10 mënyra për ta bërë Office 2019 më të lehtë për tu përdorur

Nëse nuk e keni vënë re deri më tani, shumë veçori janë të varrosura në Office 2019 që ndoshta nuk ju nevojiten shumicën e kohës. Sidoqoftë, nëse jeni përdorues i zellshëm i Office 2019, mund të dëshironi të shikoni disa nga veçoritë më të avancuara të disponueshme për ta bërë jetën tuaj më të lehtë.

Megjithëse këto veçori të avancuara mund të kërkojnë kohë për t'u mësuar dhe zotëruar, mund t'ju ia vlen përpjekja për ta bërë Office 2019 të sillet pikërisht ashtu siç dëshironi. Më e mira nga të gjitha, ju mund t'i mësoni këto veçori të reja duke luajtur me to në punë - në mënyrë që të mësoni diçka të re dhe të paguheni për ta bërë atë në të njëjtën kohë.

Ndërtoni (dhe përdorni) shtesat tuaja të Office

Nëse jeni si shumica e njerëzve, ndoshta thjesht dëshironi të përdorni një program, ta bëni atë të bëjë atë që ju nevojitet dhe më pas të shkoni në shtëpi. Sidoqoftë, nëse e gjeni veten duke dëshiruar që Office 2019 të mund të bënte diçka më shumë, mund të dëshironi të merrni pak kohë për të zhvilluar aplikacionet tuaja për Office 2019.

Për të krijuar aplikacione për Office 2019, duhet të përdorni gjuhë programimi standarde të industrisë si HTML5, JavaScript, CSS3 (Cascading Style Sheets) dhe XML. Duke krijuar aplikacionet tuaja të Office 2019, ju mund të zgjeroni aftësitë e Office 2019. Nëse krijoni një aplikacion veçanërisht të dobishëm, mund ta shesni ose ta dhuroni. Për të mësuar më shumë rreth krijimit të aplikacioneve tuaja të Office 2019, shikoni tutorialin e shkurtër se si të krijoni aplikacionin tuaj të parë Office 2019 ).

Nëse nuk dëshironi të krijoni aplikacionet tuaja të Office, klikoni në skedën Insert dhe më pas klikoni ikonën Store. Tani mund të shfletoni përmes shtesave të Office që njerëzit e tjerë kanë krijuar për përdorim (falas ose me një çmim). Duke shkarkuar dhe instaluar shtesat e Office, ju mund të rritni aftësitë e Office.

Duke bashkëpunuar me skedën e rishikimit të Office 2019

Nëse je i vetmi person që duhet të modifikojë, shikojë dhe përdorë dokumentet tuaja të Office 2019, mund ta kapërceni me siguri këtë seksion. Megjithatë, nëse jeni si shumë njerëz, duhet të bashkëpunoni me të tjerët.

Mënyra e vjetër e bashkëpunimit nënkuptonte shtypjen e kopjeve në letër, dërgimin e tyre te të tjerët dhe shkrimin direkt mbi to. Me Office, ju mund të nënvizoni, shënoni dhe modifikoni dokumentet në mënyrë elektronike në mënyrë që të mund të shpërndani skedarë me email ose përmes një rrjeti. Sa herë që dikush bën një ndryshim në një dokument, Office 2019 gjurmon ndryshimet me një ngjyrë të ndryshme dhe identifikon kontribuesin me emër. Tani ju mund të shihni se kush ka shkruar çfarë, dhe ju mund të mbani në mënyrë selektive komentet që janë më të vlefshme dhe të injoroni ato që nuk ju pëlqejnë.

Disa nga komandat më të dobishme të fshehura në skedën Rishikimi janë

• Koment i ri: Fut një koment direkt në një dokument pa ndikuar në tekstin ekzistues.
• Gjurmo ndryshimet: Thekson çdo tekst ose të dhënë të re që dikush shton ose fshin nga një dokument ekzistues.
• Krahasoni: Ekzaminon dy skedarë dhe nënvizon ndryshimet midis tyre. Ky mjet ju jep gjithashtu mundësinë e shkrirjes selektive të ndryshimeve në një dokument të vetëm.

Duke përdorur veçoritë e ruajtura në skedën Rishikimi, mund të dërgoni kopje të shumta të një skedari te të tjerët, t'i lini të gjithë të bëjnë komente, të shënojnë tekstin, të lëvizin të dhënat dhe më pas të bashkoni komentet dhe ndryshimet e të gjithëve në një version të vetëm përfundimtar.

