10 gjërat që nuk mund ti bëni me Outlook

Duhen vetëm disa minuta për të zbuluar diçka që një program mund të bëjë, dhe ju mund të kaloni gjithë ditën duke u përpjekur të kuptoni diçka që një program nuk mund ta bëjë. Mbani në mend se Microsoft Outlook nuk mund t'i bëjë këto dhjetë gjëra kur e merrni për herë të parë. Meqenëse mund të riprogramoni Outlook me Visual Basic, megjithatë, një person i zgjuar mund ta bëjë Outlook të bëjë shumë nga këto gjëra duke krijuar makro shkurtore.

Krijo një kuti hyrëse të unifikuar në Microsoft Outlook

Shumë njerëz kanë më shumë se një adresë emaili; është mjaft e zakonshme të ndash llogaritë e emailit të biznesit dhe atyre personale. Dhe pothuajse të gjithë përdorin email në më shumë se një pajisje sot - zakonisht, një kompjuter dhe një telefon celular. Por versioni juaj desktop i Outlook 2019 nuk mund të krijojë një kuti të vetme hyrëse të unifikuar nëse përdorni llojin e emailit të krijuar për pajisje të shumta – i njohur gjithashtu si IMAP. Versionet Android dhe iPad të Outlook ofrojnë një Inbox të unifikuar, por jo versionin e madh, të nderuar të desktopit. Kjo do të ishte shumë e përshtatshme, por nuk po ndodh në këtë version.

Nëse është vërtet e rëndësishme të kesh një kuti hyrëse të vetme për të gjitha llogaritë e tua, këtu është një zgjidhje. Konfiguroni të gjitha llogaritë tuaja të postës elektronike për qasje POP kur i konfiguroni në Outlook dhe zgjidhni të konfiguroni manualisht llogarinë (cilësimet e avancuara). Kur ju kërkohet nëse duhet të krijoni një skedar të ri të dhënash ose të përdorni një ekzistues, zgjidhni një ekzistues (siç është outlook.pst). Bëjeni këtë me të njëjtin skedar të të dhënave ekzistuese për çdo llogari poste.

Futni një numër telefoni në kalendarin tuaj

Kur futni një takim, do të ishte mirë që Outlook të mund të kërkonte numrin e telefonit të personit që po takon dhe ta fuste atë numër në rekordin e takimit. Shumë telefona inteligjentë mund ta bëjnë këtë përmes një veçorie të kërkimit të adresave, por nuk mund ta bëni Outlook të ndjekë shembullin. Mbase nje here tjeter.

Hapni një mesazh nga paneli Leximi

Nëse jeni si shumë njerëz, lista e mesazheve të emailit që ruani në Outlook shërben si një regjistrim historik i gjithçkaje që bëni. Ndoshta ju lëvizni përpara dhe me radhë nëpër mesazhet tuaja herë pas here për të marrë një kontroll se çfarë i keni dërguar kujt dhe kur. Nëse lista juaj është relativisht e gjatë dhe ju zgjidhni një mesazh për të shfaqur në panelin e leximit dhe më pas lëvizni nëpër listë për të parë një mesazh tjetër, nuk mund të klikoni me të djathtën në panelin Leximi për të hapur mesazhin që po shikoni . Nuk duket se do të ishte tmerrësisht e vështirë për Microsoft që të përfshijë një komandë me klikim të djathtë për të hapur mesazhin në panelin e leximit, por nuk është aty.

Kryeni printim me dy anë

Disa njerëzve u pëlqen të shtypin orarin e tyre dhe ta mbajnë atë në një kordon për t'u dukur si një nga ato libra planifikues të modës së vjetër. Problemi i vetëm me këtë është se Outlook nuk di se si të riorganizojë faqet e printuara sipas faktit nëse faqja është në anën e majtë ose në anën e djathtë të librit kur e shikoni. Kjo është një shaka shumë e vogël, por nëse është e rëndësishme për ju, më falni - do të duhet të jetoni me printimin e njëanshëm.

Kërkoni dhe zëvendësoni kodet e zonës

Duket sikur njerëzit në kompaninë telefonike i ndryshojnë kodet e zonës më shpesh sesa i ndryshojnë çorapët këto ditë. Nëse ju duhet të ndryshoni të gjitha 312-at tuaja në 708-të, Outlook nuk mund ta bëjë këtë automatikisht; ju duhet t'i ndryshoni ato një nga një. Microsoft ofroi një mjet për ndryshimin e kodeve të zonave ruse, por sa i përket kodeve të zonës në Shtetet e Bashkuara - ende !

