Hur man skapar personliga mass-e-postmeddelanden med Mail Merge för Gmail

Måste du skicka samma e-postmeddelande till många personer med personligt innehåll för var och en? Kanske vill du hälsa varje mottagare med deras namn, använda deras postadress eller inkludera deras medlemsnummer.

Koppla e-post är en funktion som låter dig skapa flera kopior av brev och e-postmeddelanden att skicka till dina kontakter. Varje brev eller e-postmeddelande kan innehålla både standard och anpassat personligt innehåll. Informationen du använder för att anpassa varje brev eller e-postmeddelande tas från din datakälla som en kontaktlista.

Om du använder Gmail som din huvudsakliga e-postklient finns det ingen inbyggd funktion för sammankoppling av e-post. Det finns dock ett tillägg för koppling av e-post tillgängligt för Google Sheets som länkar till ditt Gmail-konto. Vi visar dig hur du använder Mail Merge for Gmail with Attachments -tillägget för att anpassa en grupp av samma e-postmeddelanden och skicka dem.

Installera Mail Merge for Gmail with Attachments Add-on

Innan du installerar och använder tillägget Mail Merge loggar du in på det Gmail-konto du vill använda.

Installera sedan Mail Merge-tillägget för Google Sheets.

Klicka på Fortsätt i dialogrutan Låt oss komma igång för att ge tillägget Mail Merge behörighet att köras.

De olika behörigheter som krävs av tillägget listas. Klicka på Tillåt för att ge tillägget Mail Merge behörighet att komma åt ditt Gmail-konto.

Handboken Mail Merge – Komma igång visas. Klicka på X för att stänga dialogrutan.

Skapa sammanslagningsmallen

Mail Merge-tillägget öppnar ett nytt namnlöst kalkylblad i Google Sheets på en ny flik.

Gå till Tillägg > Koppla samman med bilagor > Skapa sammanfogningsmall .

En tom sammanslagningsmall skapas i kalkylarket Namnlös , som innehåller de obligatoriska kolumnerna, som Förnamn , Efternamn och E-postadress .

Importera eller ange dina kontakter

Nu måste du lägga till de kontakter du vill använda i det här kalkylarket. För att göra det, gå till Tillägg > Koppla e-post med bilagor > Importera Google-kontakter .

Att importera dina kontakter är det snabbaste sättet att lägga till dem. Men du kan också manuellt ange informationen för mottagarna i kalkylarket.

Om du har vissa grupper av mottagare skickar du batchmail till; du kanske vill skapa grupper i dina Google-kontakter.

Välj gruppen som innehåller de e-postadresser du vill använda från rullgardinsmenyn och klicka på Importera kontakter . Dialogrutan stängs inte automatiskt, så klicka på X i det övre högra hörnet av dialogrutan.

Lägg till en bilaga för en kontakt

En av de saker du kan anpassa i varje e-postmeddelande är bilagan. Du kan bifoga en annan fil till varje e-postmeddelande med en länk till filen i ditt Google Drive-konto.

För att göra detta, öppna en ny flik och logga in på Google Drive. Ladda sedan upp filen du vill bifoga till e-postmeddelandet. Du kan dra filen till webbläsarfönstret för att ladda upp den.

Högerklicka sedan på den uppladdade filen och klicka på Få delbar länk .

I popup-dialogrutan, se till att skjutreglaget Länkdelning på är på (grönt).

Om länkdelning redan är på, kopieras URL:en automatiskt när du väljer Få delbar länk . Om du inte såg ett meddelande om att länken kopierades till urklipp, välj URL:en i dialogrutan och kopiera den.

Gå tillbaka till kalkylarket Mail Merge och klistra in URL:en i kolumnen Filbilagor för den person du vill skicka den här filen till. Du kan skicka en annan fil till varje kontakt i din lista.

Du kan också inkludera flera webbadresser för filbilagor, separerade med kommatecken.

Schemalägg datum och tid för att skicka e-postmeddelandet

Kolumnen Schemalagda data låter dig ange ett datum och en tid för att skicka e-postmeddelandet, vilket kan vara olika för varje person.

För att schemalägga ett e-postmeddelande anger du önskat datum och tid, med formatet dd/mm/ååå hh:mm, i kolumnen Schemalagt datum för önskad kontakt.

Lämna cellerna i kolumnen Schemalagt datum tomma för att skicka e-postmeddelanden direkt när de är konfigurerade.

Lägg till anpassat innehåll

Förutom standardfälten som ingår i mallen för sammankoppling av brev kan du lägga till andra anpassade fält. Kanske vill du lägga till information som varje mottagares e-postadress och medlemsnummer. Du kan lägga till kolumner i kalkylarket för att lagra informationen.

