10 këshilla për të nxitur miratimin e Microsoft 365 Business

Marrja e mbështetjes për miratimin e Microsoft 365 Business nuk është e lehtë. Është e kuptueshme që një drejtues që miraton një buxhet të konsiderueshëm për një zgjidhje SaaS (siç është Microsoft 365 Business) të dëshirojë të shohë kthimin e investimit (ROI). Merreni me mend se kush është gati për të demonstruar ROI të Microsoft 365 Business? Ekipi juaj i IT.

Një nga mënyrat se si mund t'i bindni drejtuesit tuaj për ROI është të tregoni suksesin tuaj në marrjen e përdoruesve përfundimtarë për të adoptuar teknologjinë. Për fat të keq, megjithatë, adoptimi i teknologjisë është i ndërlikuar. Nëse mendoni se thjesht mund t'i zbatoni ndryshimet dhe prisni që përdoruesit të fillojnë të përdorin teknologjinë dhe të këndojnë lavdërimet tuaja, mendoni përsëri. Ndryshimi zakonisht përballet me rezistencë. Studimet kanë treguar se vetëm 34 përqind e popullsisë së përdoruesve zakonisht do të adoptojë një teknologji të re, siç ilustrohet në teorinë e Inovacioneve të Difuzionit .

Këtu do të gjeni disa nga praktikat, këshillat dhe truket më të mira për të nxitur miratimin e Microsoft 365 Business. Mos ngurroni t'i personalizoni dhe t'i ndryshoni këto sugjerime për t'iu përshtatur organizatës suaj. Merr meritën nëse ndonjë nga sugjerimet këtu ju sjell sukses.

Bëjini drejtuesit të sponsorizojnë miratimin e Microsoft 365 Business

Sponsorizimi ekzekutiv në implementimet e teknologjisë është zakonisht një mënyrë e pagabueshme për t'i bërë përdoruesit të adoptojnë një teknologji të re, edhe nëse me keqardhje. Le të jemi të sinqertë, një administrator IT nuk ka aq ndikim sa presidenti, CEO ose pronari.

Pasi të identifikoni sponsorët ekzekutivë për zbatimin e teknologjisë suaj, sigurohuni që të jeni dakord për atë që pritet prej tyre. Në mënyrë ideale, ju dëshironi që sponsorët ekzekutivë të marrin një përgjegjësi të përbashkët për suksesin e zbatimit. Ato mund të ofrojnë mbulim ajror kur hasni në sfida politike në organizatën tuaj ose kur përdoruesit përfundimtarë shtyjnë ndryshimet që po bëni.

Nga ana juaj, sigurohuni që t'u jepni sponsorëve ekzekutivë trajnime mbi funksionalitetet e teknologjisë bazuar në skenarët përkatës. Për shembull, nëse priren të përdorin shumë email kundrejt dokumenteve bashkëautor, stërvitini ata për veçoritë e reja në Outlook në vend që t'i mësoni se si të ruajnë dhe shkëmbejnë skedarë në SharePoint. Kur të shohin vlerën e teknologjisë, ata do të jenë në gjendje të ndajnë përvojat e tyre me pjesën tjetër të organizatës.

Rekrutoni dhe aktivizoni kampionë për të promovuar adoptimin e Microsoft 365 Business

Shkencëtarët nuk kanë gjetur ende një makinë klonimi, por ju mund të krijoni klone të vetes për të rritur përpjekjet tuaja për trajnim. Si? Duke rekrutuar dhe aktivizuar një rrjet kampionësh për kauzën tuaj, përkatësisht miratimin e Microsoft 365 Business . Zakonisht, këta njerëz janë adoptues të hershëm dhe super përdorues të teknologjisë aktuale në organizatën tuaj. Jepuni atyre akses në paketën e plotë të shërbimeve të Microsoft 365 Business dhe kryeni një trajnim të fokusuar për ta. Aplikoni modelin "trajnoni trajnerin" në mënyrë që ata të kuptojnë se do të ngarkohen me trajnimin e njerëzve të tjerë në organizatë. Mund të ndihmojë nëse u jepni atyre një nxitje për të qenë në rrjetin Champs (si p.sh. një laptop i ri) në këmbim të përvojës së vendosjes së Windows 10 AutoPilot.

Në mënyrë ideale, ju do të dëshironi një kampion nga secili departament që kupton rrjedhën e punës për përdoruesit në një departament. Ju mund të zbuloni se njerëzit në departamentin e marketingut, për shembull, janë të ngazëllyer për Microsoft Stream, por njerëzit në departamentin e Financave, jo aq shumë.

Komunikoni ndryshimin

Është thënë se 90 për qind e punës së një menaxheri projekti është komunikimi. Kjo statistikë është e vërtetë dhe e zbatueshme kur po zbatoni Microsoft 365 Business në organizatën tuaj. Pavarësisht nëse keni një menaxher të caktuar të projektit ose jeni të ngarkuar me rolin e menaxherit të projektit, është më mirë të keni një plan solid komunikimi.

