3 këshilla për menaxhimin e skedarëve tuaj të të dhënave Outlook 2019

Arkivoni informacionin e vjetër. Skedarët e të dhënave mund të rriten shpejt në madhësi gigabajt. Me kalimin e kohës, një skedar i madh të dhënash mund të bëhet i papërdorshëm, duke bërë që Outlook të jetë më i ngadalshëm në fillimin dhe mbylljen. Ju mund të dëshironi të arkivoni mesazhet dhe artikujt e vjetër në një skedar të veçantë që mund t'i qaseni sipas nevojës. Për të arkivuar skedarët, klikoni File dhe më pas klikoni butonin Tools. Klikoni "Pastroni artikujt e vjetër". Zgjidhni cilin dosje(t) do të arkivoni dhe më pas vendosni një prag të datës në kutinë Archive Items Older Than. Zgjidhni një vendndodhje skedari të arkivit ose pranoni parazgjedhjen (i cili është i njëjti vend me skedarin tuaj kryesor të të dhënave Outlook, por me emrin Arkivi).

Pastroni kutinë tuaj postare. Pastrimi i kutisë postare është më i avancuar dhe më i përfshirë sesa një operacion i thjeshtë arkivimi. Me Pastrimin e kutisë postare mund të gjeni artikuj që janë më të vjetër se një numër i caktuar ditësh ose më i madh se një numër i caktuar kilobajt. Ju mund të përdorni AutoArchive për të automatizuar procesin e arkivimit dhe mund të zbrazni dosjen Deleted Items. Për të filluar, klikoni File, klikoni Tools dhe klikoni Mailbox Cleanup.

Ndani Outlook me përdoruesit e tjerë.Kur ndani një kompjuter dhe secili person ka hyrjen e tij në Windows, nuk keni pse të shqetësoheni për kryqëzimin e Outlook; kur secili prej jush ekzekuton Outlook, ju merrni kutinë tuaj postare private dhe skedarin e të dhënave. Por nëse dy ose më shumë njerëz ndajnë të njëjtin identifikim, ata nuk duhet domosdoshmërisht të ndajnë një grup të vetëm të dhënash të Outlook. Çelësi i privatësisë në këtë rast është krijimi i profileve shtesë në Outlook. Klikoni Skedari, klikoni Cilësimet e llogarisë dhe klikoni Menaxho profilet. Krijo një profil të ri në kutinë e dialogut Mail duke klikuar Shto dhe duke plotësuar informacionin e kërkuar. Më pas në kutinë e dialogut Mail mund të zgjidhni Prompt for a Profile to Be Use nëse dëshironi që Outlook të pyesë se cilin përdorues të ngarkojë sa herë që hapet. Përndryshe, mund të zgjidhni "Përdor gjithmonë këtë profil" dhe më pas të zgjidhni atë që do të përdorni. Për të ndërruar profilet nëse nuk i keni kërkuar Outlook që t'ju kërkojë në fillim, zgjidhni Skedar, Cilësimet e llogarisë, Ndrysho profilin. Outlook do të riniset dhe do të kërkojë se cilin profil të ngarkojë.