Коли ви отримуєте запрошення в Outlook в Office 2011 для Mac, ви відкриваєте його так само, як і будь-яке інше повідомлення електронної пошти. Двічі клацніть запрошення, щоб відкрити його у окремому вікні. Хороші манери передбачають, що ви швидко відповідаєте на запрошення.
Ви можете відповісти, натиснувши кнопку, щоб прийняти, попередньо прийняти або відхилити запрошення. Коли ви приймаєте або попередньо приймаєте запрошення, воно додається до вашого календаря. Відхилення не додає подію до вашого календаря.
У вас є такі варіанти відповіді на запрошення: прийняти, попередньо прийняти чи відхилити:
-
Відповісти коментарями: відкриває нове вікно, куди ви можете додати повідомлення разом із повідомленням про рішення.
-
Відповідь без коментарів: дозволяє стороні, яка запрошує, знати ваш вибір без зайвих розмов.
-
Не надсилати відповідь: якщо ви приймаєте або приймаєте умовно, ця опція додає подію до вашого календаря, але не дає стороні, яка запрошує, знати, що ви прийняли її запрошення.
Outlook може обробляти календарні запити з будь-якої календарної програми на основі стандартів, включаючи Microsoft Entourage, Microsoft Exchange, Sunbird з відкритим кодом, Oracle і Google Calendar.
Коли організатор події отримує повідомлення про прийняття чи відхилення, Outlook розміщує сповіщення в помічнику з планування про відповідь запрошеного. Помічник із планування відображає список учасників та їхні відповіді.
Помічник планування має додатковий контроль, тому, якщо ви організатор події, ви можете використовувати цей елемент керування на випадок, якщо хтось передумає і повідомить вам, не використовуючи повідомлення календаря «Прийняти» чи «Відхилити». Часто люди приймають запрошення по телефону або навіть в коридорі офісу! Вам потрібно ввести це прийняття в Outlook. Просто натисніть індикатор відповіді від учасника (навіть якщо він ще не відповів) і вручну змініть відповідь. Індикатори відповіді насправді є кнопками, навіть якщо вони не схожі на кнопки.