10 mënyra për të qenë produktiv në biznesin e Microsoft 365

Abonimi juaj në Microsoft 365 Business përfshin akses jo vetëm në aplikacionin desktop të paketës së Microsoft Office, por edhe në versionet e tij celulare. Aplikacionet celulare të Office vlerësohen shumë në platforma të ndryshme celulare. Çdo ditë, miliona punonjës informacioni anembanë globit, duke përfshirë edhe mua, po i përdorin në mënyrë aktive këto aplikacione për të kryer punë pa u lidhur me një tavolinë zyre.

Këtu, ju mësoni dhjetë këshilla produktiviteti të disponueshme në Microsoft 365 Business. Përdorni këto këshilla si pjesë e fushatës suaj të adoptimit për të nxitur përdorimin e shërbimit dhe për të reduktuar thirrjet mbështetëse në ekipin tuaj të IT. Ju mund t'i ndani me siguri këto këshilla me përdoruesit tuaj fundorë duke e ditur që të dhënat e organizatës suaj mbrohen dhe menaxhohen.

Kushtojini vëmendje njoftimeve në Qendrën e Administratorit të Microsoft 365. Jini në vëzhgim për veçori të reja në mënyrë që të qëndroni në krye të këshillave shtesë për produktivitetin që mund t'i ndani me përdoruesit tuaj fundorë.

Vazhdoni aty ku e keni lënë në Microsoft Word

Le të themi se filloni të lexoni një dokument Word në zyrën tuaj dhe më pas kuptoni se duhet të fikni kompjuterin tuaj për të shkuar në takimin me një mjek. Ju mbërrini në zyrën e mjekut tuaj dhe ju thuhet të prisni në zonën e pritjes derisa dikush të jetë gati t'ju shohë. Të zhgënjyer që revistat e disponueshme nuk janë tërheqëse, ndihesh i lehtësuar kur kujton se ke smartfonin tënd — dhe zyra e mjekut lejon përdorimin e pajisjeve celulare.

Ju nxirrni telefonin inteligjent, përdorni aplikacionin celular Word, i cili është i regjistruar në llogarinë tuaj Office 365 dhe voila! Dokumenti i fundit që po lexonit përsëri në zyrën tuaj është renditur në listën e dokumenteve të fundit. Ju filloni të lexoni dokumentin dhe e mbyllni kur të keni mbaruar. Jeni ende duke pritur për mjekun, kështu që shikoni përsëri aplikacionin tuaj Word dhe shihni që një listë dokumentesh është ndarë me ju dhe ka nevojë për vëmendjen tuaj. Ju hapni një për të filluar redaktimin dhe më pas thirret emri juaj. Mos u shqeteso. Ndoshta do të keni kohë për të përfunduar redaktimin e dokumentit pasi të shkoni në dhomën e brendshme të pritjes.

Ndani dokumentet e Office 365 me besim

Ndarja e sigurt e dokumenteve me anëtarët e tjerë në organizatën tuaj nga një pajisje celulare është e ngjashme me ndarjen e një dokumenti nga një desktop. Microsoft ka investuar shumë për t'i bërë përvojat celulare në Office 365 sa më të qetë që të jetë e mundur, në mënyrë që produktiviteti juaj — në një desktop ose një pajisje celulare — të mos dëmtohet.

Supozoni se jeni rrugës për në punë dhe merrni një email nga menaxheri i projektit që ju kërkon të krijoni shpejt një prezantim për takimin fillestar të ekipit tuaj të projektit. Ndërsa jeni ulur në autobus rrugës për në punë, kuptoni se mund të përdorni udhëtimin 30-minutësh për të bërë diçka produktive. Kështu që ju përdorni aplikacionin PowerPoint në telefonin tuaj dhe filloni të krijoni prezantimin tuaj. Ju e përfundoni prezantimin dhe e ruani atë në dosjen tuaj OneDrive, por më pas kupton se një rrëshqitje ka nevojë për të dhënat e menaxherit të projektit.

Ju shikoni orën dhe vini re se keni edhe pesë minuta para se të arrini destinacionin tuaj. Ju ktheheni te prezantimi juaj dhe trokitni lehtë mbi ikonën Share, prekni butonin Ftoni njerëz dhe shkruani adresën e emailit të menaxherit të projektit tuaj. Për shkak se aplikacioni është i paracaktuar për "Modifiko aksesin", ju shkoni direkt në zonën e mesazheve për të shtypur një mesazh të shpejtë, duke i kërkuar të dhëna menaxherit të projektit. Prekni butonin Dërgo dhe më pas prekni U krye. Sistemi i dërgon një email menaxherit të projektit tuaj me një lidhje të sigurt për dokumentin, në mënyrë që ajo të mund të fillojë modifikimin.