Duke përdorur skedën Referencat e Word 2019

Shumica e njerëzve përdorin Word vetëm për të shkruar letra ose raporte të shkurtra. Nëse keni nevojë të krijoni dokumente më të gjata, mund të jeni të interesuar të përdorni disa nga veçoritë e mëposhtme të varrosura në skedën Referencat e Word-it:

• Tabela e Përmbajtjes: Krijon një tabelë të përmbajtjes bazuar në stilet e titullit të përdorur në një dokument
• Insert Footnote: Krijon një fusnotë në fund të faqes
• Insert Endnote: Krijon një listë shënimesh në fund të një dokumenti
• Fut titullin: Numron automatikisht figurat, tabelat ose ekuacionet
• Fut tabelën e figurave: Krijon një listë figurash, tabelash ose ekuacionesh që keni krijuar duke përdorur komandën Insert Caption
• Shënoni hyrjen: Etiketoni fjalët ose frazat që do të shfaqen në një indeks
• Insert Index: Krijon një indeks bazuar në fjalë ose fraza të etiketuara me komandën Mark Entry

Duke përdorur skedën e të dhënave të Excel 2019

Shumica e njerëzve shkruajnë të dhëna direkt në një fletë pune në Excel dhe më pas manipulojnë ato të dhëna përmes formulave ose komandave të tjera. Megjithatë, mund të hartoni gjithashtu një fletë pune dhe më pas të importoni të dhëna nga një vend tjetër (siç janë kuotat e aksioneve që merrni nga një faqe interneti), një skedar teksti, një bazë të dhënash Access, apo edhe një skedar bazë të dhënash të krijuar nga një program tjetër (si p.sh. një program i vjetër bazën e të dhënave dBASE).

Më poshtë janë disa nga veçoritë e disponueshme nga ikona Merr të dhëna të jashtme në skedën e të dhënave të Excel:

• Nga tabela/vargu: Merr të dhëna nga një tabelë ose varg Excel
• Nga ueb: Merr të dhënat e ruajtura në një tabelë në një faqe interneti
• Nga Text/CSV: Merr të dhënat e ruajtura si një skedar teksti ASCII
• Merr të dhëna: Merr të dhënat e ruajtura në burime të tjera, të tilla si një skedar SQL Server ose XML

Ruajtja dhe dërgimi i skedarëve të Office 2019

Mënyra tradicionale për t'i dërguar një skedar dikujt është të ruani skedarin tuaj, të ngarkoni programin tuaj të postës elektronike (siç është Outlook), të krijoni një mesazh të ri, të bashkëngjitni skedarin tuaj (nëse mund ta mbani mend se ku e keni ruajtur) dhe ta dërgoni në internet .

Këtu është një mënyrë më e shpejtë për të dërguar një skedar:

Në skedarin që dëshironi të dërgoni, klikoni në skedën File.

Klikoni Share.
Shfaqet dritarja Share.

Klikoni Email dhe më pas klikoni një nga sa vijon:

• Dërgo si Shtojcë: Bashkëngjit skedarin Office 2019. Marrësit do të mund ta shikojnë dhe modifikojnë këtë skedar vetëm nëse kanë edhe Office 2019.
• Dërgo një lidhje: dërgon një lidhje te një skedar kur jeni duke bashkëpunuar në një rrjet lokal.
• Dërgo si PDF: Konverton skedarin në PDF (Formati i Dokumentit Portativ) përpara se ta bashkëngjitni atë në mesazh. Marrësit që nuk kanë softuer të veçantë për modifikimin e PDF-ve do të mund ta shikojnë skedarin, por jo ta modifikojnë atë.
• Dërgo si XPS: Konverton skedarin në formatin XPS (Open XML Paper Specification) përpara se ta bashkëngjitni atë në mesazh. Marrësit do të kenë nevojë për një program që mund të hapë dhe shfaqë një skedar XPS, i cili ruan formatimin dhe funksionon ngjashëm me një skedar PDF.

Kriptimi i një skedari Office 2019

Pas krijimit të një skedari në Office 2019, mund të dëshironi t'ua shfaqni atë të tjerëve, por të mos lejoni që dikush tjetër ta modifikojë. Mund të besoni se askush nuk do ta ngatërrojë skedarin tuaj, por një opsion më i mirë është ta mbroni atë me fjalëkalim, në mënyrë që askush të mos mund ta modifikojë pa lejen tuaj.

Për të mbrojtur një skedar me fjalëkalim, ndiqni këto hapa:

Klikoni skedën File.

Klikoni Info dhe më pas klikoni butonin Protect (si p.sh. Protect Document ose Protect Presentation).
Shfaqet një menu.

Kliko Encrypt with Password.
Shfaqet një kuti dialogu Encrypt Document.

Shkruani një fjalëkalim dhe më pas klikoni OK.

Nëse harroni fjalëkalimin tuaj, nuk do të mund të hyni në skedarin tuaj, prandaj sigurohuni që ta mbani mend fjalëkalimin tuaj. Shumë kompani të palëve të treta shesin mjete për thyerjen e fjalëkalimit për marrjen e fjalëkalimit në skedarët e Office 2019. Këto mjete mund të jenë të dobishme nëse harroni fjalëkalimin tuaj, por ato mund të përdoren edhe nga njerëz keqdashës, ndaj mos mendoni se vetëm fjalëkalimet mund të mbrojnë dokumentet tuaja të Office 2019 nga sytë kureshtarë.

Ruajtja e skedarëve të Office 2019 në cloud

Në kohët e vjetra, të gjithë ruanin skedarë direkt në hard diskun e kompjuterit të tyre. Edhe pse kjo metodë funksionoi, ajo kishte probleme. Nëse keni marrë një laptop, por keni harruar të kopjoni një skedar të rëndësishëm nga desktopi juaj, laptopi juaj do të ishte në thelb i padobishëm.

