Një temë e zakonshme e Office 2016 është se të gjitha programet duken dhe funksionojnë njësoj. Pasi të mësoni se si të përdorni Word, do të zbuloni se nuk është shumë më e vështirë të mësoni Excel ose PowerPoint sepse skedat Ribbon funksionojnë të gjitha në mënyra të ngjashme.
Akoma më mirë, të njëjtat komanda për tastierë funksionojnë njësoj në të gjitha programet e Office 2016. Duke memorizuar shkurtoret me tastierë, do të jeni në gjendje të punoni më shpejt dhe me efikasitet me Office 2016, pavarësisht se cilin program të veçantë mund të përdorni në atë kohë.
Mbroni veten me Undo (Ctrl+Z) dhe Redo (Ctrl+Y)
Shumë njerëz kanë frikë të bëjnë një gabim, kështu që ata përfundojnë duke mos provuar asgjë të re që mund t'u kursejë kohë dhe t'ua bëjë jetën më të lehtë. Për fat të mirë, Office 2016 ju lejon të eksperimentoni lirshëm me komanda të ndryshme, sepse nëse bëni ndonjë gjë, si p.sh. fshini ose modifikoni tekstin ose shtoni një foto ose faqe, mund ta ktheni menjëherë atë që sapo keni bërë duke përdorur menjëherë komandën Undo (Ctrl+Z). .
Me komandën Undo që ju mbron, mund të provoni komanda të ndryshme për të parë se çfarë bëjnë ato. Nëse gjërat nuk funksionojnë ashtu siç keni menduar, shtypni Ctrl+Z dhe zhbëni ndryshimet tuaja të fundit.
Nëse përfundoni duke zhbërë një ndryshim dhe më pas e kuptoni papritur se nuk doje ta zhbëje atë ndryshim në fund të fundit, mund të ribësh një komandë që ke kthyer më parë. Për të ribërë një komandë që e kishit zhbërë, zgjidhni komandën Redo (Ctrl+Y).
Prerje (Ctrl+X), Kopjo (Ctrl+C) dhe ngjit (Ctrl+V)
Redaktimi i çdo skedari shpesh nënkupton zhvendosjen ose kopjimin e të dhënave nga një vend në tjetrin. Kuptohet, tre nga komandat më të zakonshme janë komandat Cut, Copy dhe Paste.
Për të përdorur komandën Cut ose Copy, thjesht zgjidhni një artikull (tekst ose foto) dhe zgjidhni ikonën Cut ose Copy në skedën Home (ose shtypni Ctrl+X për të prerë ose Ctrl+C për të kopjuar).
Të dy komandat Cut dhe Copy përdoren më shpesh me komandën Paste. Sidoqoftë, komanda Cut, pa komandën Paste, është në thelb ekuivalente me fshirjen e tekstit ose objekteve të zgjedhura.
Sa herë që zgjidhni komandën Cut ose Copy, Office 2016 ruan automatikisht të dhënat e zgjedhura (tekst ose fotografi) në Clipboard të Office, i cili mund të mbajë deri në 24 artikuj. Pasi t'i preni ose kopjoni artikujt në Clipboard të Office, mund t'i rikuperoni gjithmonë.
Nëse fikni kompjuterin ose dilni nga Office 2016, çdo artikull në Clipboard i Office do të humbasë.
Ruajtja e një skedari (Ctrl+S)
Asnjëherë mos besoni se kompjuteri juaj, sistemi operativ ose Office 2016 do të funksionojnë kur të keni nevojë. Kjo është arsyeja pse duhet ta ruani skedarin tuaj periodikisht gjatë kohës që jeni duke punuar: Nëse nuk e bëni këtë, dhe rryma papritmas fik, do të humbni të gjitha ndryshimet që keni bërë në skedarin tuaj që nga hera e fundit që e keni ruajtur. Nëse hera e fundit që keni ruajtur një skedar ka qenë 20 minuta më parë, do të humbni të gjitha ndryshimet që keni bërë në 20 minutat e fundit.
Është një ide e mirë të ruani skedarin tuaj periodikisht, si për shembull pasi të keni bërë shumë ndryshime në një skedar. Për të ruajtur një skedar, shtypni Ctrl+S ose klikoni ikonën Ruaj në shiritin e veglave të Qasjes së Shpejtë.
Herën e parë që ruani një skedar, Office 2016 ju kërkon një emër përshkrues. Pasi të keni ruajtur një skedar të paktën një herë, mund të zgjidhni komandën Save dhe Office 2016 do ta ruajë skedarin tuaj pa ju shqetësuar me një kuti dialogu.
Printimi i një skedari (Ctrl+P)
Pavarësisht të gjitha premtimeve të një zyre pa letra, më shumë njerëz po shtypin dhe përdorin letër se kurrë më parë. Si rezultat, një nga komandat më të zakonshme që do të përdorni është komanda Print.
Për të zgjedhur komandën Print, shtypni Ctrl+P. Kjo menjëherë printon një kopje të të gjithë dokumentit tuaj. Nëse dëshironi të zgjidhni cilat faqe të printoni ose sa kopje të printoni, atëherë klikoni në skedën File dhe zgjidhni Printo në vend të tyre.
