5 skäl till varför du kan behöva ett privat fildelningshotell

Det är svårt att föreställa sig en modern värld utan fildelning. Vi utbyter intressanta böcker, videor från våra senaste semestrar, arbetsdokument och mycket annat. För att göra det använder de flesta av oss hosting för fildelning utan att inse det.

Om du skickade en länk till din rapport på Google Drive eller laddade ner något från Dropbox använde du fildelningsvärd.

De vanligaste användningsfallen för fildelningsvärd inkluderar men inte begränsat till:

• Personligt mediearkiv – det här är självförklarande, eftersom vi alla älskar den nostalgin som recenserar gamla foton
• Samarbete – för att redigera artiklar i Google Dokument, brainstorming över idéer som samtidigt fyller kolumnerna i kalkylblad.
• Lagring för säkerhetskopiering – för att hålla viktig webbdata utanför platsen.
• Upphovsrättsintrång – det är den otäcka som används för att distribuera piratinnehåll, så vi kommer inte att gå in på så mycket detaljer om det
• Filsynkronisering – för att ändra en fil från telefonen och se ändringarna som återspeglas på andra enheter.

Vissa av dessa scenarier kan uppfyllas med de offentliga fildelningstjänsterna medan andra kräver privata fildelningslösningar.

Att förstå hur filservrar fungerar hjälper dig att göra rätt val. I grund och botten är en filserver central lagring för filer som kan nås på distans via ett nätverk. Detta säkerställer sömlös åtkomst och informationsdelning mellan flera enheter.

Vid användning av offentliga lösningar kan filerna göras tillgängliga för alla på internet utan möjlighet att begränsa detta nätverk, medan alternativen för privat fildelning inte kommer att vara tillgängliga någon annanstans förutom ditt privata nätverk.

Varför skulle du behöva det? Här är 3 huvudorsaker:

1 – Centraliserad förvaltning

Genom att använda en offentlig tjänst kan du inte ha full överblick över vad som händer inom ditt utrymme. För visst kan du kontrollera alla filer och mappar separat för att se vem som får åtkomst till dem och vem som gjorde de senaste ändringarna.

Privata fildelningslösningar gör att du kan ha ett centraliserat hanteringssystem för att övervaka all aktivitet på filerna som öppning, nedladdningar, uppladdningar och ändringar utan att behöva kontrollera varje fil separat.

Dessutom är det möjligt att integrera behörighetssystemet som Active Directory för att öppna eller begränsa filåtkomst för användargrupper, vilket sparar tid på att öppna all nödvändig filåtkomst för nya anställda och begränsa den när de slutar.

2 – Snabbare samarbete

Privata lösningar möjliggör snabbare synkronisering mellan filerna och bekvämare samarbete . Även om det är möjligt för flera personer att arbeta med samma fil offentligt kan de ibland vara långsamma (kom ihåg det ögonblicket när du öppnar ett tungt kalkylblad, ändra en cell och det tar en evighet att visa dina ändringar), och det är inte möjligt.

Med privata fildelningslösningar och distribuerade filsystem redigeras den lokala kopian och sedan synkroniseras ändringarna med huvudfilen för att påskynda det.

3 – Datakryptering

Vanligtvis har du inte kontroll över datakrypteringsalternativen när du använder alternativen för offentlig fildelning. Det medför risk för dataläckage. Med personuppgiftslagar som GDPR eller CCPA kan otillräcklig kryptering orsaka mycket problem.

Med de privata lösningarna bestämmer du dig för kryptering och ytterligare skyddslager som lösenordsskyddade länkar och anti-malware programvara för att skanna inkommande filer för att förhindra virus och andra oönskade Det är som att ha all kraft att skydda din dator men i en större skala .

När det kommer till serverskydd och att se till att alla efterlevnadskrav är uppfyllda är det starkt rekommenderat att anlita en säkerhetsspecialist för att vara på den säkra sidan.

4 – Pris

På tal om offentliga utrymmen ger de en otillräcklig mängd lagringsutrymme gratis ( som 2 GB för Dropbox och 15 GB för Google Drive) . För stora företag som arbetar med stora datamängder kan detta vara ett problem, eftersom de ständigt kommer att behöva köpa ytterligare diskutrymme eller tilläggstjänster för att klara av datainflödet. Att välja en hanterad filserverlösning kan tyckas vara billigare i slutresultatet.   

5 – Anpassningsbehov 

Ofta kommer offentliga fildelningstjänster med färdiga funktioner som inte kan anpassas för specifika organisationsbehov som att ställa in automatiska säkerhetskopieringar utanför platsen, ladda upp/ladda ner filer på distans med hjälp av API eller utbyta lösenordsskyddade länkar. Den största fördelen med privata filservrar är att du kan installera anpassad filhanteringsprogramvara för att täcka dina behov och modifiera systemet som du vill.

För arbetsrelaterade ändamål verkar privat fildelningsvärd vara det enda möjliga sättet. Men när det kommer till huvudfrågan om vad som är bättre – offentliga gratistjänster eller att etablera en egen filserver, finns det inget korrekt svar.

Medan det sistnämnda ger dig mer säkerhet när du arbetar med känslig data, kanske det inte är nödvändigt för att dela roliga kattfotoarkiv. Offentliga fildelningstjänster förenklar våra liv avsevärt och kan till fullo täcka de vardagliga behoven, så här kommer allt att bero på användningsscenariot