Si të krijoni dhe dërgoni një e-mail të shkrirjes së postës Word 2010

Në Word 2010, bashkimi i postës përfshin hapjen e një dokumenti të vetëm Word, përzierjen e një liste me emra dhe informacione të tjera dhe më pas kombinimin (bashkimin) e gjithçkaje. Word ju lejon të nxirrni mesazhe të personalizuara të postës elektronike duke përdorur opsionin E-Mail për bashkimin e postës. (Ky opsion funksionon vetëm kur e keni konfiguruar programin Microsoft Outlook në kompjuterin tuaj.)

1Filloni një dokument të ri, bosh.

Mund të përdorni shkurtoren e tastierës Ctrl+N.

2Në skedën Postimet, zgjidhni Fillimi i shkrirjes së postës → Mesazhet e postës elektronike.

Word ndryshon në pamjen Web Layout, që përdoret për krijimin e dokumenteve të Internetit në Word.

3 Krijoni mesazhin tuaj të postës, duke shtypur fushat në mesazh duke përdorur TË GJITHA KAPS.

Duke përdorur TË GJITHA CAPS, mund të gjeni lehtësisht pjesët e mesazhit që do të personalizohen, si p.sh. emrin dhe vendndodhjen e dikujt.

4 Ruani dokumentin tuaj.

Mund të kurseni duke përdorur shkurtoren e tastierës Ctrl+S.

5Në skedën Mailings, në Start Mail Merge Group, zgjidhni Zgjidh Marrësit→ Shkruaj listën e re.

Nëse ky opsion nuk është i disponueshëm, nuk e keni krijuar siç duhet dokumentin kryesor. Përndryshe, ju shihni kutinë e dialogut Lista e adresave të reja.

Word supozon se ju nevojiten një duzinë apo më shumë fusha për bashkimin e postës suaj, që është budallallëk, por një numër me të cilin duhet të përballeni. Pra, hapat e mëposhtëm heqin fushat që nuk ju nevojiten në dokumentin tuaj dhe i zëvendësojnë ato me fushat që kërkon dokumenti juaj.

6 Klikoni butonin Personalizo kolonat.

Shfaqet kutia e dialogut Customize Address List, duke shfaqur fushat që Word supozon se ju nevojiten.. Një marrëzi e tillë nuk mund të tolerohet.

7Zgjidhni një fushë që nuk ju nevojitet dhe klikoni butonin Fshi.

Shfaqet një kuti dialogu konfirmimi.

8 Klikoni Po në kutinë e dialogut të konfirmimit.

Kutia e dialogut mbyllet dhe fusha e panevojshme zhduket.

9 Përsëritni hapat 8 dhe 9 për secilën fushë që nuk ju nevojitet.

Pas heqjes së fushave të tepërta, hapi tjetër është të shtoni fushat që ju nevojiten - nëse ka.

10 Për të shtuar një fushë që nevojitet në dokumentin tuaj, klikoni butonin Shto.

Kutia e vogël e dialogut "Shto fushën" shfaqet në pamje.

11 Shkruani emrin e fushës dhe klikoni butonin OK.

Emërtoni fushën për të pasqyruar llojin e informacionit në të; për shembull, Vendndodhja e pickimit të peshkaqenit.

12 Përsëritni hapat 11 dhe 12 për çdo fushë të re që ju nevojitet në dokumentin tuaj kryesor.

Kur të keni mbaruar, rishikoni listën. Duhet të përputhet me listën e fushave TË GJITHA CAPS në dokumentin tuaj (nëse keni zgjedhur t'i krijoni ato). Mos u shqetësoni nëse jo - mund të shtoni fusha më vonë, megjithëse kërkon më shumë kohë.

13 Klikoni OK.

Tani shihni se fushat e personalizuara shfaqen si tituj kolonash në kutinë e dialogut Lista e adresave të reja.

Tani, ju jeni gati për të plotësuar listën e marrësve.

14 Shkruani të dhënat e regjistrimit.

Shkruani informacionin që është i përshtatshëm për secilën fushë: për shembull një emër, një titull, një vend të preferuar sushi ose planetin e origjinës.

15 Shtypni Tab për të hyrë në fushën tjetër.

Pas plotësimit të fushës së fundit, ndoshta dëshironi të shtoni një tjetër regjistrim.

16 Për të shtuar një regjistrim të ri, shtypni tastin Tab pasi të keni futur fushën e fundit.

Kur shtypni tastin Tab në fushën e fundit të një regjistrimi, krijohet automatikisht një regjistrim i ri dhe shtohet në rreshtin tjetër.

17 Përsëritni hapat 15 deri në 17 derisa të futni të gjitha regjistrimet që dëshironi.

Vazhdoni të plotësoni të dhënat!

18 Rishikoni punën tuaj kur të keni mbaruar.

Ju mund të redaktoni çdo fushë në çdo regjistrim duke e zgjedhur atë me miun.

19 Klikoni OK.

Një kuti e veçantë dialogu Ruaj si shfaqet, duke ju lejuar të ruani listën e marrësve.

20 Shkruani një emër për listën e marrësve.

Emrat përshkrues janë më të mirët. Në fund të fundit, mund të përdorni përsëri të njëjtën listë të marrësve.

21 Klikoni butonin Ruaj.

Ju ktheheni në dokumentin tuaj. Hapi tjetër në agoninë tuaj të bashkimit të postës është të përzieni fushat nga lista e marrësve në dokumentin kryesor.

22Zgjidhni një vendmbajtes të fushës në dokumentin kryesor.

Nëse keni përdorur mbajtëset e TË GJITHA CAPS për të futur fushat në dokumentin tuaj, duhet të jeni në gjendje t'i lokalizoni ato lehtësisht.

23 Klikoni butonin e komandës Insert Merge Field.

Shfaqet menyja Insert Merge Field, duke shfaqur fushat sipas listës së marrësve të lidhur me dokumentin kryesor.

24 Zgjidhni fushën e duhur për të futur në tekstin tuaj.

Për shembull, nëse jeni duke zëvendësuar tekstin PARË në dokumentin tuaj me një fushë të parë, zgjidhni fushën e parë nga menyja Fut Fushë Merge. Fusha futet në dokumentin tuaj dhe zëvendëson tekstin ALL CAPS.

25Vazhdoni të shtoni fushat derisa dokumenti të përfundojë.

Përsëritni hapat 23 deri në 25 sipas nevojës për të ngjitur të gjitha fushat në dokumentin tuaj.

26 Ruani dokumentin kryesor.

Tani jeni gati për të dërguar mesazhe të shumta e-mail.

27Zgjidhni Finish & Merge→ Dërgo mesazhe me email.

Shfaqet kutia e dialogut Merge to Email.

28 Zgjidhni fushën e adresës së postës elektronike nga lista rënëse Për.

Lista e marrësve të dokumentit tuaj duhet të përfshijë një adresë e-mail, pavarësisht nëse ajo adresë shfaqet në dokument apo jo. Nëse jo, modifikoni listën e marrësve për të përfshirë adresën.

29Shkruani një rresht për temën e mesazhit dhe klikoni OK.

Duket sikur asgjë nuk ka ndodhur, por mesazhet janë vendosur në kutinë dalëse të Outlook.

30 Hap Outlook.

Pasi të hapni Outlook, mesazhet që keni vendosur në radhë dërgohen (nëse e keni konfiguruar Outlook për të dërguar mesazhe në pritje kur të hapet).