Bibliotekat e dokumenteve dhe SharePoint 2010

Bibliotekat e dokumenteve të SharePoint 2010 ju lejojnë të ruani dhe ndani skedarë në mënyrë të sigurt, dhe ato gjithashtu shtojnë veçori që ju ndihmojnë të menaxhoni gjëra të tilla si rrjedha e punës e dokumenteve (proceset që lejojnë njerëzit të modifikojnë, komentojnë dhe miratojnë dokumentet) dhe historitë e versioneve (çfarë ndodhi me një skedar, dhe kush bëri çfarë).

Dhe megjithëse ndarjet e skedarëve ju japin një rrugë përmes dosjeve për në dokumentin tuaj, bibliotekat e dokumenteve të SharePoint ju japin shtigje të tjera për të ekspozuar përmbajtjen. Ju mund t'i qaseni dokumenteve drejtpërdrejt përmes shfletuesit, mund t'i flluskoni ato në pjesët e uebit dhe mund t'i renditni dhe filtroni ato me meta të dhënat dhe llojet e tyre të përmbajtjes. Dhe me bibliotekat e dokumenteve, ju mund t'i ekspozoni skedarët sipas titullit të tyre, jo vetëm sipas emrit të skedarit.

Bibliotekat e dokumenteve ju japin gjithashtu zgjedhje të shumta se si futen dokumentet në to. Ju mund të ruani një dokument me URL-në e bibliotekës së dokumenteve, por gjithashtu mund t'i dërgoni dokumente me email në bibliotekat e dokumenteve ose tërhiqni dhe lëshoni nga Windows Explorer. Dhe ju mund të krijoni dokumente direkt në bibliotekat e tyre të dokumenteve.

Nëse bëni një kërkim në një ndarje skedari, ju mund të rikuperoni goditjet në dokumente që nuk keni lejet për t'i hapur; SharePoint, nga ana tjetër, lejon që rezultatet të shkurtohen me siguri në mënyrë që nëse nuk mund t'i qaseni, nuk mund t'i shihni as në rezultatet e kërkimit.

Gjithçka në SharePoint është një listë. Një bibliotekë dokumentesh është thjesht një lloj i veçantë liste. Megjithëse shumica e listave të tjera të SharePoint janë të organizuara rreth gjërave që përcaktohen kryesisht nga meta të dhënat e tyre, bibliotekat e dokumenteve organizohen rreth skedarëve që ekzistojnë veçmas dhe përshkruhen nga meta të dhënat e tyre.

Një bibliotekë dokumentesh nuk duhet vetëm të përmbajë skedarë të Microsoft Word. Bibliotekat e dokumenteve mund të përmbajnë shumë lloje skedarësh, duke përfshirë skedarët Excel, PDF dhe Visio. Edhe faqet e internetit ruhen në bibliotekat e dokumenteve.

Bibliotekat e dokumenteve shtojnë mundësinë për të gjetur dokumentet tuaja. Ndryshe nga një ndarje skedari, e cila i trajton skedarët si objekte të veçanta, bibliotekat e dokumenteve i trajtojnë dokumentet si përmbajtje dhe ju lejojnë të lidhni informacione të caktuara ( metadata ) me grupet e dokumenteve në to. Kjo do të thotë që dokumentet mund të gjenden bazuar në ngjashmëritë e përshkruara nga meta të dhënat, dhe jo vetëm nga opsionet e kërkimit që keni në një ndarje skedari.

Ju mund të pyesni veten pse lënia e dokumenteve tuaja në një disk rrjeti të përbashkët nuk është më e lehtë sesa përdorimi i një biblioteke dokumentesh në SharePoint 2010. Arsyeja më bindëse është se SharePoint ofron shumë mënyra për të organizuar dokumentet tuaja, si p.sh.

• Bibliotekat e dokumenteve ofrojnë një adresë unike në internet për të hyrë në një grup dokumentesh. Bibliotekat e dokumenteve bëjnë të mundur aplikimin e sigurisë në grupet e dokumenteve të lidhura, dhe nëpërmjet shkurtimit të sigurisë, ato parandalojnë përdoruesit e paautorizuar që t'i shohin ato në rezultatet e kërkimit.

• Karakteristikat e dokumentit bëjnë të mundur krijimin e shumë pamjeve të të njëjtave dokumente.

• Dosjet bëjnë të mundur grupimin e një nëngrupi dokumentesh bazuar në kërkesat e lejes.