Як працювати з файлами Office (документами, робочими зошитами та презентаціями) на iPad

Тепер у вас є Office на вашому iPad. Чудово! Ось кілька порад. У Office файли мають різні імена. Файл Word називається документом ; файл Excel називається робочою книгою ; а файл PowerPoint називається презентацією. Під будь-яким іменем ви будете раді знати, що методи створення, відкриття, збереження та іменування файлів однакові.

Як Office для iPad обробляє файли

Office для iPad працює на основі припущення, що ваш iPad завжди підключений до Інтернету, і ви хочете зберігати свої файли в OneDrive, онлайн-сховище файлів Microsoft. Однак ви можете зберігати файли на самому iPad. Більше того, ви можете переміщати файли вперед і назад між iPad і OneDrive.

У Word, Excel і PowerPoint для iPad всі операції з файлами виконуються за допомогою вікна Office і меню Файл. Щоб обробити файли, подивіться у верхній лівий кут екрана та натисніть кнопку Office або кнопку Файл. Торкнувшись Office, відкриється вікно Office; натискання «Файл» відкриває меню «Файл»:

• Вікно Office: пропонує команди для входу та виходу з OneDrive, створення файлів і відкриття файлів.

• Меню «Файл»: пропонує команди для іменування, копіювання, відновлення та друку файлів, а також перегляд властивостей файлу.

Відкриття файлу

Коли ви запускаєте Word, Excel або PowerPoint для iPad, ви також відкриваєте файл, який був відкритий під час останнього запуску програми. Це файл, над яким ви хочете попрацювати? Якщо це не так, виконайте такі дії, щоб відкрити файл:

Торкніться кнопки Office.

Відкриється вікно Office.

Торкніться «Відкрити».

Перейдіть до місця, де зберігається файл, який ви хочете відкрити.

Його можна зберігати в OneDrive, на вашому iPad або в іншому місці.

• OneDrive: торкніться «Один диск». Ви можете побачити назви деяких папок. Якщо файл знаходиться в папці, торкніться назви папки, щоб відкрити його.

  Щоб відкрити файл на OneDrive, ви повинні ввійти у свій обліковий запис Office 365. Щоб увійти, торкніться кнопки Office, двічі торкніться свого імені та введіть ім’я користувача та пароль.

• iPad: торкніться iPad, щоб відкрити файл, який зберігається локально на вашому пристрої iPad.

• Інше розташування: якщо ви додали місце для зберігання файлів, воно відображатиметься у вікні Office. Знайдіть і відкрийте там свій файл.

Торкніться імені файлу, який потрібно відкрити.

Торкніться «Останні» у вікні Office, щоб побачити список файлів, які ви нещодавно відкривали. Якщо файл, який ви хочете відкрити, є у списку, торкніться його імені, щоб відкрити його. Ви можете назавжди перемістити файл у верхню частину списку, торкнувшись значка шпильки біля імені файлу. Закріпіть файл у верхній частині списку, якщо ви часто його відкриваєте.

У програмі Office для iPad одночасно можна відкрити лише один файл. Наприклад, ви не можете відкрити дві книги Excel і перемикатися вперед і назад, щоб порівняти їх. Office для iPad вперто не дозволяє відкривати більше одного файлу. Насправді програма настільки вперта, що зберігає та закриває файл, який відкривається, коли ви натискаєте кнопку Office, щоб відкрити інший файл.

Відкриття документа в Word для iPad.

У програмах Office для iPad немає кнопки «Зберегти». Це тому, що під час внесення змін до файлів зміни зберігаються автоматично, доки автозбереження ввімкнено, тобто. Щоб перевірити, чи увімкнено автозбереження:

• Торкніться кнопки «Файл» і зазначте у спадному меню, чи ввімкнено її.

• Зверніть увагу на саму кнопку «Файл», чи з’являються дві маленькі стрілочки. Якщо вони з’являються, увімкнено автозбереження.

Коли автозбереження вимкнено, збережіть файли, натиснувши кнопку «Файл» і вибравши «Зберегти» у спадному меню.

