Si të integroni Dynamics 365 me emailin e Outlook

Microsoft e merr seriozisht integrimin midis Outlook dhe aplikacioneve të tjera të tij, dhe Dynamics 365 sigurisht që nuk bën përjashtim. Në fund të fundit, shumica e përdoruesve të biznesit u përgjigjen emaileve gjatë gjithë ditës. Emailet që merrni shpesh diktojnë se në cilat detyra përqendroheni.

Mënyra se si komunikoni me bashkëpunëtorët dhe klientët është kryesisht me email. Pra, nëse sistemi juaj i emailit është i ndarë nga CRM-ja e zyrës së përparme (automatizimi i forcës së shitjeve dhe shërbimi ndaj klientit) dhe ERP e zyrës së pasme (financat dhe operacionet), do të kaloni midis aplikacioneve të shkëputura, do të shkurtoni dhe ngjitni të dhënat, do të shkarkoni me mundim bashkëngjitjet e skedarëve. shfletoni për të gjetur ato skedarë dhe më pas bëni bashkëngjitje të skedarëve të rinj. Kontaktet në sistemin tuaj CRM ose ERP do të duhet të shtohen manualisht në kontaktet tuaja të postës elektronike, ose adresat e emailit do të duhet të priten dhe ngjiten përpara dhe me radhë. Është e qartë se të mos kesh një integrim të ngushtë midis aplikacioneve të zyrës së përparme, zyrës së pasme dhe emailit kritik për misionin tuaj është joefikas, i prirur ndaj gabimeve dhe kërkon kohë.

Përgjigja e Microsoft për integrimin e emailit të Outlook me Dynamics 365 është Dynamics 365 App for Outlook. Ky aplikacion, i cili është një shtesë e Microsoft Office, është aplikacioni i preferuar, veçanërisht nëse përdorni Dynamics 365 në pajisje celulare.

Më parë, një aplikacion i quajtur Dynamics 365 për Outlook (emri i vjetër nuk përmban fjalën aplikacion) ishte integrimi i mundshëm i ofruar nga Microsoft. Aplikacioni më i vjetër (ndonjëherë i quajtur Dynamics 365 për klientin Outlook) është ende i disponueshëm për arsye të pajtueshmërisë së prapambetur.

Funksionet e mëposhtme më të reja përfshihen në aplikacionin Dynamics 365 për Outlook, por mungonin në Dynamics 365 për Outlook:

• Lejon aftësinë me një klikim për të vendosur një rekord në lidhje (me fjalë të tjera, për të lidhur një rekord në Dynamics 365, si një llogari klienti, me një email të Outlook).
• Shfaq një përmbledhje të informacionit nga Dynamics 365 për marrësit e postës elektronike në Outlook.
• Shfaq përmbledhjen Regarding Record në email ose takim.
• E përputhshme me aplikacionin Ueb Outlook.
• E përputhshme me Outlook për Mac.
• E përputhshme me telefonat inteligjentë dhe tabletët.
• Aftësia për të gjurmuar emailet e dërguara.
• Aftësia për të krijuar dokumente të bashkimit të postës Word.

Për fat të mirë, pavarësisht se cilin version të Outlook-it po përdorni, aplikacioni Dynamics 365 për Outlook është i disponueshëm për lëshimet e fundit për të gjitha këto versione të Outlook:

• Outlook për Desktopin
• Aplikacioni Ueb Outlook (i përfshirë me Office 365)
• Aplikacioni Outlook Mobile (për telefonat inteligjentë dhe tabletët)

Kur është instaluar aplikacioni Dynamics 365 për Outlook, në të djathtë të mesazhit tuaj të emailit shfaqet një panel Dynamics 365; i njëjti panel shfaqet sa herë që konfiguroni një takim. Me një klikim të vetëm, mund të lidhni një mesazh emaili me një rekord Dynamics 365, siç është rasti në Shërbimin e Klientit Dynamics 365. Email-i i lidhur bëhet automatikisht një aktivitet në çështje. Me fjalë të tjera, emaili tani është pjesë e një rasti të shërbimit ndaj klientit, dhe për këtë arsye është i dukshëm në të dy aplikacionet. (Vini re se një lloj integrimi që lejon transferimin e të dhënave në të dy drejtimet quhet integrim ose sinkronizim i dyanshëm .)

