Hur man minskar filstorleken för en PowerPoint-presentation

De bästa PowerPoint-presentationerna är de som är dynamiska och intressanta för sin avsedda publik. Vanligtvis betyder det att du använder bilder, videor och andra visuella element för att få fram dina poänger.

Tyvärr, ju större presentation och ju fler element du använder, desto större fil. Om din PowerPoint-presentationsfil är för stor, här är några steg du kan vidta för att minska den totala filstorleken.

Komprimera PowerPoint-bilder

Det största problemet med alla PowerPoint-presentationer är inte texten – det är bilderna. Fler bilder innebär en större fil, men du kan vidta några åtgärder för att minska problemet.

Att minska bildstorlekar i Office-dokument kommer att minska den totala filstorleken, och det bästa sättet att göra detta är att komprimera dina bilder. Nackdelen med detta är en minskning av bildkvaliteten. PowerPoint erbjuder dock flera komprimeringsalternativ, så du kan välja att använda bilder med bättre kvalitet, även om bildkomprimeringen kommer att minska som ett resultat.

Börja med att öppna din PowerPoint-presentation. Välj en bild och tryck sedan på Format > Komprimera bilder i menyfliksområdet.

Detta kommer att ta fram  rutan Komprimera bilder . Det finns fem olika bildupplösningsalternativ, inklusive ett extra Använd standardupplösningsalternativ för att lämna dina bilder intakta.

Varje upplösning mäts i pixlar per tum , där ju större antal, desto bättre kvalitet (och desto större filstorlek). För maximal komprimering, välj  E-post (96 ppi).

Om du föredrar att bara komprimera en enda bild, lämna kryssrutan  Använd endast på denna bild markerad. Om du vill komprimera alla bilder i din PowerPoint-presentation på en gång, se till att avmarkera det här alternativet.

Tryck på  OK för att komprimera bilden (eller bilderna) när du är klar.

När du har sparat din PowerPoint-presentation ( Arkiv > Spara ), bör filstorleken minskas. Effekten av bildkomprimering på filstorleken beror på antalet bilder i din presentation, såväl som deras ursprungliga kvalitet.

Komprimera video i PowerPoint

Att komprimera andra mediatyper, som videofiler, är nästa steg för att minska din PowerPoint-filstorlek. Videofiler, i synnerhet, kan öka dina PowerPoint-filer enormt om de är inbäddade i din presentation.

Tack och lov erbjuder PowerPoint en inbyggd metod för att komprimera och konvertera videofiler. För att göra detta, öppna din presentation i PowerPoint och tryck sedan på Arkiv > Info > Komprimera media . I rullgardinsmenyn väljer du den kvalitet du vill använda för dina inbäddade videofiler.

Du kan välja mellan Full HD (1080p), HD (720p) och Standard (480p) videokvalitet.

Om videofilerna stöds kommer PowerPoint automatiskt att komprimera mediafilerna, vilket minskar deras totala kvalitet under processen. Klicka på  Arkiv > Info > Komprimera media > Ångra för att ångra processen om kvaliteten sänks för mycket.

Om du är nöjd med processen, spara ditt dokument ( Arkiv > Spara ) .

Sparar i filformatet PPTX

De flesta PowerPoint-användare är bekanta med PPT, PowerPoint-filformatet. Många äldre PowerPoint-presentationer sparas fortfarande och distribueras i detta äldre format.

Tyvärr är PPT-filformatet föråldrat. Ersättningen, PPTX, använder komprimering för att minska filstorleken på PowerPoint-presentationer avsevärt. Att spara dina dokument i PPTX-formatet, samt konvertera befintliga PPT-filer till PPTX, kan ha stor inverkan på den totala filstorleken.

För att konvertera din PPT-fil till PPTX, öppna PPT-filen i PowerPoint. Därifrån klickar du på  Arkiv > Info > Konvertera .

Detta öppnar  dialogrutan Spara som och väljer automatiskt filformatet PPTX. Bekräfta filnamnet för din nya PPTX-presentation och tryck sedan på Spara  för att bekräfta. 

De ytterligare fördelarna med komprimering som en PPTX-fil erbjuder jämfört med det ursprungliga PPT-formatet bör bidra till att minska filstorleken. Men effekten av att spara din PowerPoint-presentation som en PPTX-fil beror på din ursprungliga presentationsfil.

Inaktivera inbäddade teckensnitt

De flesta PowerPoint-användare kommer att använda standardsystemteckensnitt för sin presentation, men om du skapar en temapresentation kan du välja att bädda in tredjepartstypsnitt i din PowerPoint-fil. Dessa inbäddade typsnitt kan se bra ut, men de kan öka din PowerPoint-filstorlek avsevärt.

Om du inte är säker på att inkludera dem bör du inaktivera alternativet för inbäddade teckensnitt i PowerPoint. För att göra detta, klicka på  Arkiv > Alternativ för att öppna PowerPoint-alternativmenyn.

I  menyn PowerPoint-alternativ trycker du på fliken Spara .

Under  avsnittet Bevara trohet när du delar den här presentationen klickar du för att inaktivera  kryssrutan Bädda in teckensnitt i filen .

När alternativet är avmarkerat klickar du på OK för att spara inställningen och trycker sedan på Arkiv > Spara för att spara dokumentet. När de har sparats ska alla inbäddade teckensnittsfiler tas bort.

Detta är dock en inställning som bara bör påverka ett litet antal PowerPoint-användare och kanske bara minskar din PowerPoint-filstorlek om du använder ett betydande antal anpassade teckensnitt.

Ta bort dolda PowerPoint-data

Varje PowerPoint-dokument du skapar har ytterligare information bifogad, inklusive vem som skrev det och annan dold metadata. Om du försöker optimera din PowerPoint-filstorlek bör om du tar bort denna information minska filstorleken, även om effekten bör vara relativt liten.

För att göra detta, öppna din PowerPoint-presentation och klicka sedan på  Arkiv > Info > Sök efter problem > Inspektera dokument .

Se till att kryssrutan Dokumentegenskaper och personlig information är markerad  i  fönstret Document Inspector och tryck sedan på Inspektera .

När dokumentinspektören har skannat din PowerPoint-presentation klickar du på  knappen Ta bort alla för  alternativet Dokumentegenskaper och personlig information .

Detta tar bort all personlig metadata från din PowerPoint-presentation, vilket minskar filstorleken med en liten mängd.

Skapa bättre PowerPoint-presentationer

Du behöver inte kompromissa med kvaliteten för att skapa PowerPoint-presentationer av hög kvalitet. Om PowerPoint-filstorlekar berör dig, komprimera dina mediefiler och använd filformatet PPTX.

Om du vill ta bort PowerPoint helt kan du tänka på att använda Microsoft Sway istället.