Dhjetë minuta më vonë, nga autobusi dhe duke hyrë në zyrën tuaj, menaxheri i projektit tuaj ju sheh. E hutuar, ajo të shikon dhe të pyet: “A nuk ju dërgova email vetëm një orë më parë? Si arritët ta merrni atë prezantim në inbox-in tim para se të arrinit në punë?” Ju i hidhni një sy heroit tuaj, administratorit të IT-së që ulet aty pranë.

Bashkautor dokumente me Microsoft 365 Business në çdo kohë, kudo

Ndodh. Ju finalizoni një dokument dhe ia dërgoni një grupi njerëzish dhe më pas kuptoni se duhet të ndryshoni një pjesë kyçe të informacionit në dokument. Pra cfare ben ti? Ju ktheni email të gjithëve, duke u thënë atyre të injorojnë emailin tuaj të mëparshëm dhe se do të dërgoni një version të përditësuar të dokumentit. Problemi është se disa njerëz tashmë janë përgjigjur me versionet e tyre të përditësuara, kështu që tani ju duhet të konsolidoni komentet e tyre në dokumentin e përditësuar dhe më pas t'ia dërgoni dokumentin të gjithëve. Gjatë gjithë kohës, ju jeni duke shpresuar se nuk do të përfundoni në një makth peme e-mail ku njerëzit thjesht vazhdojnë të dërgojnë me email versionet e tyre të reja të dokumentit përpara dhe mbrapa.

Për fat të mirë, nuk keni nevojë të jetoni në atë makth. Nëse filloni të përdorni veçoritë e bashkëautorit të aplikacioneve të Office në pajtimin tuaj në Microsoft 365 Business , të gjithë në ekipin tuaj mund të punojnë në të njëjtin dokument — duke bërë modifikime dhe përditësime dhe duke parë komentet e njëri-tjetrit — në kohë reale! Veçoritë e bashkëautorit të Office gjithashtu funksionojnë pa probleme në versionet e aplikacionit celular.

Tërhiqni vëmendjen e dikujt lehtësisht me Microsoft 365

Në mediat sociale si Facebook ose Twitter, @përmendjet janë një mënyrë e shkëlqyer për të etiketuar njerëzit dhe për t'i bërë të ditur se ju dëshironi vëmendjen e tyre. Thjesht shkruani @ e ndjekur nga emri i personit që dëshironi të etiketoni. Ndërsa jeni duke shkruar emrin, paraqitet një listë sugjerimesh, kështu që nuk keni nevojë të shkruani të gjithë emrin.

Epo, me mend çfarë? @përmendjet janë tani pjesë e paketës suaj Office! Në Outlook, për shembull, mund të @përmendni një bashkëpunëtor në trupin e një emaili ose në një ftesë takimi dhe sistemi do të shtojë automatikisht përdoruesin e përmendur në rreshtin Për të email-it ose ftesës për takim.

Ashtu si në Facebook, kur ju @përmendni dikë, emri i plotë shtohet automatikisht në mesazh. Nëse dëshironi ta bëni mesazhin të tingëllojë më shumë si mënyra se si do të lidheshit normalisht me kolegun tuaj, mund të fshini një pjesë të përmendjes, kështu që ai të shfaq vetëm emrin, për shembull. Mos u shqetësoni, adresa e emailit në linjën Për do të mbetet e paprekur.

Nëse zbuloni se shumë njerëz po përpiqen të tërheqin vëmendjen tuaj me @përmendjet, mund të filtroni kutinë tuaj postare për të shfaqur vetëm emailet ku jeni përmendur @. Për ta bërë këtë, klikoni shigjetën pranë Të gjithë në listën e mesazheve dhe më pas klikoni Posta e përmendur. Ky funksion funksionon në të dy versionet Windows dhe Mac të Outlook.

Kuptoni whodunnit me Microsoft Word

Office 365 bashkautor i dokumenteve në kohë reale me shumë njerëz. Kjo veçori është e mrekullueshme sepse të gjithë keni të bëni me një burim të vetëm të së vërtetës. Por çfarë ndodh nëse një ditë hapni një dokument dhe kuptoni se dikush ka fshirë një paragraf të tërë që keni shkruar me kujdes një ditë më parë?

