10 Rregullat e Artë të Menaxhimit të Projektit

Ndërsa filloni të përdorni Projektin 2016, thëniet e zakonshme (ose aforizmat, aksiomat dhe parimet) këtu mund t'ju ndihmojnë të kujtoni parimet bazë të menaxhimit të projektit. Vendosini ato në murin e zyrës tuaj në mënyrë që t'i rishikoni gjatë gjithë ditës së punës.

Rrotulloni me të

Planifikimi i valëve rrotulluese është një mënyrë e shkëlqyer për të thjeshtuar menaxhimin e një projekti. Mos planifikoni më tej në të ardhmen nga sa mund të shihni në mënyrë të arsyeshme - dhe mos planifikoni më në detaje sesa ka kuptim. Kur një projekt lëshohet për herë të parë, ju keni vetëm data historike. Ndërsa filloni të kuptoni më shumë rreth projektit, mund të përcaktoni ciklin e jetës së projektit dhe rezultatet kryesore që do të krijohen në secilën nga fazat e tij.

Ndërtoni projektin në faza. Filloni me fazat fillestare dhe plotësoni detyrat, sekuencat, burimet dhe kohëzgjatjet e detajuara. Lërini fazat e mëvonshme në një nivel të lartë detajesh; në këtë mënyrë, do të keni më pak punë për të ribërë në detyrat e mëvonshme që thjesht nuk mund të parashikohen në fillim të projektit. Ju gjithashtu do të keni më pak nevojë për të manipuluar bazën e atyre detyrave të mëvonshme: Nëse detyrat janë shumë larg në të ardhmen, kërkesat e tyre kohore nuk do të përputhen me burimet që keni caktuar fillimisht për to.

Kur është herët në lojë, shmangni thellimin në detaje për detyrat që janë larg në të ardhmen. Projekti mund t'ju ndihmojë me planifikimin e valëve rrotulluese kur përdorni këto veçori të programit:

• Pamja e Diagramit të Rrjetit: Ju ndihmon të vizualizoni fazat e projektit në mënyrë grafike
• Afati kohor: Tregon piketa, arritjet dhe fazat në një nivel të lartë
• Zgjerimi dhe kolapsi i detyrës: Ju lejon të fshehni ose shfaqni fazat e projektit

Vendosni rosat tuaja në një rresht

Para se të filloni të krijoni projektin, bëni detyrat e shtëpisë tuaj. Nëse nuk i keni të gjitha informacionet që ju nevojiten kur uleni në kompjuter për të punuar me Projektin, do të ndaloni vazhdimisht, në mes të planit dhe do të ikni për të gjetur informacionin - jo një mënyrë efikase për të punuar.

Përpara se të uleni për të ndërtuar një plan projekti, mendoni për informacionin e mëposhtëm të projektit:

• Kontrolli i realitetit të pritshmërive bazë: Bazuar në përvojën tuaj në menaxhimin e projekteve të ngjashme me kalimin e kohës, përcaktoni nëse rezultatet, buxheti dhe plani paraprak janë brenda arsyes. Vendosni nëse do të diskutoni ndryshimet në fushëveprimin dhe buxhetin për të shmangur një projekt që është jorealist që në fillim.
• Informacioni i burimit : Nëse burimi është njerëzor, regjistroni emrin e plotë të burimit, informacionin e kontaktit, aftësitë, koston, orarin, konfliktet e kohës, emrin e menaxherit dhe informacionin e kontaktit të menaxherit. Për pajisjet ose pajisjet, gjeni disponueshmërinë dhe koston e tij.
• Struktura e ekipit: Përcaktoni nëse një anëtar i ekipit regjistron përparimin e të tjerëve ose të gjitha burimet bëjnë gjurmimin e tyre. Vendosni se kush e përditëson orarin pas ndryshimeve, kush merr kopje të cilave raporte dhe kush ka akses në orarin kryesor në internet.
• Pritjet e menaxhmentit: Pyesni nëse menaxhmenti pret të shohë raporte bazë të planifikuara rregullisht ose në vend të një lloji tjetër raporti. Pyesni se si, dhe nga kush, të merrni miratimin e buxhetit në faza të ndryshme të planifikimit të projektit dhe pyesni nëse ndonjë interes ndër-ndërmarrjesh do të kërkojë raporte ose miratim nga burime të shumta.
• Politikat e kompanisë: Këto dokumente mund të përshkruajnë orët e punës dhe politikat jashtë orarit, kalendarët e festave, tarifat për kostot e përgjithshme ose shënimet e projektit dhe ndarjen (ose jo) të informacionit me klientët dhe shitësit.