Shtypni një listë të pjesëmarrësve në takim

Ndonjëherë, kur jeni duke u përgatitur për një takim të madh që keni organizuar përmes Outlook, veçanërisht nëse është një telefonatë konferencë, është mirë të mbani në dispozicion një listë të pjesëmarrësve. Po, mund ta mbani të hapur artikullin e takimit në kalendarin tuaj, por kjo nuk do të funksionojë nëse jeni duke drejtuar takimin dhe duke bërë një prezantim.

Zmadhoni llojin në kutinë e vendndodhjes së kalendarit

Telefonatat e konferencave organizohen shpesh në Outlook këto ditë dhe është e zakonshme të vendosësh numrat e telefonimit në kutinë e vendndodhjes së formularit të "Kalendarit". Nëse nuk keni sy si një skifter, këta numra të vegjël mund të jenë të vështirë për t'u deshifruar, veçanërisht kur jeni duke thirrur me nxitim - menjëherë pasi të keni dalë nga telefonata e fundit e konferencës. Unë rekomandoj një xham zmadhues.

Krijoni të dhëna kontakti për të gjithë marrësit e një emaili

Kur merrni një mesazh email drejtuar një grupi të tërë njerëzish, mund të krijoni një listë shpërndarjeje nga ai mesazh duke kopjuar të gjithë marrësit në një grup. Ju gjithashtu mund ta ktheni një mesazh nga një person i vetëm në një rekord kontakti individual duke e zvarritur mesazhin te ikona Njerëzit. Por nëse doni të krijoni regjistrime kontakti për një grup njerëzish, duhet të krijoni një regjistrim kontakti për çdo person individualisht - pa zvarritje dhe lëshim dhe pa kopjim dhe ngjitje.

Ndiqni zonat kohore për takime

Nuk është e pazakontë të përdorësh Outlook për të organizuar thirrje konferencash ose takime Skype midis njerëzve në zona të ndryshme kohore. Mjeti i planifikimit në "Kalendarin e Outlook" tregon orët e punës së secilit - nëse ai e ka vendosur atë - por në fakt nuk tregon se çfarë ore të ditës është në vendndodhjen e secilit person. Kur ju duhet të krijoni një telefonatë që do të ndodhë në një kohë të tmerrshme për dikë, është mirë të dini saktësisht se sa e tmerrshme. Në këtë mënyrë, ju mund ta bëni atë pak më pak të tmerrshëm. Ka faqe interneti që ju ndihmojnë të kuptoni orën në zona të shumta kohore, por ato nuk përfshijnë informacionin e disponueshmërisë që merrni në Outlook. Kështu, ju duhet të merrni me mend në një moment dhe më pas të kërkoni falje kur mendoni gabim.

Rezervoni lehtësisht të dhënat e Outlook

Shumë njerëz ruajnë informacionin e tyre më kritik të biznesit në Outlook - informacion kaq i vlefshëm sa humbja e tij praktikisht mund të mbyllë një biznes ose t'i japë fund një karriere. Nuk është shaka.

Por pas më shumë se 20 vjetësh në treg, Outlook nuk i është dhënë kurrë një mjet i mirë për të mbrojtur të dhënat e veta nga humbja. Po, të gjithë e dinë që duhet të rezervoni rregullisht të gjitha të dhënat në kompjuterin tuaj dhe mund të bëni kopje të të dhënave tuaja kritike të Outlook (disa nga ata çelësat e vegjël të memories mund ta bëjnë punën dhe mund t'i ruani të dhënat e Outlook në një kompjuter dore nëse është e nevojshme ), por është pak shqetësuese që asnjë veçori e tillë nuk është shtuar ndonjëherë në vetë Outlook. Megjithatë, nëse e merrni shërbimin tuaj të postës elektronike përmes Microsoft Office 365, të gjitha të dhënat tuaja të Outlook ruhen në mënyrë të sigurt në renë kompjuterike, kështu që kjo është ndoshta masa juaj paraprake më e mirë.

10 gjëra të tjera që Outlook nuk mund të bëjë për ju

Mjerisht, Outlook është gjithashtu i mangët në disa mënyra të tjera, megjithëse ju mund të preferoni t'i bëni këto gjëra për veten tuaj gjithsesi.

Outlook nuk mund të:

• Bëni rrëshqitjen elektrike.
• Luaj "Fëmija ime melankolike" për ju.
• Tatuazh emrin e ju-di-kush në tuaj ju-di-çfarë.
• Kapni lepurin Energizer.
• Ndaloni prishjen e dhëmbëve.
• Merrni rrezikun! Sfida.
• Ju ndihmojnë të humbni 10 kilogramë.
• Luftoni Bashkinë.
• Bëni miliona ndërsa flini.
• Gjeni zotin e drejtë (nëse nuk më dërgoni email).

Oh mirë. Përveç gjithë kësaj, është një program mjaft i zoti. Mund të kurseni pak kohë dhe të punoni më mirë duke zotëruar të gjitha gjërat që Outlook mund të bëjë për ju.