Öka ditt arbetsflöde för Outlook-produktivitet med dessa tips

För nybörjare eller proffs innehåller Microsoft Outlook många funktioner som du kan använda för att öka din produktivitet. Här är några viktiga tips för att förbättra ditt arbetsflöde och produktivitet med Outlook för Mac, Office 365 eller webbversioner.

Inställningsregler

Regler kan hjälpa dig att automatisera hanteringen av dina meddelanden, oavsett om det är att blockera skräppost eller flytta specifika meddelanden till en mapp. Du kan till exempel få alla meddelanden från din chef att flytta till en viss mapp, så att du aldrig missar dem. Med den fullständiga versionen av Outlook kan du skapa några ganska komplicerade regler.

Här är en enkel regel där jag flyttar meddelanden från mottagarmappen. Välj ett meddelande från mottagaren, klicka på fliken Hem och klicka på Regler > Skapa regel .

Markera rutan Från mottagare och markera sedan Flytta objektet till mapp.” Välj en befintlig mapp eller skapa en ny. Välj den och klicka på OK. Du kan köra regeln direkt eller vid ett senare tillfälle. Du kan ställa in regler för att få en varning när du får ett e-postmeddelande från en viss mottagare  eller meddelanden med vissa ord. Kolla in hur du flyttar nya meddelanden till en specifik mapp .

Dessutom lades avancerade regler till Outlook.com för ett par år sedan.

Använd färgkategorier och flaggor

Använd funktionen Färg och kategorier för att hjälpa dig att prioritera och fokusera på det som är viktigt. Välj ett meddelande och klicka på menyn Kategorisera och välj sedan en lämplig färg. Du kan anpassa dessa färger till en viss betydelse. Klicka på Kategorier > Alla kategorier > välj en färg och sedan Byt namn. Tangentbordskommandon kan också tilldelas så att du snabbt kan markera ett meddelande.

Uppföljningsflaggan kan också hjälpa dig komma ihåg meddelanden du behöver titta på när du har tid. När du flaggar ett e-postmeddelande kommer det att visas på din Att-göra-lista och Tasks-listor så att du kan komma ihåg att ta hand om det.

Schemalägg med försenad leverans

Outlook låter dig fördröja leveransen av ett e-postmeddelande till en viss tid på dagen. Den här funktionen är praktisk om du vet att en mottagare inte kommer till ditt meddelande förrän en viss tidpunkt. Om du är medveten om att en användare kontrollerar e-post runt 03.00, skapa ett nytt meddelande och klicka sedan på knappen Fördröj leverans under Alternativ . Gör lämpliga ändringar av leveransalternativ som Leverera inte före datum och tid.

Skapa en sökmapp

En sökmapp är ett kraftfullt sätt att triage dina meddelanden och få lite förstånd till din inkorg. Du kan till exempel skapa en sökmapp för e-post som du vill följa upp eller flagga meddelanden från specifika personer, grupper eller listor.

Klicka på fliken Mapp , klicka på Ny sökmapp och välj den typ av sökmapp du vill skapa från en av grupperna. Välj e-postmappen och klicka på OK. En sökmapp skapas i navigeringsfönstret. Alla meddelanden jag väljer att följa upp kommer att finnas tillgängliga där när jag behöver dem.

Ställ in filternivå för skräppost

Skräppost kan bromsa hur många produktiva e-postmeddelanden du kan få under dagen. Med Outlooks skräppostfilter kan du minimera dess påverkan. Klicka på fliken Hem, klicka på skräppostmenyn i gruppen Ta bort och klicka på Alternativ för skräppost.

Jag rekommenderar att börja med inställningen Låg först och se hur det fungerar för dig. Om skräppostmeddelanden är för aggressiva kan du flytta till ett högre alternativ. Om filtret av misstag flaggar ett viktigt meddelande, skulle jag hålla alternativet Ta bort permanent avmarkerat.