Kjo është arsyeja pse Microsoft ofron OneDrive, shërbimin e tyre të bazuar në renë kompjuterike që ju lejon të ruani skedarë përmes Internetit në llogarinë tuaj OneDrive. Pasi të ruani një skedar në OneDrive, mund t'i qaseni atij skedari nga çdo kompjuter që ka qasje në internet. Kështu, për shembull, mund të ruani skedarë të rëndësishëm në OneDrive nga kompjuteri juaj desktop dhe më pas të merrni një laptop dhe të përdorni të njëjtat skedarë në OneDrive. Tani, në vend që të keni dy kopje të një skedari (një në desktop dhe një në laptop), ju keni vetëm një skedar në OneDrive. Kjo eliminon nevojën për të mbajtur gjurmët e kopjeve të shumta të të njëjtit skedar.

Ruajtja e skedarëve në OneDrive ka një avantazh tjetër në atë që lejon bashkëpunimin e shumëfishtë në të njëjtin skedar. Nëse jeni në Berlin dhe kolegu juaj është në Tokio, ju mund të përdorni dhe modifikoni të njëjtin skedar në OneDrive. Duke ruajtur skedarët në OneDrive, mund t'i qaseni në çdo kohë dhe t'i ndani ato gjithashtu me të tjerët.

Për të ruajtur një skedar në OneDrive, ndiqni këto hapa:

Klikoni skedën File.

Klikoni Save As.
Shfaqet një menu.

Klikoni OneDrive.

Duke injoruar shiritin pa kuptim të Office 2019

Megjithëse Shiriti i Office përfaqëson një mënyrë më vizuale për të përdorur Microsoft Office, disa njerëz ende preferojnë ndërfaqen klasike të menusë tërheqëse të versioneve të mëparshme të Microsoft Office. Ata që nuk duan të heqin dorë nga familjariteti i tyre me menytë tërheqëse mund të blejnë një program shtesë të quajtur Classic Menu for Office .

Ky program në thelb i kthen menytë tuaja tërheqëse, në mënyrë që të mund të zgjidhni midis Shiritit të Office dhe menuve tradicionale tërheqëse. Tani mund të keni më të mirën nga të dy botët pa hequr dorë nga asnjëra.

Pengesa kryesore e këtij programi shtesë është se nëse duhet të përdorni kopjen e dikujt tjetër të Office 2019 që nuk e ka të instaluar këtë shtesë, mund të ndiheni të humbur duke u përpjekur të përdorni vetëm Ribbon. Për këtë arsye, është mirë të njiheni me Shiritin e Office dhe të përdorni këtë program shtesë të Menusë klasike për Office për t'ju ndihmuar të bëni kalimin nga një version më i vjetër i Office në Office 2019.

Gjeni më shumë shabllone të Office 2019

Modelet ju ndihmojnë të krijoni dokumente të dizajnuara mirë dhe të formatuara në mënyrë profesionale shpejt dhe me lehtësi. Programe të tilla si Word, Excel, PowerPoint dhe Access ofrojnë shumë shabllone për të zgjedhur, por këto nuk janë të vetmet shabllone që mund të gjeni dhe përdorni.

Microsoft ofron një listë në internet të shablloneve dhe shumë kompani ofrojnë gjithashtu modele unike. Avery , një kompani e njohur e etiketave postare, ofron shabllone të dizajnuara për printimin e etiketave postare, kartave të biznesit dhe dokumenteve të tjera të specializuara.

Nëse kërkoni për modele të Microsoft Office në motorin tuaj të preferuar të kërkimit, ka të ngjarë të gjeni shumë kompani që ofrojnë shabllone të Microsoft Office që mund t'i shkarkoni dhe përdorni falas.

Përdorni Microsoft Office kudo

Kur përdorni OneDrive , mund të përdorni skedarët tuaj nga çdo kompjuter. Për një shkathtësi më të madhe, merrni parasysh përdorimin e Office 365, Office për Android ose Office për iOS.

Office 365 funksionon tërësisht brenda shfletuesit tuaj, që do të thotë se mund të përdorni çdo kompjuter që mund të lidhet me internetin, si p.sh. një kompjuter Linux ose një Chromebook, për të krijuar dhe modifikuar dokumente të Microsoft Office. Nëse dëshironi të përdorni lloje të ndryshme kompjuterash dhe ende përdorni Microsoft Office, do të dëshironi Office 365.

Office për Android ju lejon të ekzekutoni Word, Excel, PowerPoint dhe Outlook në çdo smartphone ose tabletë Android. Office për iOS ju lejon të ekzekutoni Word, Excel, PowerPoint dhe Outlook në një iPhone ose iPad.

Me Office për Android ose Office për iOS, mund të krijoni dhe modifikoni dokumentet e Microsoft Office në kompjuterin tuaj celular të preferuar. Tani do të mund të përdorni Microsoft Office kudo që të shkoni.