Epo, mund t'i dërgosh email të gjithëve dhe t'i kërkosh fajtorit të hamendësohet. Ose mund të shkoni në rrugën e fshehtë dhe thjesht të shikoni historinë e versioneve të dokumentit për të parë një regjistër të versioneve të ndryshme që janë ruajtur së bashku me emrin e personit që e ka ruajtur dhe një vulë kohore se kur është ruajtur versioni. Ju madje mund të hapni versionin e mëparshëm të dokumentit dhe ta rivendosni atë.

Për të shfaqur historinë e versioneve në Microsoft Word, klikoni emrin e skedarit në shiritin e sipërm dhe më pas klikoni Historia e Versionit. Paneli i Historisë së Versionit shfaqet në të djathtë të ekranit, duke siguruar qasje të shpejtë në versionet e dokumentit dhe emrin dhe ikonën e autorit të versionit.

Qasja në historikun e versioneve nga Microsoft Word.

Në versionin në internet, klikoni ikonën Historia lart djathtas për të shfaqur panelin e Historisë së Versionit.

Kjo veçori jo vetëm që përmirëson produktivitetin, por gjithashtu promovon harmoninë kur përdoret siç duhet!

Mbuloni sfondin tuaj në Ekipet e Microsoft

Imagjinoni të jeni në një intervistë të transmetuar drejtpërdrejt në mbarë botën duke diskutuar pasojat e fajësimit të një presidenti të Koresë së Jugut, kur vogëlushi juaj rrëzon intervistën tuaj duke hyrë në zyrën tuaj të shtëpisë dhe fillon të kërcejë. Tani imagjinoni që situata të bëhet edhe më e keqe kur fëmija juaj i mitur në një shëtitës futet në dhomë, i ndjekur nga bashkëshorti juaj në panik që përpiqet t'i tërheqë të dy fëmijët nga dhoma. Epo, kjo ndodhi, dhe u bë një video gazmore virale në mars të 2017-ës, kur profesori Robert Kelly u intervistua nga BBC.

Aftësia e re Blur My Background në Microsoft Teams e shmang këtë skenar. Nëse planifikoni një takim me Ekipet, klikoni butonin Më shumë opsione (…) dhe më pas klikoni Blur My Background, gjithçka pas jush do të mjegullohet në mënyrë delikate.

Imagjinoni sa më produktiv do të jeni tani që e dini se mund të kapërceni udhëtimin, të keni takime me video-konferenca nga zyra juaj e shtëpisë dhe të dukeni profesionistë pa u shqetësuar se fëmijët ose qeni juaj do të vijnë gjatë takimit tuaj dhe do të shpërqendrohen. Shanset janë që profesor Kelly do ta pëlqente këtë veçori. Por përsëri, nëse intervista e tij gazmore nuk do të kishte ndodhur, ai nuk do të kishte frymëzuar njerëzit në Microsoft për të shtuar këtë veçori.

Dizajnoni si profesionist me mbështetjen e AI të PowerPoint

Le ta pranojmë. Jo të gjithëve na është dhënë talenti për të krijuar prezantime që nxisin dhe tërheqin vëmendjen e njerëzve. Nëse nuk jeni një nga ata krijuesit, krijimi i një prezantimi të denjë për TED është i paarritshëm.

Ka një lajm të mirë për të gjithë individët e sfiduar nga dizajni atje! Me ndihmën e inteligjencës artificiale (AI), krijimi i prezantimeve në PowerPoint që kanë prekjen e një mësuesi marketingu shumë të paguar tani është i arritshëm.

Në versionin desktop ose në ueb të PowerPoint, filloni një prezantim të ri. Thjesht futni detajet që dëshironi të përcillni në rrëshqitjen tuaj dhe mos u shqetësoni për pamjen dhe ndjesinë. Kur të keni mbaruar, shkoni te skeda "Dizajn" në shirit dhe klikoni butonin "Ide të dizajnit". Teknologjia AI në Office 365 gjeneron automatikisht disa ide dizajni nga të cilat mund të zgjidhni.

Funksioni i ideve të dizajnit në PowerPoint.