Закриття файлу

Єдиний спосіб закрити файл – це відкрити інший файл або закрити саму програму. У цьому особливість Office для iPad. Він не пропонує команду Close для закриття файлів. Оскільки ви не можете відкрити два файли одночасно і оскільки принаймні один файл завжди має бути відкритим, єдиний спосіб закрити файл — відкрити інший або закрити все.

Створення файлу

Коли ви створюєте файл, вам буде запропоновано вибрати шаблон, щоб визначити, як буде виглядати ваш файл. Шаблон є предформатірованим файлом. Деякі з шаблонів жахливо пікантні; інші зрозумілі, якщо ви хочете виконати форматування самостійно.

Виберіть шаблон під час створення файлу.

Щоб створити файл, виконайте такі дії:

Торкніться кнопки Office.

Відкриється вікно Office.

Торкніться «Новий».

Ви бачите шаблони для створення файлів. Назви шаблонів говорять вам про те, як виглядатиме ваш файл після його створення.

Торкніться назви шаблону.

Ваш новий файл з'явиться на екрані.

Торкніться кнопки «Файл» і виберіть «Ім’я» у спадному меню.

З’явиться вікно «Зберегти як» і клавіатура, щоб ви могли назвати файл і вибрати місце для його збереження. За замовчуванням файли зберігаються в OneDrive в папці «Документи». Якщо ви хочете зберегти файл у цій папці, введіть ім’я та натисніть Зберегти; інакше перейдіть до кроку 5.

Виберіть, де зберігати файл.

Виберіть папку OneDrive, виберіть iPad, щоб зберегти файл на своєму пристрої iPad, або виберіть інше місце, якщо ви його визначили.

Торкніться текстового поля Ім’я, введіть описову назву для свого файлу на клавіатурі та натисніть клавішу повернення.

Перейменування та переміщення файлів

Office для iPad пропонує команду Duplicate для перейменування та переміщення файлів. Ця команда знаходиться в меню Файл. Це називається «Дублікат», оскільки копіювання файлу — іншими словами, створення копії — це єдиний спосіб перейменувати та перемістити файли:

• Щоб перейменувати файл, створіть копію під іншим ім’ям за допомогою команди «Дублікат». Потім видаліть вихідний файл.

• Щоб перемістити файл, створіть копію в іншому місці. Потім видаліть оригінал.

Щоб перейменувати або перемістити файл, виконайте такі дії:

Відкрийте файл, який потрібно перейменувати або перемістити.

Торкніться кнопки «Файл» і виберіть «Копувати» у спадному меню.

Відкриється вікно Вибір імені та розташування.

Перемістіть файл в інше місце, введіть нову назву або виконайте обидва дії.

Ось як:

• Виберіть розташування: перемістіть файл у папку OneDrive або на iPad.

• Введіть ім’я: введіть ім’я в поле Ім’я та натисніть клавішу повернення.

Торкніться Зберегти.

Видаліть оригінальну копію файлу.

Видалення файлу в програмі Office для iPad

Найпростіший спосіб видалити файл, що зберігається на OneDrive, — це відкрити веб-сайт OneDrive у браузері та видалити файл на веб-сайті OneDrive. Щоб видалити файл у програмі Office для iPad, виконайте наведені нижче дії.

Торкніться кнопки Office.

Знайдіть файл, який потрібно видалити.

Щоб знайти файл, торкніться Недавні або Відкрити та перейдіть до файлу.

Торкніться значка Файл праворуч від імені файлу.

З’явиться спадне меню Файл.

Виберіть Видалити.

Виберіть Видалити у вікні підтвердження.

Ось і все.

На багатьох комп’ютерах є функція «Кошик» (Mac) або «Кошик» (Windows), де зберігаються видалені файли на випадок, якщо ви захочете їх відновити. В iPad такого немає. Файли, які ви видаляєте, видаляються назавжди і безповоротно. З цієї причини подумайте двічі, перш ніж видаляти файл.

Торкніться значка «Файл» і виберіть «Видалити», щоб видалити файл.