Як створити та надіслати електронну пошту Word 2010 із злиттям

У Word 2010 об’єднання пошти передбачає відкриття одного документа Word, додавання списку імен та іншої інформації, а потім об’єднання (об’єднання) усього. Word дозволяє вивергати користувацькі повідомлення електронної пошти за допомогою параметра Електронна пошта для злиття пошти. (Цей параметр працює лише тоді, коли ви налаштували програму Microsoft Outlook на своєму комп’ютері.)

1 Створіть новий, порожній документ.

Ви можете використовувати комбінацію клавіш Ctrl+N.

2На вкладці Розсилки виберіть Почати злиття→ Повідомлення електронної пошти.

Word змінює вигляд веб-макету, який використовується для створення Інтернет-документів у Word.

3Створіть повідомлення електронної пошти, вводячи поля в повідомленні, використовуючи ВСІ ВЕЛИКІ.

Використовуючи ВСІ ВЕЛИКІ, ви можете легко знайти частини повідомлення, які потрібно налаштувати, наприклад чиєсь ім’я та місцезнаходження.

4 Збережіть документ.

Зберегти можна за допомогою комбінації клавіш Ctrl+S.

5 На вкладці Розсилки в групі Почати об’єднання пошти виберіть Вибрати одержувачів→ Ввести новий список.

Якщо ця опція недоступна, ви не створили належним чином основний документ. В іншому випадку ви побачите діалогове вікно Новий список адрес.

Word припускає, що вам потрібно близько десятка полів для злиття пошти, що безглуздо, але це число, з яким ви повинні мати справу. Отже, наступні кроки видаляють поля, які вам не потрібні, у вашому документі та замінюєте їх полями, які потрібні вашому документу.

6 Натисніть кнопку Налаштувати стовпці.

З’явиться діалогове вікно «Налаштувати список адрес», в якому відображаються поля, які Word вважає, що вам потрібні. Таку дурість не можна терпіти.

7 Виберіть поле, яке вам не потрібне, і натисніть кнопку Видалити.

З’явиться діалогове вікно підтвердження.

8 Натисніть Так у діалоговому вікні підтвердження.

Діалогове вікно закриється, а непотрібне поле зникне.

9Повторіть кроки 8 і 9 для кожного поля, яке вам не потрібне.

Після видалення зайвих полів наступним кроком є ​​додавання потрібних полів — якщо такі є.

10Щоб додати поле, яке потрібне у вашому документі, натисніть кнопку Додати.

З’являється маленьке діалогове вікно Додати поле.

11 Введіть назву поля та натисніть кнопку OK.

Назвіть поле, щоб відобразити вид інформації в ньому; наприклад, Місце укусу акули.

12Повторіть кроки 11 і 12 для кожного нового поля, яке вам потрібно в основному документі.

Коли ви закінчите, перегляньте список. Він повинен збігатися зі списком полів ВСІ ВЕЛИКІ ВЕЛИКИ У вашому документі (якщо ви вирішили їх створити). Не хвилюйтеся, якщо це не так — ви можете додати поля пізніше, хоча це займе більше часу.

13 Натисніть OK.

Тепер ви бачите, що налаштовані поля відображаються як заголовки стовпців у діалоговому вікні «Новий список адрес».

Тепер ви готові заповнити список одержувачів.

14 Введіть дані запису.

Введіть інформацію, яка підходить для кожного поля: наприклад, назву, назву, улюблене місце для приготування суші або планету походження.

15 Натисніть Tab, щоб увійти в наступне поле.

Після заповнення останнього поля ви, ймовірно, захочете додати ще один запис.

16Щоб додати новий запис, натисніть клавішу Tab після введення останнього поля.

Коли ви натискаєте клавішу Tab на останньому полі в записі, новий запис автоматично створюється і додається в наступному рядку.

17 Повторюйте кроки з 15 по 17, доки не введете всі потрібні записи.

Продовжуйте заповнювати дані!

18 Перегляньте свою роботу, коли ви закінчите.

Ви можете редагувати будь-яке поле в будь-якому записі, виділивши його мишею.

19 Натисніть OK.

З’явиться спеціальне діалогове вікно «Зберегти як», у якому можна зберегти список одержувачів.

20 Введіть ім'я для списку одержувачів.

Найкраще підходять описові назви. Зрештою, ви можете знову використовувати той самий список одержувачів.

21 Натисніть кнопку Зберегти.

Ви повертаєтеся до свого документа. Наступним кроком у вашій агонії злиття є перемішування полів зі списку одержувачів в основний документ.

22 Виберіть заповнювач поля в основному документі.

Якщо для вставки полів у документ ви використовували заповнювачі ALL CAPS, ви зможете легко їх знайти.

23 Натисніть командну кнопку «Вставити поле об’єднання».

З’явиться меню Вставити поле об’єднання, у якому відображаються поля відповідно до списку одержувачів, пов’язаного з основним документом.

24 Виберіть потрібне поле для вставки в текст.

Наприклад, якщо ви замінюєте текст FIRST у своєму документі полем First, виберіть поле First в меню Insert Merge Field. Поле вставляється у ваш документ і замінює текст ВСЕ ВЕЛИКІ.

25 Продовжуйте додавати поля, доки документ не буде завершено.

Повторіть кроки з 23 по 25, якщо необхідно, щоб закріпити всі поля в документі.

26 Збережіть основний документ.

Тепер ви готові надіслати кілька повідомлень електронної пошти.

27 Виберіть Завершити та об’єднати→ Надіслати повідомлення електронною поштою.

З’явиться діалогове вікно «Об’єднати до електронної пошти».

28 Виберіть поле адреси електронної пошти зі спадного списку Кому.

Список одержувачів вашого документа має включати адресу електронної пошти, незалежно від того, є ця адреса в документі чи ні. Якщо це не так, відредагуйте список одержувачів, щоб включити адресу.

29 Введіть тему повідомлення та натисніть OK.

Схоже, нічого не сталося, але повідомлення було поміщено в папку "Вихідні" Outlook.

30 Відкрийте Outlook.

Після запуску Outlook надсилаються повідомлення, які ви в черзі (якщо Outlook налаштовано на надсилання повідомлень, що очікують на розгляд, під час його відкриття).