Flisni në vend që të shkruani me Office 365

Si një shërbim cloud, aplikacionet e Office në Office 365 bëhen më të zgjuara me kalimin e kohës. Mësimi i makinerisë dhe inteligjenca artificiale mundësojnë që aplikacionet e Office si Word, Excel, PowerPoint dhe Outlook të përshtaten me mënyrën se si punoni, duke ju kursyer kohë dhe madje duke përmirësuar aftësitë tuaja të të shkruarit.

Një nga këto shërbime inteligjente është veçoria Dictate, e cila ju lejon të diktoni tekst në vend që të shkruani. Në Microsoft Word, butoni Dictate është në skedën Home në shirit. Nëse jeni duke përdorur Outlook, filloni një email të ri, shkoni te skeda Message dhe më pas klikoni butonin Dictate. Kur ikona Diktati bëhet e kuqe, mund të filloni të flisni. Ndërsa flisni, teksti shfaqet në dokumentin tuaj. Vetëm sigurohuni që mikrofoni juaj të jetë i aktivizuar dhe të jeni duke folur qartë dhe me biseda.

Mund të futni shenja pikësimi duke thënë emrin e pikësimit. Për shembull, në fund të fjalisë, thoni "pika" ose "pikëpyetje" ose "pikëçuditëse". Nëse dëshironi të filloni një paragraf të ri, thoni, "paragraf i ri".

Çfarë po pret? Provoni këtë veçori të Microsoft 365!

Shkoni pa duar me Office 365 Read Aloud

Produktiviteti në Office 365 është krijuar për të përmbushur nevojat e njerëzve në të gjithë botën me aftësi të ndryshme. Dictate, Tell Me, i cili jep akses të shpejtë në komanda pa kaluar me biçikletë përmes skedave të ndryshme në shirit dhe Aksesueshmëria, e cila funksionon pa probleme me lexuesit e ekranit, janë vetëm disa nga veçoritë në Office 365 që nxisin produktivitetin dhe promovojnë përfshirjen në vendin e punës .

Një veçori tjetër e mrekullueshme që do të gjeni në aplikacionet e Office është veçoria Read Aloud në Word. Megjithëse shpallet si një nga aftësitë në "Mjetet e të mësuarit në Office" veçanërisht të dobishme për njerëzit me disleksi, veçoria "Lexo me zë" është e shkëlqyeshme për korrigjimin, sepse thekson tekstin ndërsa lexohet çdo fjalë.

Një bonus për njerëzit, gjuha e parë e të cilëve nuk është anglishtja, veçoria Read Aloud është gjithashtu një mjet i shkëlqyeshëm për të mësuar se si shqiptohen fjalët.

Provoni këtë veçori dhe shikoni nëse mund ta përfshini atë në rrjedhën tuaj të punës. Butoni Lexo me zë është në skedën Rishikimi në Microsoft Word.

Gëzuar lexim me zë të lartë!

Udhëtimi në kohë me Windows Timeline

E keni gjetur ndonjëherë veten duke humbur 30 minuta duke kërkuar për një dokument që keni punuar disa ditë më parë, por nuk e mbani mend se ku është ruajtur? Apo kaloni nëpër historikun tuaj të shfletimit për të gjetur një kërkim që keni bërë për një projekt rinovimi?

Nëse keni pasur atë përvojë të pakëndshme, do të jeni të lumtur të dini se nuk keni nevojë të humbni kohë përsëri në atë mënyrë. Funksioni Timeline në Windows 10 ju ndihmon të rikuperoni produktivitetin e humbur duke ju mundësuar të shihni të gjitha aktivitetet tuaja deri në 30 ditë në një ekran.

Imazhi më poshtë tregon një pamje të ekranit të vijës kohore të Windows. Shiriti rrëshqitës në të djathtë ju lejon të shkoni në pika të ndryshme në kohë dhe të shihni aktivitetin tuaj. Ju gjithashtu mund të përdorni kutinë e kërkimit për të bërë një kërkim me fjalë kyçe të aktiviteteve tuaja.

Karakteristika e Windows Timeline.

Për të aktivizuar veçorinë e Windows Timeline, klikoni butonin Task View pranë shiritit të kërkimit Cortana ose shtypni tastet Windows dhe tab.

Pra, vazhdoni dhe vazhdoni aty ku e latë me Windows Timeline. Ju mund të mos jeni në gjendje të ktheheni pas në kohë, por të paktën mund të ktheheni gjithmonë pas në Timeline!