Kini parasysh ritmin e komunikimit. Nëse dërgoni një email çdo ditë për tre muaj duke i kujtuar përdoruesit përfundimtarë për një ndryshim të ardhshëm, mund të përfundoni me njerëz të mërzitur që do të krijojnë një rregull për t'i fshirë automatikisht emailet tuaja ose do t'i drejtojnë ato në një dosje për t'i lexuar më vonë. Nëse e vendosni komunikimin shumë larg njëri-tjetrit, ata mund të humbasin një komunikim dhe të jenë të papërgatitur kur më në fund të bëni ndërrimin. Ju duhet të gjeni ekuilibrin e duhur bazuar në atë që dini për përdoruesit tuaj fundorë.

Për bizneset e vogla, duhet të bëni një njoftim fillestar në lidhje me zbatimin e Microsoft 365 rreth kohës që licencat janë prokuruar. Më pas rreth tre javë përpara se emaili të ndërpritet në sistemin e ri, fillon komunikimi me pika dhe frekuenca rritet gradualisht me afrimin e datës së ndërprerjes.

Zhvilloni dhe ekzekutoni një plan trajnimi të Microsoft 365 Business

Thënia, "dështoj të planifikosh, planifiko të dështosh", nuk mund të jetë më e vërtetë kur bëhet fjalë për zbatimin e një teknologjie të re. Çelësi i planit të përgjithshëm të zbatimit është plani i trajnimit për përdoruesit fundorë. Plani i trajnimit nuk duhet të jetë kompleks. Edhe një përshkrim se kush do të trajnohet për çfarë dhe kur është i mjaftueshëm, veçanërisht nëse keni një organizatë të vogël. E mbani mend rrjetin e kampionëve dhe sponsorët ekzekutivë? Këto grupe duhet të përfshihen në planin e trajnimit.

Ju mund të zbuloni se ju duhet të rregulloni planin tuaj të trajnimit pasi të keni një ndjenjë se sa mirë po përgjigjen grupet tuaja fillestare të të trajnuarve. Si i tillë, krijoni planin tuaj të trajnimit në një format që mund të përditësohet lehtësisht ose të bashkëpunohet. Ju mund t'i ekspozoni kursantët tuaj ndaj teknologjisë së re duke përdorur listat e SharePoint ose bibliotekat e dokumenteve si depo për planin tuaj të trajnimit. Ata do të fillojnë të trajnohen për funksionalitetet pa e kuptuar as atë!

Filloni me skenarët e "fitimit të lehtë".

Një herë iu kërkua një trajneri të jepte një trajnim katër-orësh në Office 365 për një biznes të vogël me 25 përdorues. Përpjekjet për të marrë informacion nga pronari i biznesit për nevojat e trajnimit dhe grupet e aftësive teknike të punonjësve ishin të pasuksesshme dhe trajnerit iu tha që të trajnonte përdoruesit thjesht "mënyrën aLuckyTemplates". Ajo që i sinjalizoi trajnerit ishte se ai nuk mund të kishte një temë të caktuar për stërvitjen. Trajneri përfundoi duke përgatitur skenarë të ndryshëm për t'iu përshtatur një sërë personalitetesh. Bazuar në rrjedhën e bisedës, trajneri nxori një skenar të caktuar dhe e fokusoi stërvitjen rreth tij.

Pra, çfarë është një skenar? Në shembullin e mësipërm, një skenar shkoi diçka si kjo:

Jane, Rob dhe Paul punojnë në departamentin e marketingut dhe vazhdimisht i dërgojnë email njëri-tjetrit dokumente për të cilat po bashkëpunojnë. Është e vështirë të mbash gjurmët e versionit të fundit të dokumentit dhe të kuptosh se kush ka bërë çfarë komenti. Jane, e cila është përgjegjëse për të hequr të gjitha reagimet, po zhgënjehet sepse ashtu siç mendon se ka bërë versionin përfundimtar të dokumentit, dikush dërgon komente të vonuara. Ose dikush tërheq në bisedë një person tjetër, i cili më pas jep komente për çështjet, duke mos ditur se ata janë trajtuar tashmë në bisedat e mëparshme.

Trajneri ua prezantoi atë skenar pjesëmarrësve të seminarit dhe pyeti nëse kjo ndodh në organizatën e tyre. Përgjigja ishte dërrmuese po. Bazuar në këtë, trajneri kaloi 30 minuta duke u treguar atyre veçoritë e bashkëautorit në Word, OneDrive për Biznes dhe SharePoint. Më pas ata përdorën laptopët e tyre për të praktikuar. Në fund të 30 minutave, të gjithë e kishin kuptuar mirë konceptin dhe kuptuan se cilët njerëz ishin më të mirë në të se të tjerët. Ata që ishin më të aftë u bënë personi i preferuar për ata që kishin nevojë për më shumë për t'u mbajtur me dorë.