Për të nisur panelin Dynamics 365 brenda Outlook, klikoni ikonën Dynamics 365 - kjo logo e shokuar që përbëhet nga dy trekëndësha dhe një trapezoid. Njihuni me këtë logo sepse nënkupton Dynamics 365 Finance and Operations (Sistemi Enterprise ERP) dhe sepse shpesh shfaqet në aplikacione të tjera ku është i disponueshëm një integrim me Dynamics 365.

Logoja e Dynamics 365.

Duke përdorur veçoritë e disponueshme në Dynamics 365 App për Outlook, mundeni

• Shikoni informacione rreth kontakteve dhe klientëve tuaj të Dynamics 365 ndërsa jeni duke parë email-e, takime ose takime në Outlook.
• Lidhni mesazhet e emailit, takimet dhe takimet me një llogari (klient), një mundësi shitjeje, një rast ose ndonjë ent të personalizuar që keni krijuar në Dynamics 365.
• Hapni llogaritë e Dynamics 365 (klientë), mundësitë ose rastet direkt nga Outlook.
• Shtoni aktivitete (me fjalë të tjera, telefonata, detyra ose takime) në Dynamics 365 direkt nga Outlook.
• Përfshini, kur krijoni një email ose një takim, artikuj njohurish dhe literaturë për shitje nga Dynamics 365 në emailin ose takimin tuaj të Outlook.
• Gjurmo kontaktet e Outlook direkt në Dynamics 365.

Për të përdorur Dynamics 365 App for Outlook, kërkohet sinkronizimi nga ana e serverit të emaileve hyrëse në kutinë tuaj hyrëse të postës elektronike. Administratori i sistemit tuaj mund të ketë nevojë të bëjë ndryshime në mënyrën se si është konfiguruar emaili për organizatën tuaj. Këto ndryshime të konfigurimit përfshijnë abonimin tuaj në Exchange Online dhe profilin tuaj të serverit të postës elektronike për Microsoft Exchange Online dhe vendosjen e metodës së parazgjedhur të sinkronizimit. Pas konfigurimit të gjithë kësaj, sinkronizimi ndodh çdo 5 minuta. Kjo frekuencë rritet në çdo 2 minuta automatikisht nëse përdoruesi ka shumë mesazhe email hyrëse.

Për të lidhur një mesazh email me një llogari Dynamics 365, ndiqni këto hapa:

Klikoni butonin Dynamics 365 në panelin e postës elektronike.
Shfaqet dritarja Preview.

Klikoni ikonën Set Regarding/Link (dy ovalet e mbivendosura që duken si lidhje në një zinxhir).
Shfaqet një kuti kërkimi.

Futni tekstin tuaj të kërkimit dhe klikoni ikonën e xhamit zmadhues.
Një listë e llogarive dhe regjistrimeve të tjera që përputhen me tekstin e kritereve tuaja të kërkimit shfaqet poshtë saj. Ju mund ta kufizoni listën e të dhënave vetëm në llogaritë duke klikuar butonin Llogaritë, i cili ndodhet sipër listës së të dhënave.

Për të lidhur emailin, klikoni llogarinë me të cilën dëshironi ta lidhni.

Ju gjithashtu mund të gjurmoni pa marrë parasysh, që do të thotë se emaili gjurmohet brenda Dynamics 365, por nuk është i lidhur (i lidhur me) me një llogari, kontakt ose entitet tjetër brenda Dynamics 365. Email-i shfaqet në Dynamics 365 në listën tuaj e email-eve të gjurmuara, por nuk shfaqet në lidhje me shikimin e një regjistrimi të caktuar.