Kontrollimi i drejtshkrimit (F7)
Përpara se të lejoni dikë të shohë skedarin tuaj, kryeni fillimisht një kontroll drejtshkrimor. Thjesht shtypni F7 dhe Office 2016 kontrollon me zell drejtshkrimin e tekstit tuaj. Kur kontrolluesi i drejtshkrimit gjen një fjalë të dyshimtë, shfaq një kuti dialogu që ju lejon të zgjidhni një drejtshkrim të saktë, të shpërfillni fjalën e theksuar aktualisht ose ta ruani fjalën e theksuar në fjalorin e Office 2016, në mënyrë që të mos e raportojë atë fjalë si të shkruar gabim.
Kontrolluesit e drejtshkrimit janë të dobishëm dhe të dobishëm, por ato mund të mashtrohen lehtësisht. Ju mund ta shqiptoni saktë një fjalë (siç është fjala e tyre), por ta përdorni atë gabim, si p.sh. Ju gatuani dy lëvizje mbi to. Kontrolli drejtshkrimor nuk do të njohë gjithmonë gabimet gramatikore, kështu që ju duhet të korrigjoni skedarin tuaj me dorë vetëm për t'u siguruar që nuk keni ndonjë fjalë të shkruar gabim ose të pasaktë në skedarin tuaj.
Nëse nuk dëshironi që Office 2016 të kontrollojë drejtshkrimin e të gjithë skedarit tuaj, thjesht theksoni tekstin që dëshironi të kontrolloni drejtshkrimin dhe më pas shtypni F7.
Hapja e një skedari (Ctrl+O)
Në përgjithësi, do të shpenzoni më shumë kohë duke punuar me skedarët ekzistues sesa duke krijuar të rinj. Në vend që t'ju detyroni të klikoni skedën File çdo herë dhe të gjeni komandën Open, thjesht shtypni Ctrl+O në vend të kësaj. Kjo menjëherë shfaq një dritare të hapur që të mund të zgjidhni një skedar për të hapur.
Krijimi i një skedari të ri (Ctrl+N)
Normalisht, nëse doni të krijoni një skedar të ri në Office 2016, duhet të klikoni në skedën File dhe të klikoni New. Pastaj duhet të vendosni nëse dëshironi të krijoni një dokument bosh ose të përdorni një shabllon.
Ja një mënyrë e shpejtë për të krijuar një dokument bosh: Thjesht shtypni Ctrl+N. Office 2016 krijon menjëherë një skedar bosh pa ju bërë të kaloni nëpër asnjë dritare.
Shtypja e Ctrl+N në Outlook 2016 krijon një artikull të ndryshëm, si p.sh. krijimi i një mesazhi ose detyre të re emaili, në varësi të asaj që po bëni me Outlook në atë kohë.
Gjetja e tekstit (Ctrl+F)
Komanda Find ju lejon të kërkoni për një fjalë ose frazë të varrosur diku brenda skedarit tuaj. Për të përdorur komandën Find, thjesht shtypni Ctrl+F. Kjo hap një kuti dialogu që ju lejon të shkruani tekstin që dëshironi të gjeni.
Gjetja dhe zëvendësimi i tekstit (Ctrl+H)
Ndonjëherë mund t'ju duhet të gjeni dhe zëvendësoni tekstin me diçka tjetër, si për shembull zëvendësimi i emrit të kushëririt tuaj me emrin tuaj (veçanërisht i dobishëm për ndryshimin e një testamenti në një trashëgimi të pasur). Për të gjetur dhe zëvendësuar tekstin, shtypni Ctrl+H. Kur shfaqet një kuti dialogu, shkruani tekstin që dëshironi të gjeni dhe tekstin që dëshironi ta zëvendësoni.
Kur zëvendësoni tekstin, ju keni një zgjedhje të përdorni komandën Replace ose Replace All. Komanda Replace ju lejon të rishikoni çdo fjalë përpara se ta zëvendësoni për t'u siguruar që kjo është ajo që dëshironi të bëni vërtet. Komanda Replace All zëvendëson tekstin pa ju dhënë një shans për të parë nëse është i saktë. Kur përdorni komandën Replace All, kini parasysh se Office 2016 mund të zëvendësojë fjalët gabimisht. Për shembull, përveç zëvendësimit të Bob me Frank, Office 2016 mund të zëvendësojë gjithashtu të gjitha dukuritë e Bobcat me Frankcat, gjë që ndoshta është diçka që ju nuk dëshironi të bëni.
Mbyllja e një dritareje (Ctrl+W) ose një programi (Alt+F4)
Për të mbyllur një dritare, ose mund të klikoni në kutinë Mbyll të asaj dritareje ose të klikoni në skedën Skedari dhe më pas të klikoni Mbyll. Për një alternativë më të shpejtë, thjesht shtypni Ctrl+W për të mbyllur dritaren aktuale menjëherë.
Nëse nuk e keni ruajtur përmbajtjen e dritares aktuale, Office 2016 shfaq një kuti dialogu që ju pyet nëse dëshironi të ruani të dhënat tuaja përpara se të mbyllë dritaren.
Në rast se dëshironi të mbyllni plotësisht programin aktual, thjesht shtypni Alt+F4. Nëse keni ndonjë skedar të hapur e të paruajtur, Office 2016 fillimisht do t'ju pyesë nëse dëshironi t'i ruani ato përpara se të mbyllni skedarët dhe të mbyllni programin.