vlerave që rezultojnë, shtypni butonin Show Formulas në seksionin Auditimi i Formulave të skedës Formulat në Shirit (ose përdorni shkurtoren Ctrl+`). Show Formulas është gjithashtu një mënyrë shumë e shpejtë dhe e lehtë për të parë nëse ekzistojnë vlera të koduara.