För vårt exempel kommer vi att lägga till något enkelt. Vi vill använda mottagarens efternamn i varje e-postmeddelande, föregås av deras titel (Mr., Ms. eller Mrs.). Så vi kommer att lägga till en rubrikkolumn .

För att lägga till en kolumn i kalkylarket för sammankoppling av dokument, för musen över kolumnrubriken för den senast fyllda kolumnen. Klicka på nedåtpilen som visas och klicka sedan på Infoga 1 höger .

Klicka i den blå rubrikcellen och ändra namnet på kolumnen till ett lämpligt namn. Du kommer att använda det här namnet i ditt e-postutkast i Gmail för att infoga värdet i varje e-postmeddelande senare.

Ange sedan lämpligt värde för varje kontakt i cellerna under kolumnnamnet.

Skapa e-postutkastet i Gmail

Nu är det dags att skapa e-postutkastet du vill skicka till dina kalkylarkskontakter för e-postsammanfogning och använda variabla fält för att anpassa varje e-postmeddelande.

Öppna en ny flik och logga in på samma Gmail-adress som du använde för kalkylarket för sammankoppling av e-post. Skapa ett nytt e-postmeddelande och skriv ämnet och brödtexten i e-postmeddelandet. Du kan också lägga till RTF-formatering och infogade bilder till ditt e-postutkast.

För att inkludera variabelfält i e-postmeddelandet, som Titel och Efternamn , infogar du fältnamnen med {{ fältnamn}}- notationen. Till exempel har vi lagt till {{Title}} {{Last Name}} i vår e-post. Du kan också lägga till variabelfält i ämnesraden. Om du har lagt till webbadresser för bifogade filer till kalkylarket för sammanslagning behöver du inte lägga till det variabelfältet i e-postmeddelandet. De kommer automatiskt att inkluderas i mejlen.

Klicka INTE på Skicka .

Konfigurera Mail Merge

Gå tillbaka till kalkylarket för koppling av e-post och gå till Tillägg > Koppla e-post med bilagor > Konfigurera koppling av e-post .

Ange informationen för e-postmeddelandet, som avsändarens fullständiga namn , CC-adress och BCC-adress . Om avsändarens e-postadress skiljer sig från den Gmail-adress som du loggade in som, välj e-postadressen från rullgardinsmenyn. Den inloggade e-postadressen används också som svarsadress , men du kan ändra det.

Klicka på Fortsätt .

Skicka ett testmail

Välj Använd ett befintligt Gmail-utkastmeddelande som mall från den första rullgardinsmenyn. Välj sedan utkastet du vill använda från rullgardinsmenyn Välj Gmail- utkast.

Det är en bra idé att testa din sammanslagning, så klicka på Skicka ett testmeddelande .

Du kommer att få test-e-postmeddelandet på kontot du loggade in som på kalkylarket för sammanslagning. Variabelfältsvärdena från den första kontakten i din importerade lista används. Alla webbadresser för bifogade filer som du har lagt till läggs till längst ned i meddelandet. Du kan antingen ladda ner filen från länken eller spara filen på ditt Google Drive-konto.

Kör sammanfogning

Gå tillbaka till kalkylarket för sammanslagning och klicka på Kör sammanfogning för att börja skicka e-postmeddelanden. Om du har lagt till datum och tider i kolumnen Schemalagt datum för någon eller alla kontakter, kommer e-postmeddelandena att skickas då. E-postmeddelanden till kontakter utan schemalagt datum och tid kommer att skickas omedelbart.

När sammanslagningen är klar klickar du på Klar .

Byt namn på kalkylbladet Koppla dokument

Kalkylarket för sammanslagning sparas automatiskt som standardnamnet Namnlöst kalkylblad . Om du vill använda det här kalkylarket igen, kanske du vill ge det ett bättre namn.

För att ändra namnet på kalkylarket för kopplingsdokument, klicka på namnet i det övre vänstra hörnet av kalkylarket.

Skriv ett nytt namn. Detta nya namn visas i kalkylarket.

Det nya namnet du angav används också som filens namn i ditt Google Drive-konto. Nu kan du använda den här kopplingen igen och ändra den efter behov.

Mail merge är också en inbyggd funktion i Word för Windows , Word för Mac och Outlook 2013 eller 2016 på Windows .

Använder du sammanslagning? Har du hittat några andra sätt att göra e- postsammanfogning i Gmail eller sätt att göra e- postsammanfogning i andra e-posttjänster? Låt oss veta dina erfarenheter i kommentarerna.