Pasi të mendoni për çështjet në këtë listë, jeni gati të uleni dhe të filloni të futni informacione në një projekt Projekti. (A dëgjon një jehonë këtu?)

Prisni të papriturën

Ju e dini se ai është atje - Murphy dhe ligji i tij i mallkuar që përcakton se çdo gjë që mund të shkojë keq do të shkojë keq. Shumica e projekteve, veçanërisht projektet më të gjata dhe më komplekse, nuk përfundohen në kohë ose me buxhet. Detyra juaj si menaxher i projektit është të planifikoni sa më saktë që të mundeni dhe më pas të bëni rregullime të kujdesshme sa herë që dikush hedh një çelës në punë - dhe Projekti ju jep shumë mjete për ta bërë atë. Por përtej të gjitha veçorive të automatizuara të Projektit, ju mund të parashikoni ndryshimin thjesht duke planifikuar për të.

Rruga kritike përcakton kohëzgjatjen e projektit. Çdo menaxher i mençur projekti ndërton kohë rezervë dhe fonde të paparashikuara në projektet e tij ose të saj. Kur një projekt përfundon një javë me vonesë dhe 5,000 dollarë mbi buxhetin, vetëm menaxheri i projektit e di se ai ishte katër javë më vonë dhe 25,000 dollarë më i kushtueshëm se sa ishte planifikuar fillimisht, pa rezervë emergjente.

Shtoni rezervën e paparashikuar përpara dërgesave kryesore ose përfundimit të një faze për të llogaritur ngjarjet e papritura. Ju madje mund të shtoni një detyrë të rastësishme dhe ta burimoni atë me Murphy.

Përdorni llojin e burimit të kostos (në vend të një burimi pune ose materiali) për të shtuar një sasi të caktuar rezerve kontingjente në një detyrë ose fazë.

Mos e shtyni për nesër. . .

Megjithëse softueri i menaxhimit të projektit mund të thjeshtojë shumë aspekte të jetës suaj të punës, shumica e njerëzve që përdorin Projektin për herë të parë mbingarkohen nga sasia e kohës që shpenzojnë për futjen dhe përditësimin e të dhënave. Këto detyra sigurisht që mund të jenë të rënda, por shpërblimi nga zotërimi i aftësive të përditësimit dhe raportimit të automatizuar në Projekt më shumë se sa kompenson çdo punë që ata durojnë përpara.

Sa herë që është e mundur, importoni detyra nga Outlook ose Excel në Project për të ndihmuar në përshpejtimin e futjes së të dhënave në fazën e planifikimit.

Ndiqni sa më shpesh që të mundeni - të paktën një herë në javë. Nëse nuk prireni për detyrën e gjurmimit të progresit në një projekt, mund të përfundoni prapa topit proverbial tetë. Kjo strategji jo vetëm që ju kursen nga nevoja për të futur një mal të të dhënave gjurmuese, por gjithashtu ju lejon juve — dhe ekipit tuaj — të shihni statusin e projektit në çdo kohë. Në këtë mënyrë, ju mund të dalloni menjëherë fatkeqësinë që po afrohet dhe të bëni rregullime parandaluese.

