Hur man skapar ett Gantt-diagram i Excel

Av alla metoder du kan använda för att spåra ett projekt i Excel, är att sätta upp ett Gantt-diagram en av de mest effektiva. Detta beror på att det är en av de bästa visuella representationerna av projektstatus och övergripande tidslinje.

Med hjälp av ett Gantt-diagram kan du med ett ögonkast se vilka uppgifter som för närvarande har högsta prioritet, och du kan enkelt se det beräknade slutdatumet för projektet.

Om du inte använder en Gantt-diagrammall finns det inget inbyggt verktyg som låter dig bygga en. Men med några enkla knep kan du manuellt skapa ett dynamiskt Gantt-diagram i Excel. Här är hur.

Skapa ditt projekttidslinjekalkylblad först

Innan du skapar ditt projekt Gantt-diagram måste du skapa kalkylarket för att stödja det. Detta kalkylblad bör innehålla startdatum, slutdatum, beskrivning och varaktighet för varje uppgift.

När du har lagt upp ditt projekt är det dags att skapa ditt Gantt-diagram.

Skapa ett Gantt-diagram i Excel

Du kan få ditt Gantt-diagram att visas i ett nytt ark, men rita data från originalarket där ditt projekts tidslinje är lagrad. Öppna ett nytt kalkylblad och välj Infoga från menyn.

Infoga startdatum i Gantt-diagrammet

I avsnittet Diagram väljer du Stapeldiagram . Välj stapeldiagrammet i rullgardinsmenyn .

Detta stapeldiagram fungerar som den visuella indikatorn för varaktigheten av varje uppgift.

Därefter måste du ställa in den nedersta förklaringen av diagrammet som startdatum för varje uppgift. Högerklicka på det tomma diagrammet och välj Välj data . Under fältet Förklaringsposter väljer du knappen Lägg till .

Välj fältet Serienamn och öppna sedan arket där ditt projektschema är lagrat. Välj rubriken Startdatum . Välj sedan fältet Serievärden och välj hela intervallet av startdatum för dina projektuppgifter.

Välj OK när du är klar. Ditt diagram kommer att se ut ungefär som det som visas nedan.

Det här är en bra början, men det är inte ett Gantt-diagram ännu.

Lägg till varaktigheter till ditt Gantt-diagram

Nu är det dags att lägga till en visualisering som representerar varaktigheten för varje uppgift. Högerklicka på diagrammet och välj Välj data .

Under Förklaringsposter väljer du Lägg till igen.

Upprepa samma process som ovan, men den här gången väljer du rubriken och data från fältet Varaktighet.

Välj OK när du är klar.

Nu kommer du att märka att ditt Gantt-diagram har en del av ett stapeldiagram för varje uppgift som representerar uppgiftens varaktighet.

Den börjar där den sista uppgiften slutar och slutar där nästa uppgift börjar.

Lägg till uppgiftsbeskrivningar till Gantt-diagrammet

Du kommer att märka att det enda som saknas i ditt Gantt-diagram är uppgiftsbeskrivningarna. Att lägga till dessa är lika enkelt som datum och varaktighet. Men den här gången måste du uppdatera Axis-etiketterna.

Högerklicka på diagrammet och välj Välj data . Under Horisontella axeletiketter väljer du knappen Redigera .

Den här gången, för axeletikettintervallet , välj intervallet av celler som innehåller uppgiftsbeskrivningarna.

Välj OK för att avsluta och OK i fönstret Välj datakälla. Nu kommer du att märka att ditt diagram ser mycket mer ut som ett Gantt-diagram. Den blå delen av staplarna i diagrammet borde dock inte finnas där.

Oroa dig inte, det är lätt att ta bort dem.

Finish på ditt Gantt-diagram

Högerklicka på en av de blå staplarna och välj Formatera dataserie.

Välj ikonen Paint på högermenyn. Välj sedan Ingen fyllning under Fyll och välj Ingen rad under Kant .

Nu ser ditt Gantt-diagram äntligen ut som ett Gantt-diagram. Det enda problemet är att dina projektuppgifter listas i omvänd ordning som de borde vara. Vad du vill är uppgiften med det tidigare startdatumet som ska listas överst, texten under den och så vidare.

För att åtgärda detta, vänsterklicka på vänster axel och välj Formatera axel.

Under avsnittet Axelalternativ väljer du Kategorier i omvänd ordning .

Nu kan du se att ditt Gantt-diagram listar alla dina projektuppgifter i rätt ordning. Endast varaktigheten för den uppgiften visas i Gantt-diagrammet. Allt är justerat med rätt datumintervall när den uppgiften är schemalagd att vara aktiv.

Ditt Gantt-diagram är klart. Men det finns några saker du kan göra för att ytterligare formatera diagrammet och polera upp det.

Polera upp ditt Gantt-diagram

Du kanske har märkt att ditt Gantt-diagram har mycket vitt utrymme. Det finns några saker du kan göra för att fixa detta.

Välj datum ovanför aktivitetsfälten. Högerklicka sedan och välj Formatera axel . I Axis Options, under Bounds, lek med att öka minimigränserna tills uppgifterna är tillräckligt nära den vertikala axeln i ditt Gantt-diagram.

Om du ökar den för mycket och staplarna flyttas från visningsområdet, tryck på Reset- knappen för att börja om.

Du kanske också har märkt att datumen är ganska mycket sammanpressade överst i diagrammet med väldigt lite utrymme mellan dem. Det finns ett par saker du kan göra för att fixa detta.

• I samma Format Axis-meny ovan kan du justera huvudtalet under Enheter för att minska utrymmet mellan datumetiketter genom att minska antalet. Att öka Major kommer att öka utrymmet.
• Om ditt projekt äger rum inom ett enda år kan du ta bort året från startdatumet för att endast använda månad och dag. Detta kommer att skapa mycket mer etikettutrymme för ditt Gantt-diagram.

När du är klar har du ett sista Gantt-diagram som ger människor en snabb och lättläst överblick över hela ditt projekt.

När du väl har arbetat igenom den här processen med några av dina projekt kommer att skapa ett Gantt-diagram bli en annan natur. Det är snabbt och enkelt att bygga ett Gantt-diagram från ditt projektkalkylblad på mindre än 10 till 15 minuter.