Kur merrni një ftesë në Outlook në Office 2011 për Mac, ju e hapni atë në të njëjtën mënyrë si hapni çdo mesazh tjetër e-mail. Klikoni dy herë mbi një ftesë për ta hapur atë në dritaren e saj. Sjelljet e mira sugjerojnë që t'u përgjigjeni menjëherë ftesave.
Mund të përgjigjeni me klikimin e një butoni për të pranuar, pranuar paraprakisht ose refuzuar ftesat. Kur pranoni ose pranoni paraprakisht një ftesë, ajo shtohet në kalendarin tuaj. Refuzimi nuk e shton ngjarjen në kalendarin tuaj.
Ju keni këto opsione të përgjigjes së ftesës për pranim, pranim paraprak ose refuzim:
-
Përgjigjuni me komente: Hap një dritare të re ku mund të përfshini një mesazh së bashku me njoftimin për vendimin tuaj.
-
Përgjigjuni pa komente: Lëreni palën ftuese të dijë zgjedhjen tuaj pa vonesë.
-
Mos dërgo një përgjigje: Nëse pranoni ose pranoni paraprakisht, ky opsion e shton ngjarjen në kalendarin tuaj, por nuk e lë palën ftuese të dijë se e keni pranuar ftesën e tyre.
Outlook mund të përpunojë kërkesat kalendarike nga çdo aplikacion kalendarik i bazuar në standarde, duke përfshirë Microsoft Entourage, Microsoft Exchange, Sunbird me burim të hapur, Oracle dhe Google Calendar.
Kur organizatori i ngjarjes merr një njoftim pranimi ose refuzimi, Outlook vendos një njoftim në Asistentin e planifikimit për përgjigjen e të ftuarit. Asistenti i planifikimit shfaq një listë të pjesëmarrësve dhe përgjigjet e tyre.
Asistenti i planifikimit ka një kontroll shtesë, kështu që nëse jeni organizatori i ngjarjes, mund ta përdorni këtë kontroll në rast se dikush ndryshon mendje dhe ju thotë pa përdorur një mesazh Prano ose Refuzo kalendarin. Njerëzit shpesh pranojnë një ftesë përmes telefonit, apo edhe në korridorin e zyrës! Duhet ta futni atë pranim në Outlook. Thjesht klikoni treguesin e përgjigjes nga një pjesëmarrës (edhe nëse ata nuk janë përgjigjur ende) dhe ndryshoni manualisht përgjigjen. Treguesit e përgjigjes janë në fakt butona, edhe pse mund të mos duken si butona.