Delegoj, delegoj, delegoj

Shmangni dëshirën për të tentuar të bëni gjithçka në një projekt vetë. Megjithëse krijimi dhe mirëmbajtja e skedarit të Projektit vetë mund të duket se ju jep më shumë kontroll mbi rezultatin, fluturimi i vetëm në një projekt më të madh është pothuajse i pamundur (dhe ndoshta një punë me kohë të plotë). Sigurisht, nuk mund të lejoni dhjetëra njerëz të bëjnë ndryshime në plan, sepse rrezikoni të humbisni gjurmët se kush bëri çfarë dhe kur. Megjithatë, ndjekja e këtyre disa praktikave të thjeshta mund të shndërrojë disa gishta në byrekun e projektit nga të dëmshëm në të dobishëm:

• Caktoni një person për të trajtuar të gjitha të dhënat. Misioni i këtij personi është të fusë të gjitha të dhënat e gjurmimit në skedarin kryesor.
• Ndani projektin në disa nënprojekte dhe caktoni njerëz të cilëve ju besoni të veprojnë si menaxherë të atyre nënprojekteve. Lërini ata të trajtojnë gjurmimin dhe rregullimet e tyre dhe më pas t'i mbledhin këto projekte në një projekt master në mënyrë që të mund të monitoroni statusin e përgjithshëm.
• Vendosni procedura uniforme për ekipin përpara. Mos lejoni që një anëtar i ekipit të raportojë kohën në një fletë memo ndër-zyre, një tjetër t'ju dërgojë përparimin e tij me email dhe të tjerët të regjistrojnë orët e tyre të punës në fletën kohore, dashamirës. Përpunoni një strategji që përdor veçoritë e Projektit për të komunikuar vazhdimisht.

Ju mund të gjurmoni përparimin në një nivel të lartë, si p.sh. 25 për qind, 50 për qind, 75 për qind dhe 100 për qind i përfunduar.

Dokumentoje atë

Shumica e njerëzve kanë dëgjuar paralajmërimin e menaxhimit të projektit "Mbuloni supozimet tuaja" dhe Projekti ju ndihmon ta bëni atë lehtësisht. Përdorni këto veçori për të dokumentuar detajet e projektit:

• Zona e shënimeve: Përdoreni atë si për detyrat ashtu edhe për burimet për të bërë një regjistrim të informacionit në sfond, ndryshimeve ose çështjeve të veçanta.
• Raportet: Personalizojini ato për të përfshirë të gjithë informacionin përkatës dhe për të ndihmuar në dokumentimin e tendencave dhe ndryshimeve.
• Raportet vizuale: Përdorni këtë veçori të re për të pikturuar pamjen e statusit të projektit për palët e interesuara të orientuara vizualisht.

Ruani versione të shumta të projektit, veçanërisht nëse ndryshoni bazën në versionet e mëvonshme. Në këtë mënyrë, ju keni një rekord të çdo hapi në planifikimin e projektit për t'iu referuar kur lindin pyetje gjatë rrugës.

Mbajeni ekipin në lak

Ndiqni këto metoda për të mbajtur kanalet e komunikimit të hapura:

• Përdorni veçoritë e Projektit që integrohen me Outlook ose programe të tjera të postës elektronike. Përdorni ato për të dërguar skedarë Projekti ose lloje të tjera komunikimesh.
• Përditësoni planin e menaxhimit të komunikimit. Dokumentoni se kujt i duhet çfarë informacioni, kur dhe sa shpesh.
• Rishikoni progresin me anëtarët e ekipit duke u takuar rregullisht personalisht, përmes telefonit ose nëpërmjet softuerit të takimit. Sigurohuni që të gjithë anëtarët e ekipit të kenë versionin më të fundit të orarit të Projektit për t'iu referuar gjatë këtyre takimeve.
• Shfaq kodin e strukturës së ndarjes së punës (WBS) në raporte. Atëherë mund t'i referoheni lehtësisht detyrave specifike në projekte të mëdha pa konfuzion.