Termat e përdorur nga Microsoft për të përshkruar këtë funksionalitet gjurmohen, lidhen dhe vendosen në lidhje. Këto tre terma përdoren mjaft në mënyrë të ndërsjellë për të përshkruar emailet që janë të integruara midis Outlook dhe Dynamics 365.

Një veçori e dobishme e Dynamics 365 App for Outlook është aftësia për të shtuar automatikisht një kontakt ose drejtim në sistemin Dynamics 365 Customer Engagement (me fjalë të tjera, CRM) bazuar në një email që keni marrë. Duke bërë këtë, kurseni goditjet e tastave, duke shmangur nevojën për të ndërruar aplikacionet, për të prerë dhe ngjitur të dhëna ose, më keq, për të rikyçur të njëjtat të dhëna disa herë.

Për të shtuar një kontakt në Dynamics 365 nga një marrës emaili në Outlook duke përdorur Dynamics 365 App për Outlook, ndiqni këto hapa:

Në panelin Dynamics 365 që shfaqet në Outlook, klikoni shenjën plus (+).
Në menynë që shfaqet, ju jepet një zgjedhje midis Kontaktit ose Drejtimit.

Zgjidhni Kontakt.
Kontakti shtohet në aplikacionin Dynamics 365 Customer Engagement.

Mund të krijoni një detyrë, një takim ose një telefonatë nga brenda panelit Dynamics 365. Me fjalë të tjera, nuk keni nevojë të navigoni, ndërroni ose ndërroni aplikacionet. Paneli Dynamics 365 është ngulitur drejtpërdrejt në Outlook; është pjesë e Outlook, por ju po shtoni të dhëna të reja në Dynamics 365 CRM. (Ky është një integrim i thellë .)

Për të shtuar një kujtesë telefonate nga brenda Outlook në Dynamics 365 Customer Engagement (CRM), duke përdorur panelin Dynamics 365 të Dynamics 365 App për Outlook, ndiqni këto hapa:

Hapni një mesazh email në Outlook siç do të bënit zakonisht.

Klikoni ikonën Dynamics 365.
Paneli Dynamics 365 shfaqet brenda Outlook në të djathtë të dritares.

Ndiqni emailin (nëse nuk është gjurmuar tashmë).

Vendosni Regarding për të lidhur emailin me një kontakt të caktuar në Dynamics 365.

Klikoni shenjën blu plus në rrethin e vendosur në këndin e poshtëm djathtas të dritares Lidhur me Kontaktin.

Shfaqet një meny rënëse, me zgjedhjet Detyra, Takimi dhe Telefonata të listuara.

Zgjidhni Telefonatë.
Shfaqet dritarja Krijo thirrje telefonike.

Vendosni prioritetin dhe datën e duhur.
Këto fusha janë opsionale. Fushat e kërkuara paraprihen nga një yll i kuq.

Data e caktuar përfshin një orë, prandaj sigurohuni që të caktoni orën e ditës që planifikoni të telefononi këtë kontakt, nëse një orë e caktuar është caktuar paraprakisht.

Fusha Subjekti, e cila është një fushë e detyrueshme, mbushet automatikisht me subjektin e mesazhit të emailit si parazgjedhje.

Ju mund ta mbishkruani temën.

Call From dhe Call To plotësohet automatikisht me emrin tuaj të përdoruesit (Call From) dhe emrin e kontaktit (Call To).

Klikoni butonin Ruaj.
Shfaqet një mesazh (me ngjyrë të gjelbër), duke thënë se telefonata u krijua me sukses. Telefonata lidhet me kontaktin në Dynamics 365 dhe do t'ju kujtohet brenda Dynamics 365 që të ndiqni dhe bëni thirrjen telefonike në datën e caktuar në kohën e caktuar.