Specifikoni pjesët e emrit të një personi. Kur krijoni një kontakt të ri, cilido emër që vendosni në kutinë Emri i plotë analizohet automatikisht në fusha të veçanta për Titullin, E para, Mesme, Fund dhe Prapashtesë. Outlook nuk e bën gjithmonë një punë të përsosur për këtë. Ju mund të përdorni një kuti dialogu për të futur secilën prej atyre pjesëve të informacionit duke klikuar butonin Emri i plotë ndërsa po krijoni një kontakt të ri.
Vendosni rendin File As. Cilësimi File As për një kontakt përcakton rendin e tij në renditjen alfabetike të kontakteve. Si parazgjedhje është Mbiemri, Emri, por ju mund ta ndryshoni atë. Për shembull, mund të dëshironi që një kompani të shfaqet me emrin e kompanisë, jo me mbiemrin e kontaktit tuaj atje. Vendosni cilësimin File As për një kontakt individual në rekordin e tij duke klikuar dy herë mbi të nga aplikacioni People dhe më pas duke ndryshuar cilësimin e tij File As në dritaren që shfaqet.
Dizajnoni paraqitjen e kartës së biznesit. Dizajni i paracaktuar i kartës i paraqitur në pamjen e kartës së biznesit mund të modifikohet. Hapni një kontakt në dritaren e vet dhe më pas në skedën Kontakt, klikoni butonin Kartëvizita dhe më pas punoni në kutinë e dialogut "Ndrysho kartën e biznesit" për të modifikuar dizajnin e kartës dhe fushat që ajo përfshin.
Përdorni më shumë fusha. Fushat që shfaqen si parazgjedhje për një kontakt kur e hapni në dritaren e tij janë vetëm një nëngrup i fushave të disponueshme. Për të parë më shumë fusha, hapni kontaktin dhe më pas në skedën Kontakt, klikoni Detajet. Disa nga fushat shtesë përfshijnë pseudonimin, emrin e menaxherit, bashkëshortin/partnerin, ditëlindjen dhe përvjetorin.
Filloni një kontakt të ri bazuar në një ekzistues. Nëse keni shumë kontakte që të gjithë punojnë për të njëjtën kompani, shumë fusha ka të ngjarë të jenë të njëjta për ta, të tilla si adresa postare dhe adresa e faqes në internet. Për të kursyer kohë, mund të filloni një kontakt të ri bazuar në një ekzistues. Hapni kontaktin ekzistues në dritaren e tij dhe më pas në skedën Kontakt, klikoni në pjesën e poshtme të butonit "Ruaj & i ri", në mënyrë që të shfaqet një meny. Nga kjo meny, zgjidhni Kontakt nga e njëjta kompani.
Shtoni përmbajtje jo tekstuale në shënimet e kontaktit. Hapni një kontakt në dritaren e tij dhe më pas klikoni në zonën e Shënimeve. Në skedën Fut do të gjeni shumë zgjedhje për përmbajtjen që mund të futni në zonën e Shënimeve, duke përfshirë fotografitë, format, ikonën, grafikët, SmartArt, ekuacionet, simbolet dhe WordArt.
Shënoni një kontakt si privat. Ndoshta keni disa kontakte në listën tuaj të kontakteve që nuk do t'i ndani. Për të përjashtuar një kontakt të caktuar nga ndarja, hapni kontaktin në dritaren e tij dhe në skedën Kontakt, klikoni Privat.
Shikoni kontaktet e përbashkëta të dikujt tjetër. Mund t'i ndani kontaktet tuaja me butonin Share Contacts të skedës Home. Për të parë kontaktet e përbashkëta të dikujt tjetër, klikoni butonin Open Shared Contacts (në skedën Home) dhe më pas klikoni butonin Emri dhe zgjidhni personin kontaktet e të cilit dëshironi të shihni. Nëse ai person ka ndarë dosjen e tij të Kontakteve, ju do të mund ta shfletoni atë (minus çdo që ai ka shënuar si Privat). Natyrisht, kjo funksionon më së miri në një mjedis biznesi ku të gjithë janë në të njëjtën postë ose server SharePoint.
Kontrolloni për kontakte të kopjuara. A nuk do të ishte mirë nëse Outlook do t'ju tregonte nëse përpiqeni të krijoni një kontakt të ri për dikë që është tashmë në listën tuaj? Ju mund ta bëni këtë të ndodhë. Zgjidhni File, Options dhe klikoni People. Në seksionin Emrat dhe Regjistrimi, zgjidhni kutinë e kontrollit për Dublikatat kur ruani kontakte të reja.
Krijo një pamje të re. Në skedën kryesore, hapni galerinë e pamjes aktuale dhe zgjidhni Menaxho Views. Nga atje mund të krijoni pamjen tuaj të personalizuar. Filloni duke zgjedhur një pamje ekzistuese dhe duke klikuar Kopjo. Pastaj zgjidhni kopjen dhe klikoni Modifiko. Pamja juaj e re do të shfaqet në galerinë aktuale të Pamjes së bashku me pamjet standarde si Kartëvizita, Telefoni dhe Lista.