Mësimi këtu është se nëse dëshironi që përdoruesit të miratojnë Microsoft 365 Business, bëjeni një fitore të shpejtë për ta dhe përshtatni trajnimin sipas një skenari që është real për ta. Nuk do të kishte funksionuar nëse trajneri thjesht do të fillonte trajnimin me Outlook dhe si të dërgonte emaile të koduara.

Siguroni burime të vetëshërbimit të Microsoft 365 Business

Nëse keni një ekip IT të vogël ose me një person, mund të zvogëloni barrën e mbështetjes së shumë përdoruesve gjatë zbatimit të Microsoft 365 Business duke krijuar një portal vetëshërbimi në SharePoint ose Microsoft Stream ose të dyja. Ju mund të postoni video 30 sekondash për t'u dhënë përdoruesve një rifreskim në trajnim. Mund t'u kërkoni kampionëve të postojnë përmbajtje në portalin tuaj ose të hapni depon tuaj të vetë-shërbimit për kontributin e kujtdo. Duke e bërë këtë në këtë mënyrë, përdoruesit tuaj fundorë do të praktikojnë atë që kanë mësuar ndërsa ngarkojnë përmbajtjen në SharePoint ose Stream. Nëse doni të jeni fantastikë, mund ta luani procesin duke u dhënë stimuj përdoruesve që kanë videon më të pëlqyer.

Interneti ka një sërë videosh për skenarë të ndryshëm për Microsoft 365 që mund t'i përfshini në burimet tuaja. Megjithatë, shpesh ndodh që videot e papërpunuara të krijuara nga një bashkëpunëtor që tregojnë mjedisin e organizatës rezonojnë më shumë me përdoruesit sesa videot e marketingut me vlerë të lartë prodhimi nga Microsoft në YouTube dhe kanale të tjera.

Nëse përdoruesit tuaj nuk janë të interesuar për videot, një opsion tjetër është të nisni një fletore OneNote nga një sajt i SharePoint . Në fletore, krijoni seksione të ndryshme të fokusuara në një teknologji. Në çdo seksion, përfshini udhëzime hap pas hapi që tregojnë se si të përfundoni një detyrë duke përdorur teknologjinë. Për shembull, mund të keni një seksion në Outlook ku keni një faqe për email, një faqe për kalendarin dhe një faqe për detyrat. Ndërsa përdoruesit lexojnë përmbajtjen tuaj, ata do të mësojnë jo vetëm për Outlook, por edhe për OneNote dhe SharePoint, ndonëse pa e ditur.

Theksoni fitoret tuaja të Microsoft 365 Business

Zbatimi i një teknologjie të re si Microsoft 365 Business nuk është një detyrë e lehtë. Kur keni histori suksesi, gjeni kohë për të festuar dhe ndarë fitoren me përdoruesit tuaj përfundimtarë. Kur përdoruesit e kuptojnë vlerën e kontributit të tyre në suksesin e zbatimit, kjo ndihmon në motivimin e të tjerëve që mund të mos marrin pjesë shumë.

Një shembull i një fitoreje është të tregojë se sa shumë kompania kurseu duke ulur kostot e udhëtimit që kur njerëzit filluan të mbanin takime videokonferencash duke përdorur Ekipet e Microsoft. Një fitore mund të jetë gjithashtu një dëshmi nga dikush në lidhje me rritjen e produktivitetit nga bashkëautori i dokumenteve në kohë reale kundrejt dërgimit me email të dokumenteve përpara dhe me radhë.

SharePoint Online ka një veçori të mrekullueshme të quajtur News, një shërbim i disponueshëm që ju lejon të krijoni përmbajtje që më pas ndahet në përvojat dhe aplikacionet e ndryshme të SharePoint. Ju mund të nënvizoni fitoret tuaja duke përdorur SharePoint News për të nxitur miratimin e mëtejshëm të teknologjisë. Për të mësuar më shumë rreth SharePoint News, shkarkoni këtë skedar PDF .

Kontrolloni raportin e përdorimit të Microsoft 365 Business

Si një administrator global i qiramarrësit tuaj të Microsoft 365, ju keni akses në raportet e përdorimit që ofrojnë informacion se si baza juaj e përdoruesve po e adopton teknologjinë. Raportet përfshijnë matjet e aktivitetit dhe përdorimit për Exchange, Microsoft Teams, Office 365, OneDrive, SharePoint, Skype për Biznes dhe Yammer. Ju mund t'i eksportoni raportet në Excel për analiza të mëtejshme. Nëse je kaq i prirur, mund të analizosh edhe të dhënat në Power BI , një mjet tjetër nga Microsoft për vizualizimin e të dhënave.