Skapa säkerhetskopior av PST-fil

Outlook är ett system, och det kan också misslyckas. Att underhålla en sund säkerhetskopia av din personliga mapp kan säkerställa en smidig återställning i händelse av korruption, systemfel eller något annat oförutsett problem.

Outlook-datafiler (.pst) skapade med hjälp av Outlook 2013 eller Outlook 2016 (eller högre) sparas på din dator i mappen Documents\Outlook Files . Om du har uppgraderat till Outlook på en PC eller Mac som redan hade datafiler skapade i Outlook 2007 eller tidigare, sparas dessa filer på en annan plats i en dold mapp på C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook .

Den offline Outlook-datafilen (.ost) sparas också i C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook . De flesta data finns kvar på servern; men alla objekt som sparas lokalt bör säkerhetskopieras. Till exempel, Kalender, Kontakter, Uppgifter och alla mappar som är markerade endast lokalt. För mer om att skapa och säkerhetskopiera PST-mappar, kolla in följande artiklar:

• Hur man skapar en PST-mapp i Outlook
• Skapa en PST-mapp i Outlook 2013
• Vad är Outlook PST-mappar och hur du använder dem
• Reparera korrupt PST-mapp i Outlook

Du kanske också är intresserad av hur du hittar den tillfälliga OLK-mappen i Outlook .

Konfigurera frånvarosvar

Oavsett om du kommer att vara borta från kontoret större delen av dagen eller på semester i en månad, kan du få dina kontakter att veta att du inte är tillgänglig om du ställer in ett frånvarosvar. Att använda frånvaroassistenten  kommer att minska mycket brus i din inkorg när de försöker nå dig utan ett omedelbart svar. Det kommer också att minska arbetet med att städa upp din inkorg när du kommer tillbaka. Klicka på Arkiv > Info > Automatiska svar .

Välj alternativrutan Skicka automatiska svar och ange sedan den period då du vill att det här meddelandet ska skickas. Du kan också skicka detta meddelande till kollegor inom eller utanför organisationen.

Om du använder Outlook för iOS trycker du på Inställningar, trycker på din Exchange-server och sedan på Automatiska svar . Aktivera automatiska svar och skriv ett personligt meddelande.

Hantera aviseringar

Skrivbordsmeddelanden i Outlook kan vara överväldigande och distrahera dig. Ett alternativ du har är att inaktivera dem. För att stänga av ljudet högerklickar du på Outlook-ikonen i meddelandefältet i Aktivitetsfältet och klickar sedan på Visa New Mail Desktop Alert. För äldre versioner av Outlook, kolla in vår artikel om hur du inaktiverar Outlook-skrivbordsvarningar .

Outlook Mobile Tips

Om du använder den mobila versionen av Outlook, här är några tips som du kan använda för att hålla dig produktiv när du är på språng.

Växla mellan personliga och arbetskalendrar.

Tryck på fliken Kalender, tryck sedan på hamburgermenyn och tryck sedan på din jobb- eller personliga kalender.

Schemalägg ett Skype-samtal med Outlook för iOS

Tryck på Kalender, skapa en ny jämn och ange sedan ett namn för händelsen. Tryck på Personer och lägg sedan till de personer du vill bjuda in. Svep nedåt och aktivera Skype Call, tryck sedan på Skype Call-länk, ange en beskrivning och tryck sedan på Klar . Tryck på Spara för att slutföra.

Skicka en tillgänglighet

Skapa ett nytt meddelande och tryck på kalenderhändelsen.

Tryck på skicka tillgänglighet, välj en lämplig tid och sedan Klar.

Skicka ditt meddelande.

De senaste uppdateringarna av Outlook för Windows eller Mac lade till några nya funktioner. Kolla in vår artikel för mer information om hur du kan använda de nya funktionerna. Kolla också in vår artikel med en  lista över Outlook-tangentbordskommandon för Mac-användare.