Arkivimi i dosjeve të Outlook

Në disa raste, Outlook vendos mesazhe emaili, detyra dhe takime më të vjetra se gjashtë muaj në dosjen "Arkivi" - një dosje e veçantë për artikujt që Outlook mendon se janë të ndenjur ose nuk ia vlen t'i mbash. Outlook thërret dërgimin e këtyre artikujve në dosjen e Arkivit automatikisht. Megjithatë, artikujt që arkivat e Outlook nuk humbasin përgjithmonë. Mund t'i vizitoni duke hapur dosjen Arkivi dhe nëndosjet e saj në Listën e Dosjeve. Outlook krijon automatikisht dosjen Arkivi dhe nëndosjet e saj herën e parë që arkivoni artikujt.

Ju duhet të vendosni se si dhe kur Outlook arkivon artikujt. Për të arkivuar artikujt, ju vendosni një grup të paracaktuar rregullash arkivimi që zbatohen për të gjitha dosjet dhe nëse një dosje ka nevojë për vëmendje individuale (që do të thotë se nuk dëshironi që ajo t'i nënshtrohet rregullave të paracaktuara të arkivimit), mund të vendosni rregulla të veçanta për këtë dosje. Çdo dosje mund të ketë grupin e vet të rregullave të arkivimit ose t'i nënshtrohet rregullave të paracaktuara.

Për t'i treguar Outlook se si të arkivojnë gjërat e vjetra, filloni duke shfaqur një kuti dialogu AutoArchive:

• Vendosja e rregullave të paracaktuar të arkivimit: Zgjidhni Mjetet –> Opsionet dhe, në kutinë e dialogut Opsionet, zgjidhni skedën Tjetër. Klikoni butonin AutoArchive.

• Vendosja e rregullave për një dosje specifike: Ose kliko me të djathtën mbi dosje dhe zgjidh Veçoritë ose shfaq dosjen dhe zgjidh File –> Folder –> Properties for Folder Name. Më pas, në kutinë e dialogut Properties, zgjidhni skedën AutoArchive. (Për shkak se asnjë datë nuk është e lidhur me artikujt në dosjen e Kontakteve, nuk mund të arkivoni automatikisht emrat dhe adresat.)

Negocioni këto opsione për të vendosur rregullat e paracaktuara të arkivit:

• Ekzekutoni AutoArchive Every: Futni një numër për t'i treguar Outlook sa shpesh t'i arkivojë artikujt.

• Kërkesa përpara ekzekutimit të arkivit: Nëse zgjidhni këtë kuti, shihni një kuti mesazhesh përpara se të fillojë arkivimi dhe mund të refuzoni të arkivoni nëse dëshironi duke zgjedhur Jo në kutinë e mesazhit.

• Fshi artikujt e skaduar (vetëm dosjet e postës elektronike): Zgjidhni këtë kuti për të fshirë të gjitha mesazhet e emailit kur skadon periudha.

• Arkivoni ose fshini artikujt e vjetër: anuloni këtë opsion nëse nuk dëshironi të arkivoni artikujt.

• Shfaq dosjen e arkivit në listën e dosjeve : Zgjidhni këtë opsion nëse dëshironi të mbani dosjen e Arkivit në listën e dosjeve. Kjo dosje përmban artikuj të arkivuar.

• Pastroni artikujt më të vjetër se: Zgjidhni një periudhë kohore të ndërprerjes pas së cilës të arkivoni artikujt.

• Zhvendosni artikujt e vjetër në: Klikoni butonin Shfleto dhe zgjidhni një dosje nëse dëshironi të ruani skedarin e Arkivit në një vend të caktuar.

• Fshi përgjithmonë artikujt e vjetër: Zgjidhni këtë opsion nëse dëshironi të fshini, jo të arkivoni, artikujt e vjetër.

Zgjidhni midis këtyre opsioneve për të vendosur rregullat e arkivimit për një dosje specifike:

• Mos i arkivoni artikujt në këtë dosje: Zgjidhni këtë opsion nëse artikujt në dosje nuk ia vlen të arkivohen.

• Arkivi i artikujve në këtë dosje duke përdorur cilësimet e paracaktuara: Zgjidhni këtë opsion për të shtyrë te rregullat e paracaktuara të arkivimit për dosjen.

• Arkivoni këtë dosje duke përdorur këto cilësime: Zgjidhni këtë opsion për të vendosur rregullat e arkivimit për dosjen.

• Pastroni artikujt më të vjetër se: Zgjidhni një periudhë kohore të ndërprerjes pas së cilës të arkivoni artikujt në dosje.

• Zhvendosni artikujt e vjetër në: Klikoni butonin Shfleto dhe zgjidhni një dosje nëse dëshironi të ruani artikujt e arkivuar në një vend të caktuar.

• Fshi përgjithmonë artikujt e vjetër: Zgjidhni këtë opsion nëse dëshironi të fshini, jo të arkivoni, artikujt në këtë dosje.

Periodikisht kompakt dosjen në të cilën ju të ruajtur të dhënat Outlook të tkurret skedarin dhe për të marrë më shumë hapësirë në hard diskun tuaj. Për të kompaktuar skedarin e të dhënave Outlook, ndiqni këto hapa:

1. Zgjidhni File –> Data File Management.

2. Zgjidhni Dosjet personale në kutinë e dialogut Outlook Data Files.

3. Klikoni butonin Cilësimet.

Shfaqet një kuti dialogu Dosja personale.

4. Zgjidhni butonin Compact Now.

Kompaktimi i një skedari Outlook mund të marrë kohë nëse skedari është i mbushur me të dhëna.