Matni suksesin

Kur filloni projektin, duhet të keni një ide se çfarë përbën sukses dhe duhet të dini se si ta matni atë sukses. E keni dëgjuar këtë: “Mund ta keni dorëzimin në kohë, me buxhet ose ta bëni siç duhet. Zgjidhni dy.” Suksesi mund të përfshijë arritjen e shumë qëllimeve, si p.sh

• Kënaqësi të konsumatorëve
• Kënaqësia e menaxhmentit
• Përmbushja e kufizimeve buxhetore
• Duke qenë në kohë

Për të përcaktuar se si do ta matni suksesin, bëni këto pyetje:

• A do të thotë suksesi në buxhetim të mos tejkalohen vlerësimet fillestare me më shumë se 10 përqind?
• A do të merret në konsideratë projekti në kohë nëse punoni për të numrin e parashikuar të javëve minus një periudhë dymujore kur ishit në pritje për një grevë sindikale, apo koha totale e punës është më pak e rëndësishme sesa përmbushja e një afati specifik?
• Si do ta matni kënaqësinë e klientit?
• A përfshin një lançim i suksesshëm i produktit shifra të larta të shitjeve pas lançimit, apo ishte projekti i suksesshëm thjesht sepse e hoqët atë nga dera?

Vendosni piketa në projekt që pasqyrojnë arritjen e secilit lloj suksesi. Kur të arrini një, ju mund ta përkëdhelni ekipin tuaj pas shpine. Njohja se si duket suksesi ju ndihmon të motivoni ekipin tuaj për të arritur atje.

Mbani një strategji fleksibël

Gjërat ndodhin. Nuk ka pasur kurrë një projekt që nuk kërkonte akomodime për surpriza gjatë rrugës. Shenja e një menaxheri të mirë projekti është se ajo është vigjilente ndaj këtyre ndryshimeve dhe bën rregullime për t'i trajtuar ato shpejt.

Bërja e rregullimeve për të akomoduar lajmet e këqija nuk është e lehtë; në fakt, mund të jetë vërtet e vështirë të japësh lajme të këqija. Megjithatë, shmangia e një problemi në projekt dhe shpresa se ai thjesht do të zhduket, ka një zakon të keq për të kaluar në një problem edhe më të keq. Mjetet e mëposhtme mund t'ju ndihmojnë të qëndroni vigjilent ndaj ndryshimeve dhe të bëni rregullime:

• Opsioni i konturit të punës mund t'ju ndihmojë të ndryshoni konturin e punës në ngarkesë të përparme, ngarkesë prapa, ose ndryshe të ndryshoni përhapjen e punës gjatë kohëzgjatjes së detyrës.
• Përdorni Inspektorin e Detyrave për të parë se çfarë e drejton një detyrë. Mund të kërkoni opsione të tilla si shtimi i burimeve, rishikimi i marrëdhënieve të varësisë së detyrave dhe përdorimi i rezervës.
• Aktivizoni formatimin e rrugës kritike për të parë rrugën kritike të projektit dhe gjurmoni se sa vonesa mbetet. Rregullimi i detyrave për të përdorur në mënyrë efikase vonesën e tyre mund t'ju mbajë në orar në një krizë.

Mësoni nga gabimet tuaja

Një dhuratë e shkëlqyer që ofron Projekti është aftësia për të parë pas përfundimit të një projekti në mënyrë që të mësoni nga gabimet tuaja. Mund të rishikoni orarin origjinal dhe çdo version pas tij, për të parë se sa mirë e keni vlerësuar kohën dhe paratë, dhe më pas të kuptoni se si ta bëni më mirë.

Duke përdorur regjistrimet e projektit, ju mund të dalloni tendencat për të zbuluar, për shembull, ku duket se gjithmonë ju mungon koha, ose pse lini gjithmonë shumë pak kohë për kërkimin e tregut dhe shumë kohë për pyetje dhe përgjigje. Ndoshta ju gjithmonë harroni të buxhetoni për ndihmë të përkohshme gjatë periudhave të nxitimit, ose keni mbistaf që herët, kur keni nevojë për vetëm pak njerëz.

Përdorni informacionin e pasur në oraret e projektit për të edukuar veten mbi pikat tuaja të forta dhe të dobëta si planifikues dhe menaxher projekti dhe për të përmirësuar aftësitë tuaja me çdo projekt që merrni përsipër.