Një mënyrë për të vepruar sipas të dhënave të disponueshme për të nxitur adoptimin është të shikoni përdorimin e OneDrive për Biznes. Raporti përfshin informacion mbi përdoruesin, datën e fundit të aktivitetit, numrin e skedarëve, numrin e skedarëve aktivë dhe hapësirën ruajtëse të përdorur. Nëse vëreni se një përdorues ka zero (0) skedarë dhe hapësirë ​​shumë të ulët të përdorur, kjo mund të jetë një tregues i mirë që përdoruesi nuk po miraton OneDrive për Biznes. Bazuar në atë informacion, mund të synoni trajnime për përdoruesit që kanë përdorim të ulët të OneDrive për Biznes.

Jini gati për të ofruar mbështetje për Integrimin tuaj të Biznesit Microsoft 365

Kur vendoset një teknologji e re, asgjë nuk dështon aq spektakolare sa një vendosje pa asnjë model mbështetës në vend. Pas një vendosjeje, njerëzit madje janë pushuar nga puna për shkak të përvojës së keqe të përdoruesit dhe mungesës së rrugës së qartë për përshkallëzim.

Në varësi të mënyrës se si i merrni licencat tuaja, mund të keni mundësi të ndryshme për mbështetje. Nëse i keni blerë licencat tuaja të Microsoft 365 Business direkt nga Microsoft përmes faqes së tyre të internetit , mbështetja juaj ofrohet nga Microsoft. Nëse nuk paguani shumë para për mbështetjen e Premiere, vetëm administratori global mund të paraqesë biletat e mbështetjes në Mbështetjen e Microsoft. Kjo do të thotë që ju, si administrator i IT-së, do të jeni në gjendje të ofroni mbështetje për përdoruesit tuaj fundorë. Megjithatë, ju mund të dorëzoni një biletë në emër të përdoruesve tuaj fundorë dhe Mbështetja e Microsoft mund të përfundojë duke punuar drejtpërdrejt me ta për të zgjidhur një problem.

Nëse keni blerë licencat tuaja nga një partner i Microsoft, qoftë përmes modelit të Ofruesit të zgjidhjeve në renë kompjuterike (CSP) ose të Marrëveshjes së Ndërmarrjes (EA), partneri është gati për të ofruar mbështetje. Në varësi të marrëveshjes tuaj me partnerin, ju mund t'i dërgoni përdoruesit tuaj fundorë drejtpërdrejt te ekipi mbështetës i partnerit ose të veproni si ndërmjetës midis përdoruesve tuaj fundorë dhe ekipit mbështetës të partnerit. Kini parasysh se partnerët mund të paguajnë një tarifë shtesë për mbështetjen mbi tarifat e licencës. Në Cloud611 , mund të blini licenca të Microsoft 365 që përfshijnë mbështetjen e përdoruesit fundor 24/7/365 për një tarifë minimale mbi koston e licencës.

Sillni profesionistët e Microsoft 365 Business

Nëse keni ndjekur të gjitha ose shumicën e këshillave të mësipërme dhe ende nuk keni sukses në miratimin e Microsoft 365 Business, mund të jetë koha për të sjellë profesionistët. Rrjeti i Partnerëve të Microsoft është i mbushur me partnerë trajnimi dhe adoptimi shumë të kualifikuar, të cilët mund t'ju ndihmojnë të zhbllokoni sfidat e adoptimit. Edhe pse duhet të shpenzoni para të mira për të angazhuar këta partnerë, investimi mund t'ia vlejë në planin afatgjatë.

Mund të kërkoni për partnerë trajnimi të Microsoft . Vetëm një kokë lart – ajo adresë ueb mund të mos funksionojë në shfletuesin Chrome, por URL-ja funksionon në mënyrë të përsosur në shfletuesin Microsoft Edge.

Një nga partnerët që do të gjeni nga Rrjeti i Partnerëve të Microsoft është Softchoice Corporation . Ata kanë një shërbim profesional të fuqishëm të adoptimit të përdoruesit fundor që përfshin përcaktimin e rasteve të përdorimit për të kuptuar nevojat e përdoruesve fundorë deri në krijimin e një plani zbatimi për të sjellë rezultatet e dëshiruara të biznesit.

Megjithatë, një tjetër partner i trajnimit ju mund të konsideroni është Ide Inc . Ata u kontraktuan nga Microsoft për të ofruar trajnime për programin Customer Immersion Experience.

Nëse mendoni se organizata juaj ka nevoja unike për trajnim, mund t'ju duhet thjesht të lidheni me partnerin e duhur. Ju lutemi dërgoni një email në [email protected] me rreshtin e temës "Kemi nevojë për ndihmë me trajnimin". Dikush do të përgjigjet ASAP.